Beslutet om ekonomiskt stöd till resor fattas i varje enskilt fall av prefekten efter samråd med institutionens ledningsgrupp.

Innan man anhåller om bidrag ska följande steg tas:

1. I god tid före resan ska man ta kontakt med Avdelningen för forskningsstöd för att undersöka möjligheten till externa bidrag.

2. När det gäller internationella konferenser som i de flesta fall planeras och annonseras långt i förväg, ska kontakten med Avdelningen för forskningsstöd tas direkt efter det att man fick information om konferensens datum och plats.

3. Man ska ansöka om bidrag till de fonder och stiftelser som i regel lämnar sådana bidrag.

4. Strax efter det ska man via mail kontakta prefekten med en anhållan om ekonomiskt stöd. Anhållan ska omfatta den totala summan som krävs för att genomföra resan.

5. Till anhållan hos prefekten ska kopior på de externa bidragsansökningarna bifogas. Om ansökningar av olika skäl inte har lämnats in ska detta kort förklaras och motiveras.

6. När de externa fonderna och stiftelserna har lämnat sina svar ska resultatet kommuniceras till prefekten. Ansökningarna kan leda till att man får hela det belopp som man sökte, en del av beloppet eller helt avslag.

7. Därefter fattar prefekten beslut om den enskilda anhållan. I normala fall och beroende på institutionens ekonomiska situation brukar prefekten fatta ett positivt beslut. Detta är också beroende på om personen ifråga redan det året fått ekonomiskt stöd från institutionen för en konferens- eller forskningsresa.

8. Om prioriteringar måste göras ska de som presenterar egna papers få ekonomiskt stöd från institutionen för konferensresor.

9. För längre forskningsresor som framför allt doktoranderna kan behöva göra måste beredningen av externa stipendieansökningar göras i god tid och i samråd med handledarna. Studierektor ska hållas informerad om resplanerna för doktoranderna.

För prefektens beslut i sin helhet se bifogad PDF nedan.