Foto: Eva Dalin
Foto: Eva Dalin
 

När företagsledningen bestämmer att personalen ska överge sina mindre kontor och sitta i ett kontorslandskap blir protesterna ofta högljudda. Många är rädda om sin arbetsro.

– När man frågar medarbetare vilken slags miljö de tror är bäst för ”trivseln, hälsan och produktiviteten”, svarar nästan hälften att det är bäst att ha ett eget kontor. Sedan kommer ett delat kontor och små kontorslandskap. Väldigt få skattar mellanstora och stora kontorslandskap som bäst, säger Aram Seddigh, doktorand i arbets- och organisationspsykologi, placerad vid Stressforskningsinstitutet.

Han studerar hur olika typer av kontor påverkar hälsa och produktivitet, något man hittills har forskat ganska lite på. Ingen vet heller hur många av Sveriges två miljoner tjänstemän som sitter i kontorslandskap, men sannolikt blir det fler och fler.

– Tidigare när man ritade nya kontor, började man med lösningar där alla satt i egna rum. Om uppdragsgivaren sedan ville ha ett öppet landskap, tog man bort väggarna från ritningen. Nu gör man tvärt om, säger Aram Seddigh.

Den viktigaste orsaken är att kontorslandskap är billigare. Enligt vissa uppskattningar går det att få ner lokalkostnaderna med upp till 50 procent, eftersom till exempel hyran och kostnader för förvaltning minskar. Samtidigt ökar andra kostnader. En dansk rikstäckande studie visar att personer med enskilt kontor i genomsnitt har 5 sjukdagar per år, medan de som sitter i större landskap är borta 7-8 dagar.

En annan viktig kostnadsfråga är hur olika kontorstyper påverkar produktiviteten. Här saknas kunskap. Framförallt behövs forskning kring hur olika former av arbetsuppgifter påverkas. Att läsa en rapport eller att göra en analys, kräver ofta mer koncentration än att till exempel bokföra en faktura. Aram Seddigh hoppas snart kunna bidra till att fylla den kunskapsluckan. Han jämför just nu uppmärksamhetsförmågan och arbetsminnet hos personer som sitter i egna rum och jämför med de som delar rum eller sitter kontorslandskap av olika storlek.

Fler pratar med varandra i öppna landskap

Samtidigt som få personer föredrar kontorslandskap som arbetsmiljö, kan det vara en bra lösning på arbetsplatser där medarbetarna behöver kommunicera mycket. Personer i öppna miljöer interagerar oftare med varandra. Däremot minskar utbytet av information av känslig karaktär:

– Det blir svårare att prata om vissa saker. Det finns alltid en risk att någon hör, säger Aram Seddigh.

Han berättar att även interaktionen med studenter och universitetslärare minskar i ett kontorslandskap. Det är lättare att bjuda in studenterna till sitt kontor, än till den öppna miljön.

Involvera medarbetare i processen

Aram Seddighs råd till det företag som behöver skapa en öppen arbetsmiljö är att dämpa personalens oro genom att involvera dem i processen.

– De kan handla om att vara med och påverka inredningen och hur man ska sitta. Det finns ju individuella skillnader. De med störst behov kanske ska placeras i delar av landskapet som är mindre belastade än andra. Det är också bra om medarbetarna involveras i att ta fram de regler som ska gälla, säger Aram Seddigh.

Han menar att öppna kontorslandskap är här för att stanna, alltså gäller det att göra dem så funktionella som möjligt. Dessutom spanar han in en annan trend. Fler och fler kommer att sitta vid flexibla arbetsplatser och ha olika skrivbord varje dag. Vi arbetar allt oftare på distans eller är borta på möten. Tomma arbetsplatser är en onödig kostnad.

Text: Ann Fernholm
Foto: Eva Dalin

Följ forskningen kring kontorslandskap på Aram Seddighs blogg: kontorslandskap.se

Fem tips för ett bra kontorslandskap

1. Dämpa ljudet. Lägg mattor i gångar och använd bra ljudabsorbenter. Placera inte ljudkänsliga medarbetare i hörn som inte är akustikplanerade. Där studsar ljudet och miljön blir stökig.

2. Fixa bra belysning, ventilation och temperatur. Detta är viktigt för personalen. Hjälp dem som behöver avskilja sig visuellt.

3. Ha bra tillgång på mötesrum och tysta rum. Se till att dessa fungerar. Brist på inredning gör till exempel att tysta rum ofta ekar. Om medarbetare inte använder dessa rum, utvärdera varför och åtgärda problemet. Det är viktigt för kontorets funktionalitet och produktivitet.

4. Involvera medarbetarna i framtagandet av förhållningsregler och uppdatera dessa då och då. Det håller reglerna vid liv. Utvärdera dem när det kommer nya medarbetare. Se till att få fram allas åsikter.

5. Tänk igenom placeringen. Placera de med störst behov av lugn i den lugnaste delen av kontoret.