Förutsättningen för att säga ja till en sådan förfrågan är att projektet bedöms vara kvalitativt högtstående och ligga i linje med den forskning som bedrivs eller bör bedrivas vid institutionen. En förutsättning är också att villkoren för vad institutionen förbinder sig till vad gäller medfinansiering och andra åtaganden är rimliga. Vad som är rimligt måste bedömas från fall till fall och även relateras till den ekonomiska situationen i stort för det forskningsämne som projektet avser (och som alltså står för medfinansieringen). Forskningsprojekt som inte är fullt finansierade (exempelvis i fråga om OH-kostnader) kan förläggas vid IKE om de bedöms vara särskilt värdefulla för institutionens forskningsprofil och -miljö.

Följande gäller för den som avser att söka medel för ett forskningsprojekt vid Institutionen för kultur och estetik:

Observera att detta gäller såväl anställda som icke anställda vid institutionen. Det gäller även för den som är medsökande i ett projekt där den huvudsökande är anställd vid en annan institution.

Allra först - så tidigt som möjligt men absolut senast tre månader före sista dag för inlämning av ansökan - tar den sökande kontakt med den som är ämnesansvarig och med den som är ansvarig för forskningen inom det ämne det gäller. Den sökande ska då vara beredd att lämna en kortare skiss över projektet samt informera om vilken anslagsgivare som är aktuell. Den ämnesansvariga tar reda på villkoren beträffande institutionens eventuella medfinansiering och vad gäller externa sökande gör den forskningsansvariga efter hörande med ämnet en bedömning av projektets kvalitet och relevans för institutionen. Därefter fattar den ämnesansvariga i samråd med prefekten beslut om huruvida projektet kan förläggas till institutionen. Om ett klartecken ges tar den sökande snarast kontakt med institutionens ekonomer för hjälp i samband med budgetarbetet. I vissa fall kan även Forskningsservice vid universitetet ge assistans. Det är bra att upprätta en preliminär budget enligt anvisningar i följande länk: http://www.su.se/medarbetare/service/forskning/finansiering/budgetkalkyl-1.4037. Här finns också en mall att använda för att göra en budget.

Omedelbart efter ett klartecken tar den sökande också kontakt med den forskningsansvariga i ämnet för att tillsammans med denna lägga upp en plan för IKE:s granskning av ansökan. Granskningsprocessen är till för att göra ansökan så bra som möjligt och sker genom att ansökan läggs fram vid ett ämnesöverskridande seminarium med två granskare. Normalt behandlas två ansökningar per seminarietillfälle.

Granskningen av ansökningarna bör och kan inte detaljregleras men innefattar lämpligen synpunkter på genomförbarhet, samordning (om flera söker tillsammans), förhållandet teori/empiri, planering, relevans, internationell relevans, språkbehandling, samt hur väl ansökan svarar mot utlysningen i fråga.

Förfarandet är obligatoriskt för alla större ansökningar som innefattar lönemedel, avseende projektmedel från forskningsråden (motsvarande) eller från internationella forskningsfinansiärer (undantag kan göras för de fall där huvudsökande inte finns på IKE och i de fall det finns andra nätverk inom vilka ansökan granskas). Den forskningsansvariga inom ämnet ansvarar för planeringen i samråd med IKE:s forskningssekreterare, så att det avslutande ansökningsseminariet ligger minst en månad före deadline för ansökan.

I de fall där förfarandet av olika skäl inte kunnat fullföljas ska den forskningsansvariga meddela prefekten detta.

Efter granskningarna ger den forskningsansvariga inom ämnet ett definitivt godkännande av ansökan och meddelar detta till den sökande, den ämnesansvariga och prefekten.

Den sökande ser i god tid till att man får prefektens underskrift alt digital signering.

Varje ansökan om externa forskningsmedel måste diarieföras vid institutionen. Det innebär att den sökande tar en kopia av den fullständiga ansökan och lägger den i facket för diarieföring. Det gäller även besked från anslagsgivare om projektet beviljats eller avslagits att detta ska diarieföras.

Observera att den sökande, i det fall ansökan beviljas, måste planera hur projektet ska förläggas i tid tillsammans med ämnesstudierektor och ämnesansvarig. Det är viktigt att forskningstidens förläggning anpassas efter eventuell undervisning och andra åtaganden vid institutionen. Beslut om detta fattas av prefekt i samråd med ämnesansvarig. 

För ytterligare information vänd dig till forskningssekreterare Christer Johansson, tel. 08-16 35 35, e-post: christer.johansson@littvet.su.se.