1. Kontrollera om ramavtal finns ibland de statliga ramavtalen eller i den lokala avtalskatalogen . Finns ramavtal så använder du det, annars går du vidare enligt nedan.
  2. Om din institution/motsv har en inköpskoordinator så kontaktar du denne som då kan hjälpa dig med din direktupphandling Inköpskoordinatorer. Om din institution/motsv saknar inköpskoordinator och du behöver stöd så kontaktar du Inköpssektionen via Serviceportalen
  3. Beräkna om värdet förväntas understiga 534 890 kr[1]. Överstiger värdet nämnda summa finns ingen möjlighet att göra en direktupphandling. Du kontaktar då inköpssektionen via serviceportalen för att anmäla ett upphandlingsbehov.
  4. Understiger värdet 10 000 kr kan du gå vidare med ett direktköp (exempelvis via telefon eller butik) efter en enklare jämförelse av pris och kvalitet.
  5. Överstiger värdet 10 000 kr men undertiger 534 890 kr går du vidare med din direktupphandling. Du går då in på sidan för direktupphandlingsmallar. Är du inköpskoordinator och har fått utbildning i direktupphandlingssystemet går du in där och använder mallarna i systemet. Där väljer du mallar beroende på om det är varor med eller utan installation eller tjänster du ska köpa.
  6.  Upprätta ett förfrågningsunderlag av mallarna 1, 2, 3 eller 4 eller 5 samt de allmänna villkoren 6 eller 7.
  7. Överstiger värdet 100 000 kr behöver du ett förvaltningschefsbeslut. Skicka då ärendets diarienummer, bakgrund till köpet samt hur det finansieras till inköpschefen, mall för detta finns här direktupphandlingsmallar. En upphandlare kommer att bereda ärendet och skicka det för skriftlig föredragning. Du meddelas sedan när beslut är taget.
  8. Du kan sedan skicka ut ditt förfrågningsunderlag till de leverantörer du valt ut (minst tre om det finns så många leverantörer på marknaden). Är du inköpskoordinator och fått utbildning i direktupphandlingssystemet så ska detta användas.
  9. När svaren kommer in utvärderar du anbuden och upprättar ett beslutsdokument med mall 9 som du skickar till samtliga anbudsgivare.
  10. Vi rekommenderar att du väntar 10 dagar innan du tecknar avtal för att avtalet inte ska kunna ogiltigförklaras om en konkurrent begär prövning av beslutet. Det kallas avtalsspärr och ska skrivas in i tilldelningsbeslutet.
  11. Glöm inte att arkivera handlingarna inkl. anbuden 13. Använd dig av Mall 11 vid arkivering av handlingarna.
  12. Fyll i och skicka in blankett 10 till inköpssektionen om värdet överstiger 100 000 kr.
  13. Du kan alltid få stöd och råd från inköpssektionen genom att lägga in din fråga i Serviceportalen.

 

[1] Avser inköpet vara eller tjänst som endast kan levereras av en leverantör på grund av ensamrätt, teknisk kompabilitet eller liknande ange detta i dokumentet ”Begäran om direktupphandling”. Undantag från Konkurrensutsättning enligt LOU tillämpas restriktivt. Upphandlingschef beslutar om undantag kan tillämpas.