Sedan några år tillbaka arbetar universitetet med en IT-modell där systemförvaltningen organiseras runt ”objekt”. Ett objekt ansvarar för det samlade stödet inom ett område, både med IT-system och administrativa processer, som webben eller undervisningsstöd. Fram till och med 2015 fanns drygt 20 objekt med separata förvaltningsorganisationer där en avdelning eller sektion inom den centrala förvaltningen har ansvaret för respektive objekt. Varje objekt har en ”objektägare”, till exempel Studentavdelningen, respektive en objektägare vid IT-avdelningen.
En av lärdomarna från detta arbete var att flera objekt stödjer samma processer och verksamhet. Däremot saknades en modell för samverkan mellan objekten och det var svårt att se helheten. De ettåriga planerna gjorde även att det var svårt att få ett långsiktigt och strategiskt perspektiv. Vidare blev det oklart hur prioriteringar skulle göras. Till detta kom att universitetsledningen efterlyste bättre överblick över de olika objekten inför prioriteringarna i budgeten och för att få bättre framförhållning i sina beslut. En annan brist var en utbredd känsla inom akademin av att inte ha tillräckligt inflytande över utvecklingen av IT-verksamheten och att IT-lösningar togs fram utan tydlig koppling till kärnverksamheten.


Bättre samordning

Lösningen blev den modell med ”objektsfamiljer” som beslutades i höstas och infördes vid årsskiftet. De fyra familjerna som skapats är Digitala kanaler (webben och mobilappen), Utbildningsstöd (till exempel VFU-portalen och lokalbokning), IKT (som IT-arbetsplats och teknisk plattform) och slutligen Centralt stöd (som beslutsstöd och diarium). Objektfamiljer är ett steg på vägen mot att skapa större objekt. I slutändan ska objekten vara verksamhetsorienterade och inte systemorienterade. Den fjärde familjen har därför omvandlats till ett ”vanligt” objekt.
– Med den nya modell som vi nu inför kan inflytandet öka för kärnverksamheten över prioritering och prioritering mellan de olika IT-projekten samtidigt som det blir ett sammanhållet strategiskt fokus. Därmed kan vi komma bort ifrån en del av de problem som funnits, säger Gülan Torun som är sektionschef vid IT-avdelningen och den som leder arbetet med objektsfamiljerna.
Förhoppningen är även att rollerna tydliggörs och att det blir bättre samordning. Varje objektsfamilj har en styrgrupp där representanter för akademin ingår och det är här prioriteringen över arbete och resurser inom objektfamiljen sker.


Ökad förankring

Den första uppgiften är att styrgrupperna för objektsfamiljerna ska ta fram treåriga strategiska planer där man bland annat definierar sina uppdrag, ser över vilka processer som stöds och vilka framtidens utmaningar är. I höst ska styrgrupperna presentera sina strategiska planer för IT-strategiska styrgruppen som leds av förvaltningschefen och där bland annat rektorsrådet Mats Danielson ingår.
– Den nya modellen, kompletterad med IT-samordningsgruppen (ITS i dagligt tal), är ett stort steg mot större inflytande för kärnverksamheten. I mitt uppdrag som rektorsråd ingår att vara ordförande i ITS som är kärnverksamhetens kanal för att påverka IT-arbetet vid universitetet, säger Mats Danielson.
ITS-gruppen bildar ett komplement till objektmodellen där ITS-ledamöter deltar i arbetet och därigenom får kärnverksamheten ett inflytande och ITS-gruppen en bild både funktionellt och ekonomiskt över det pågående och kommande IT-arbetet. Denna bild blir sedan en grund för ITS-gruppens rekommendationer till IT-strategiska styrgruppen vad gäller både ny- och återinvesteringar inom IT.
Även Gülan Torun ser positivt på ökad förankring inom akademin.
– Nu ska vi bli än bättre på att utveckla IT-tjänster som är användbara och ger nytta för att stödja undervisning och forskning.

 

 

Objektfamiljerna

Digitala kanaler (webben och mobilappen) Ansvarig: Sektionen för kommunikation

 

Utbildningsstöd (VFU-portal, VFU-portfölj, SID, SoL och undervisningsstöd) I vissa av objekten ingår även externa parter. Ansvarig: Studentavdelningen

 

IKT (IT-arbetsplats, administrativt stöd och teknisk plattform) Ansvarig: IT-avdelningen (Detta är IT-avdelningens egna tjänster och här ingår ingen representant från akademin.)

 
Centralt stöd (Beslutsstöd, personal, ekonomi och diarium). Denna familj  har omvandlats till ett objekt för förvaltning och utveckling av de olika systemen som ingår.  


 Text: Per Larsson, foto: Niklas Björling, illustration: Anna Baumgarten/Blomquist & Co