Universitetets huvuduppgifter är undervisning, forskning och samverkan med det omgivande samhället. Telefonin är väsentlig för universitetets tillgänglighet och service och en väl fungerande telefoni är en mycket viktig kanal för de som vill komma i kontakt med personer på universitetet.

För att underlätta för institutioner/motsvarande att upprätthålla en lämplig servicenivå har IT-avdelningen tagit fram riktlinjer för telefoni, som innehåller rekommendationer anpassade för olika personalkategorier, samt generella rekommendationer och tips för teletjänster och hanteringen av anknytning/mobiltelefon.

Bättre service med rätt information på rätt plats

Under registreringsperioderna är det högtryck på hela universitetet, så även i telefonväxeln. Tänk på att meddela förändrade telefon- och mottagningstider till växeln i god tid så kan telefonisterna bättre bistå de som ringer och mycket irritation kan undvikas.

Ha gärna ett ”journummer” som telefonisterna kan koppla samtalen till. Det kan räcka med att det finns ett telefonsvararmeddelande med relevant information och hänvisning till uppdaterad information på webbplatsen. Ofta ”fastnar” samtal i växeln p.g.a att många institutioner ställer in sina telefontider under registreringen, och det finns ingen att koppla samtalen till.

Har du några frågor om telefoniriktlinjerna är du välkommen att kontakta Annelie Ekroth, och har du generella frågor om telefoni är du välkommen att kontakta Helpdesk.

Riktlinjerna finns även på engelska.