För allmän beskrivning av tjänsten och pris, se tjänstebeskrivningen för Elektroniska val

Beställaren vid institutionen (prefekt eller av prefekt utsedd person) är ansvarig för att valen genomförs på korrekt sätt gällande röstlängd, valbara personer, valsedel, formuleringar osv i enlighet med sidan Val till institutionsstyrelse. Om man önskar rådgivning i detta kan man kontakta Ulrika Bjare eller Anna Riddarström på Ledningskansliet.

IT-avdelningens tjänst omfattar endast elektroniskt stöd för själva röstningsförfarandet. IT-avdelningen skapar en elektronisk valsedel, samlar in rösterna samt sammanställer resultatet när röstningen avslutats. Sammanställningen överlämnas till beställaren. IT-avdelningen svarar för rösträkning och för att anonymiteten upprätthålls.

Observera att när man skickar in en elektronisk röst klipps alla kopplingar mellan rösten och den person som har röstat. Det enda man kan se i systemet är att en person har röstat, men det går inte att spåra den personens röst, detta för att att garantera anonymiteten vid elektroniska val. Det får som konsekvens att det inte finns någon möjlighet att ta bort en röst så att en person kan rösta igen om något fel skulle ha inträffat, t ex att man oavsiktligt har spridit sin röstsedel till någon annan som har använt den eller att man råkat skicka in sin röst med andra val ikryssade än de man avsåg rösta på. När en röst är inskickad går det inte att ta bort den.

Beställning av tjänsten

Beställ tjänsten genom att kontakta Helpdesk via Serviceportalen. Använd de nedladdningsbara dokumenten (se längst ner på sidan) och bifoga i beställningen. Beställningen ska komma från institutionens prefekt, eller av prefekten utsedd person.

Beställningen ska innehålla följande information:

  • Valsedel - önskat upplägg, både inledande text samt vad man ska kunna rösta på (webbsida). Se exempel från tidigare genomförda val.
  • Informationstext i e-postutskicket med länken till den personliga valsedeln (e-post). Se exempel från tidigare genomförda val.
  • Om så önskas: Text till eventuellt påminnelsemail till de som ännu inte röstat (e-post).
  • Om så önskas: Text till eventuellt tackmail till alla som har röstat (e-post).
  • Bekräftelsetext när man har skickat in sin röst (webbsida). Exempel: "Tack, din röst är mottagen!"
  • Datum och klockslag för alla e-postutskick.
  • Datum för valet, när omröstningen ska öppnas respektive stängas.
  • Kontaktperson på institutionen som de som röstar kan vända sig till om de har frågor om valet.
  • Röstlängd, lista med namn och e-postadresser i form av en excelfil, enligt mallen.  Excelmall för röstlängd (30 Kb)

Om någon av dessa uppgifter saknas vid beställningen ber vi dig komplettera med dem så snart som möjligt, dock senast 10 arbetsdagar innan valet ska genomföras.

Om valet avser flera personalgrupper (t ex forskare/lärare och TA-personal) ska valen inte slås samman utan delas upp med separata valsedlar och röstlängder, och valen genomförs sedan parallellt. Detta för att förenkla hanteringen och minska risken för fel.