Med handling avses en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (2 kap. 3 § TF).Det kan  handla om såväl handlingar i form av pappersdokument som band- eller videoupptagningar, samt information som förvaras på en hårddisk eller liknande. Allt som innehåller någon form av information, oavsett medium, är alltså att betrakta som en handling.
 
Handlingen ska, för att vara allmän, vara förvarad hos myndigheten vid tidpunkten för den enskildes begäran. En handling som har förvarats hos myndigheten men tillfälligtvis inte finns där anses normalt ändå som förvarad hos myndigheten.
 
Rätten att ta del av en myndighets datalagrade information omfattar befintliga allmänna handlingar men också sammanställningar av uppgifter ur allmänna handlingar, under förutsättning att sådana sammanställningar kan utföras utan en alltför stor arbetsinsats och med rutinbetonade åtgärder (2 kap 3 § andra stycket TF). För att sådana s.k. potentiella handlingar ska anses vara förvarade hos en myndighet krävs att de kan tas fram med en begränsad arbetsinsats och inte är förenade med några nämnvärda kostnader eller andra komplikationer. I bedömningen ska hänsyn tas till den allmänna tekniska utvecklingen och den tekniska kompetensen/utvecklingen hos den aktuella myndigheten.
 
En handling är inkommen när den har anlänt till myndighetens lokaler via personligt överlämnande, post, e-post eller fax. En handling kan även anses inkommen till myndigheten när den har lämnats till en behörig tjänsteman utanför myndighetens lokaler, exempelvis på ett externt möte. Behörig tjänsteman är i normalfallet registrator eller berörd handläggare. Tänk på att det inte finns något krav på att en handling ska vara läst eller diarieförd för att anses som inkommen! Ett e-postmeddelande som hör till tjänsten anses t.ex. som inkommet så snart det ligger i inkorgen, oavsett om det är öppnat eller inte. Det är därför viktigt att det finns rutiner för att öppna och ta hand om både post och e-post vid den anställdes frånvaro. Frånvaromeddelande på e-posten fungerar som information för mottagaren men fritar inte myndigheten från att ändå öppna och ta hand om e-posten eftersom den har kommit in till myndigheten.
 
En handling är upprättad när den har expedierats. Med expediering avses vanligen att handlingen skickas till en mottagare utanför myndigheten. En tentamen blir upprättad och därmed en allmän handling när examinationen är slutförd, dvs. då tentamenslistan har undertecknats av examinator.
Även en handling som inte har expedierats är upprättad när det ärende som handlingen hör till är avslutat, dvs. arkiverat. När ett ärende är avslutat och arkiverat är följaktligen samtliga handlingar i ärendet allmänna handlingar. Tänk därför på att rensa bort eventuellt arbetsmaterial, post-it lappar m.m. innan ärendet arkiveras.
 
En handling som inte hör till ett visst ärende kan också vara att betrakta som upprättad trots att den varken är expedierad eller arkiverad, nämligen då den är justerad eller färdigställd. Styrelseprotokoll är exempelvis allmänna handlingar när de har justerats.
 
E-postloggar och så kallade cookies (dvs. filer som innehåller information om vilka webbsidor en användare har besökt) och globalfiler (upptagningar som visar adressuppgifter över de hemsidor en användare har besökt på Internet) är enligt praxis att betrakta som upprättade allmänna handlingar.
 
Vad är inte allmänna handlingar?
Utkast, ”kladdar”, koncept och annat underlag till ännu inte färdigställda/upprättade skrivelser och beslut är att betrakta som arbetsmaterial och är inte allmänna handlingar.
En handling som skickas internt inom olika enheter hos samma myndighet anses inte vare sig inkommen eller upprättad om enheterna inte är att betrakta som självständiga i förhållande till varandra. Detta innebär att e-post som skickas internt, mellan anställda inom Stockholms universitet, normalt inte är att betrakta som allmänna handlingar. Det kan dock finnas situationer när ett internt e-postmeddelande kan röra ett specifikt ärende hos myndigheten och bör tillföras ärendet. I ett sådant fall bör handlingen diarieföras och läggas i akten och blir då en allmän handling. Observera dock att e-postloggarna är allmänna handlingar. 
Exempel på andra handlingar som inte är allmänna är delningar, dvs. utkast och förslag som skickas från en myndighet till en annan myndighet i samrådssyfte. Dessa bör därför inte heller diarieföras.
Till sitt innehåll rent privata handlingar är inte allmänna handlingar även om de skulle ha skickats till myndigheten. En god idé är att inte blanda myndighetspost med privat post och att i möjligast mån undvika att skicka e-post med privat innehåll från myndighetens brevlådor.
Facklig post, dvs. information som lämnas från en facklig organisation till ett platsombud på en myndighet är inte allmänna handlingar. Handlingar som ingår i en myndighets bibliotek är inte heller att betrakta som allmänna handlingar.
Handlingar som inte är allmänna omfattas inte av offentlighetsprincipen och behöver inte lämnas ut.