Om du känner dig osäker på om det gäller sekretess i ett särskilt fall kan du alltid vända dig till juristfunktionen vid Avdelningen för planering och ledningsstöd på funktionsadressen jurist@su.se

 

Uppgift om enskilds personliga förhållanden

I 21 kap. OSL finns sekretessbestämmelser som skyddar vissa uppgifter om enskilds personliga förhållanden oavsett i vilka sammanhang och hos vilken myndighet de förekommer. Här följer några exempel:

Uppgift om hälsotillstånd och sexualliv

Mycket känsliga uppgifter om hälsotillstånd och sexualliv, uppgifter om sjukdomar, missbruk, sexuell läggning, könsbyte, sexualbrott eller liknande kan sekretessbeläggas om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne skulle lida betydande men om uppgiften röjs (21 kap. 2 § OSL). Uppgifter om hälsa kan skyddas även av andra bestämmelser i OSL. Denna paragraf utgör dock ett minimiskydd för känsliga uppgifter om enskilds hälsa och sexualliv och kan tillämpas av alla myndigheter som omfattas av OSL. Presumtionen är för offentlighet. Sekretess gäller bara om det kan antas att det finns en risk för betydande men. Sekretessen gäller inte för uppgifter som tas in i ett beslut.

Uppgift om förföljda/hotade personer

Uppgift om adress eller annan jämförbar uppgift som kan lämna upplysning om var en enskild bor stadigvarande eller tillfälligt (fritidshus, hotell), telefonnummer, e-postadress eller annan jämförbar kontaktuppgift (faxnummer, telefonnummer till arbetsplatsen) samt motsvarande uppgifter om den enskildes anhöriga, kan sekretessbeläggas av myndigheten, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon närstående till denna kan komma att utsättas för hot, våld eller annat allvarligt men (21 kap 3 § OSL ). Paragrafen tillämpas av alla myndigheter som omfattas av OSL. Presumtionen är för offentlighet. Sekretess gäller bara om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider men. En myndighet är inte skyldig att på eget initiativ kontrollera om en person exempelvis har en sekretessmarkering i folkbokföringen. Den enskilde måste ha gjort myndigheten uppmärksam på detta eller att det i övrigt föreligger en akut hotsituation för att myndigheten ska ge sig in på en sekretessprövning.

Observera att det inte är möjligt att sekretessbelägga en persons namn och personnummer med stöd av denna paragraf. Avseende studenter vid universitet och högskola finns dock möjligt att sekretessbelägga denna typ av uppgifter med stöd av 23 kap. 5 § andra stycket OSL, se nedan under rubriken utbildningsverksamhet.  

Behandling i strid med personuppgiftslagen

Sekretess gäller för personuppgift, om det kan antas att en utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med personuppgiftslagen (1998:204) enligt 21 kap. 7 § OSL. Det är alltså inte fråga om en bedömning av om de enskilda uppgifterna i sig skulle omfattas av sekretess (vilket de kan göra enligt andra paragrafer i OSL). Den bedömning den utlämnande myndigheten ska göra med stöd av denna paragraf är istället om det kan antas att uppgifterna efter utlämnandet kommer att behandlas i strid med personuppgiftslagen. Vad kommer att hända med personuppgifterna efter det att de har lämnats ut och vad ska de användas till? Bestämmelsen blir i praktiken oftast tillämplig vid massuttag. Den första fråga man bör ställa sig är om personuppgiftslagen är tillämplig på den behandling som mottagaren ska utföra. Det är normalt fråga om en insamling och en helt eller delvis automatiserad behandling av uppgifterna, vilket innebär att PUL oftast blir tillämplig. Därefter bör man göra en bedömning av om mottagarens behandling verkar överensstämma med de grundläggande krav som finns i PUL (9 §) samt att denna behandling är tillåten, dvs. nödvändig för att tillgodose vissa intressen hos mottagaren (10 §).

Det är inte ovanligt att enskilda vänder sig till myndigheter för att få namn- och adresslistor (vilka i sig innehåller helt offentliga uppgifter) i marknadsföringssyfte, dvs. för att kunna marknadsföra sig eller erbjuda olika produkter. En intresseavvägning ska i dessa fall göras mellan företagets kommersiella intresse och den enskildes integritetsintresse. I ett rättsfall (RÅ 2002 ref. 54) begärde ett bolag hos CSN att få ut ett register över studiestödsmottagare på universitets- och högskolenivå i form av listor med namn, adress och postadress. Syftet var att distribuera ett rabattkort till studenterna. Regeringsrätten uttalade med avseende på privatpersoners intresse av skydd för den personliga integriteten att det krävs att avvägningen mellan bolagets kommersiella intresse och den enskildes integritetsintresse som på ett entydigt sätt måste utfalla till den enskildes förmån för att ett utlämnande av uppgifter ska kunna ske.  Regeringsrätten konstaterade att det inte var fråga om några känsliga personuppgifter samt att det var fråga om en begränsad marknadsföringsåtgärd eftersom det rörde sig om ett utskick per termin. Efter en helhetsbedömning kom Regeringsrätten fram till att uppgifterna kunde lämnas ut.

Sekretess i forskningssamverkan

Forskningssamverkan är forskning som efter överenskommelse bedrivs i samverkan mellan ett universitet och en eller flera enskilda (fysiska eller juridiska personer).

Sekretess gäller hos universitetet för uppgifter om en enskilds affärs- eller driftsförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat som har lämnats eller kommit fram i en sådan forskning, om det måste antas att den enskilde, dvs. i normalfallet företaget, har deltagit i samverkan under förutsättning att sekretess råder  (24 kap. 5 § OSL). Uppgifterna ska ha en direkt koppling till samverkan och kan exempelvis handla om affärsmetoder, produktionsmetoder, kostnadskalkyler och prissättning. Du kan normalt utgå från att företaget har förutsatt att sekretess råder för denna typ av uppgifter. Även om företaget inte uttryckligen har begärt det, ska du följaktligen göra en bedömning av om de uppgifter som har begärts ut är av en sådan art att bristen på sekretesskydd för uppgiften måste anses framstå som så väsentlig för företaget att det utan sekretesskyddet skulle ha avstått från att samverka med universitetet. Sekretessen gäller även hos andra myndigheter som tillsammans med universitetet deltar i samverkan. Uppgifterna kan dock utväxlas mellan parterna i samverkan utan hinder av sekretess (24 kap 6 § OSL).

Om forskaren har valt att ansöka om patent på sin uppfinning, gäller sekretess i ärende om ansökan av patent för uppgift om uppfinning eller företagshemlighet enligt 31 kap. 20 resp. 21 § OSL. Skulle forskningssamverkan fortfarande pågå gäller fortfarande sekretess enligt 24 kap 5 § OSL för de uppgifter som inte har lämnats i patentärendet.

Sekretess i uppdragsverksamhet

Sekretess gäller för uppgift i uppdragsverksamhet som ett universitet utför för en enskilds räkning, om det måste antas att uppdraget har lämnats under förutsättning att uppgiften inte röjs (31 kap. 12 § OSL).

De uppgifter som avses är provning, bestämning av egenskaper eller myckenhet, värdering, vetenskaplig, teknisk, ekonomisk eller statistisk undersökning eller annat sådant uppdrag som myndigheten utför för en enskilds räkning. Paragrafen skyddar uppdragsgivarens ekonomiska förhållanden. Även tredje mans personliga eller ekonomiska förhållanden kan skyddas, exempelvis då uppdraget avser undersökning för en arbetsgivares räkning av prover som har tagits av anställda i företagshälsovården. Du kan normalt utgå från att uppdragsgivaren har förutsatt att sekretess råder för denna typ av uppgifter. Även om uppdragsgivaren inte uttryckligen har begärt det, ska du följaktligen göra en bedömning av om de uppgifter som har begärts ut är av en sådan art att bristen på sekretesskydd för uppgiften måste anses framstå som så väsentlig för företaget att det utan sekretesskyddet skulle ha avstått från att samverka med universitetet.

Ett belysande rättsfall är RÅ 85 Ab 51. Ett examensarbete begärdes ut från en ekonomisk institution vid ett universitet. Uppgifter hade lämnats från ett privat bolag till institutionen för att ligga till grund för examensarbetet, som var av intresse för bolaget. Det kunde antas att uppgifterna inte skulle ha lämnats annat än under förutsättning av sekretess. På grund härav och då lagrummet inte uppställer krav på att skada av visst slag kan antas uppkomma ansågs sekretess gälla.

Statistiksekretess

Enligt 24 kap 8 § OSL gäller sekretess i sådan särskild verksamhet hos en myndighet som avser framställning av statistik för uppgift som avser en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden och som kan hänföras till den enskilde.

Sekretessen är absolut och innebär att uppgifterna inte kan lämnas ut. Denna bestämmelse omfattar i första hand de myndigheter som enligt lag är ansvariga för officiell statistik, t.ex. SCB. Stockholms universitet är inte en sådan myndighet. Den absoluta sekretessen kan även gälla hos myndighet som biträder andra myndigheter som framställer statistik genom att samla in uppgifter för den senares räkning. Inte heller detta får anses gälla Stockholms universitet.

Det finns dock undantag till den absoluta sekretessen till förmån för forskning. För att tillgodose forskningens behov av uppgifter har det i 24 kap 8 § införts en möjlighet för statistikansvariga myndigheter att lämna ut uppgifter som behövs för forskningsändamål, om det står klart att uppgifterna kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider skada eller men. Om statistiska uppgifter lämnas från en myndighet, t ex SCB, till Stockholms universitet för forskningsändamål, överförs sekretessen (om det inte redan finns en annan sekretessbestämmelse som skyddar samma intresse hos universitetet). Uppgifterna omfattas alltså av sekretess här.

Utbildningsverksamhet

Regler om sekretess inom utbildningsverksamhet.

Uppgift hos psykolog, kurator eller studie och yrkesvägledningen

Sekretess gäller för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning och behandling och för uppgift om enskilds personliga förhållanden hos psykolog, kurator eller hos studie och yrkesvägledningen. Presumtionen är för sekretess. Uppgiften kan bara röjas om det står klart att studenten eller någon närstående till denne inte lider men (23 kap. 5 § första stycket OSL).

Uppgift om enskilds personliga förhållanden vid personförföljelse m.m.

Sekretess gäller för uppgift om en students identitet, adress och andra liknande uppgifter om den enskildes personliga förhållanden om det av särskild anledning kan antas att studenten eller någon närstående till denne lider men (23 kap 5 § andra stycket OSL). Paragrafen kan tillämpas vid befarad personförföljelse eller andra trakasserier. Sekretessen gäller bara om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider men. En myndighet är inte skyldig att på eget initiativ, utan någon särskild indikation, kontrollera om en person exempelvis har en sekretessmarkering i folkbokföringen eller har medgetts kvarskrivning. Den enskilde måste på något sätt ha gjort myndigheten uppmärksam på detta.

Underlag för kunskapsprov/tentamina

Rättade tentor är som utgångspunkt allmänna och offentliga handlingar som ska lämnas ut på begäran. Undantagsvis kan dock frågorna i tentamina omfattas av sekretess. Så är fallet vid vissa standardiserade/elektroniska tentor som skrivs i datasal och där tentamen exempelvis består av en databas med en begränsad mängd återkommande frågor. Frågeunderlaget kan sekretessbeläggas med stöd av 17 kap. 4 § OSL om det kan antas att syftet med provet motverkas om uppgiften röjs. Så länge samma provhandlingar används gäller sekretess för uppgifterna i dessa

Personalsekretess

Uppgifter om anställda hos Stockholms universitet är i mycket stor utsträckning offentliga. Som utgångspunkt är flertalet uppgifter i personalakterna offentliga, exempelvis uppgift om anställdas hemadress, hemtelefon, uppgift om lön, meritförteckning, inlämnade betyg m.m. Det finns dock vissa typer av uppgifter som under vissa omständigheter går att hemlighålla.

Personalsocial verksamhet  

Sekretess gäller i personalsocial verksamhet för uppgift om enskilds personliga förhållanden om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den anställde eller någon närstående till denne lider men. Presumtionen är för sekretess.  Med uttrycket personalsocial verksamhet avses psykologisk undersökning och behandling samt psykologisk, kurativ eller social rådgivning som bedrivs av hos myndigheten anställda personalvårdskonsulenter.

Personalsocial verksamhet kan även i viss utsträckning bedrivas av chefer. Vissa uppgifter som kan komma fram vid planerings- och utvecklingssamtal kan sägas vara av personalsocial karaktär. Även dessa uppgifter kan sekretessbeläggas. Sekretessen är här svagare. Sekretess gäller endast gäller om det kan antas att den anställde eller honom/henne närstående lider men om uppgiften röjs (39 kap 1 § OSL).

Personaladministrativ verksamhet i övrigt

Uppgifter om en anställds hälsotillstånd, exempelvis uppgift om sjukledighet liksom uppgifter om hälsotillstånd hos anhöriga till den anställde, kan sekretessbeläggas med stöd av 39 kap. 2 § OSL. Likaså kan uppgifter om enskilds personliga förhållanden i ärende om omplacering eller pensionering av anställd sekretessbeläggas (se dock nedan om beslut). Presumtionen är för offentlighet. Sekretess gäller endast om det kan antas att den anställde eller honom/henne närstående lider men om uppgiften röjs.

Sekretess gäller inte i ärende om anställning (se dock nedan om urvalstester) eller ärende om disciplinansvar och inte heller i beslut om omplacering eller pensionering (39 kap. 2 § OSL).

I undantagsfall kan en myndighet även i övrigt sekretessbelägga uppgift om den anställdes personliga förhållanden om det kan antas att den anställde eller honom/henne närstående utsätts för våld eller annat allvarligt men om uppgiften röjs. Paragrafen är avsedd att tillämpa i undantagssituationer när det verkligen finns fog att anta att den anställde exempelvis pga. ett fattat beslut riskerar hot eller andra trakasserier. Uppgifter om exempelvis hemadress och hemtelefon och andra kontaktuppgifter kan hemlighållas (39  kap.3 § OSL).

Urvalstester

Om det i ärende om anställning (som i övrigt är offentligt) finns uppgift som avser urvalstester gäller sekretess för denna uppgift, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den anställde eller någon närstående till denne lider men. Presumtionen är alltså för sekretess. Med urvalstest avses prestationstest, begåvningstest samt personlighetstest som kan användas i en rekrytering. Sekretessen gäller såväl uppgifterna i testet som eventuella sammanställningar av resultatet (39 kap. 5a § OSL).

Upphandlingssekretess

Upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling

I upphandlingsärenden får uppgifter som rör ett anbud inte lämnas ut till någon annan än anbudsgivaren själv förrän alla anbud har offentliggjorts eller tilldelningsbeslut har fattats (dvs. beslut att tilldela en anbudsgivare ett upphandlingskontrakt). Det råder med andra ord absolut sekretess fram tills dess tilldelningsbeslutet är fattat (19 kap. 3 § 2 stycket OSL). Därefter är som utgångspunkt anbudshandlingarna offentliga. Syftet med detta är att anbudsgivare ska kunna göra en bedömning av övriga anbudsgivares anbud för att eventuella begära överprövning över tilldelningsbeslutet. Det kan dock undantagsvis ändå finnas uppgifter som kan/bör sekretessbeläggas i anbuden, se nedan.

Enskilds affärsförbindelse med myndighet

Uppgift om en enskilds affärs- och driftsförhållanden som har trätt i affärsförbindelse med en myndighet kan sekretessbeläggas om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs (31 kap. 16 § OSL). Det är med andra ord en mycket svag form av sekretess. Av förarbetsuttalanden (prop.1979/80:2 Del A s. 241) framgår att det måste föreligga någon särskild omständighet eller något särskilt förhållande som åberopas av en anbudsgivare för att kunna sekretessbelägga delar av ett anbud. Det kan röra sig om uppgifter om affärshemligheter eller andra för företaget unika uppgifter som kan skada företaget om de lämnas ut. Företaget kan redan i anbudet ha begärt att delar av anbudet sekretessbeläggs.