Allmänna handlingar kan vara offentliga eller hemliga. Huvudregeln är att alla allmänna handlingar är offentliga. Offentligheten kan dock begränsas av regler i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), dvs. av sekretess.
Om någon begär ut en allmän handling eller en uppgift i den, ska du alltid göra en sekretessprövning för att se om hela handlingen eller delar av den kan lämnas ut. Om den allmänna handlingen är offentlig ska den omedelbart lämnas ut, i vissa fall mot avgift, se ovan under formerna för utlämnande. En handling som innehåller sekretessbelagda uppgifter ska lämnas ut i de delar som är offentliga. Om du behöver dölja sekretessbelagda uppgifter i en handling som du i övrigt lämnar ut, stryk över med en svart penna så att det tydligt framgår vilka delar av dokumentet som har sekretessbelagts. Kopiera därefter handlingen så att det inte går att se igenom den överstrukna texten.
Om du kommer fram till att de begärda uppgifterna inte går att lämna ut, antingen för att det över huvud taget inte rör sig om en allmän handling eller att den omfattas av sekretess, ska du meddela den som har begärt uppgifterna din bedömning och skälen till att handlingen eller delar av den inte lämnas ut. Observera att du samtidigt är skyldig att informera den enskilde om att han/hon har rätt till ett skriftligt avslagsbeslut. Tänk på att även om du bara skulle neka en enda uppgift i en stor mängd handlingar, så har den enskilde ändå rätt till ett skriftligt avslagsbeslut eftersom personen inte har fått precis vad han/hon begärt. Om det över huvud taget inte existerar en handling av det slag som någon har begärt har den enskilde ändå rätt till ett skriftligt avslagsbeslut. Avslagsbeslut fattas enligt Besluts- och Delegationsordningen för Stockholms universitet av förvaltningschefen. Kontakta omgående juristerna vid Avdelningen för planering och ledningsstöd när ett avslagsbeslut ska fattas och överlämna ärendet för vidare handläggning där.
Ett avslagsbeslut ska motiveras och innehålla lagrumshänvisning och anvisning om hur beslutet kan överklagas.  Avslagsbeslutet kan den enskilde sedan, inom tre veckor från att han/hon fick del av det, överklaga till Kammarrätten i Stockholm (om den klagande är en fysisk/juridisk person eller kommunal myndighet) eller till regeringen (om den klagande är en annan statlig myndighet).