Rutin vid rekrytering/annonsering – teknisk-administrativ personal

Rutinbeskrivning

1. Gör en kravprofil där krav på utbildning, erfarenhet och kunskaper finns tydliggjorda. Detta underlättar vid urvalet längre fram.

2. Anmäl personalbehov till Personalavdelningen via e-post: tommy.viklund@su.se. Ange en kort beskrivning av arbetsuppgifter, kvalifikationer samt namn och telefonnummer till den som ska stå som kontaktperson i annonsen. Personalavdelningen undersöker om befattningen kan tas i bruk för omplacering. Om så inte är fallet kan befattningen utannonseras.

3. Skicka ett utkast till annons till registrator@su.se, där datum när annonsen anslås på Stockholms universitet samt datum för sista ansökningsdag framgår. Rekommenderad ansökningstid är tre veckor. Utkastet bör ha en tydlig rubrik, t.ex. "Doktorand" eller "Ekonom".

4. Skriv annonsen med referensnummer angivet (erhålles hos registrator). Se annonsexempel. Alla annonser måste skrivas på svenska (SFS 2009:600).

5. Anslå en kopia av annonsen på den officiella anslagstavlan (Södra huset – hus A, plan 4). Det signerade originalet ska skickas till registrator.

6. Sänd annonsen via e-post till funktionsadressen annons@pa.su.se och den läggs ut på universitetets webbplats samt skickas till personalorganisationerna.
Skicka annonsen i god tid. Vid arbetstoppar kan handläggningstiden vara tre dagar.

7. Om institutionen/avdelningen önskar söka personal utanför universitetet ska anställningen anmälas till Arbetsförmedlingen. Klicka på "Rekrytera" och sedan på "Annonsera direkt". För lösenord till Arbetsförmedlingens sida, kontakta yvonne.samuelsson@su.se. Annonsera vid behov i dagspress. Design- och kommunikationsbyrå Matador hjälper till att göra annonsen, tfn 018-56 30 00. Annonskostnaden betalas av respektive institution/enhet. OBS! Om man ska anställa medborgare utanför EU krävs det att annonsen har legat 10 dagar på Arbetsförmedlingens hemsida. Om så inte har skett, kommer problem att uppstå vid ansökan om arbetstillstånd.

8. Registrator skickar alla ansökningar i original eller med e-post till institutionen/enheten. Originalansökningarna är allmänna handlingar och ska hållas väl samlade.

9. Gör urval bland sökande, kalla till intervjuer, ta referenser, fatta beslut. Skriv en kortfattad motivering till beslutet (mall finns nedan som bifogad fil). Bestäm anställningsdatum och lön samt eventuell provanställning för den nya medarbetaren.

10. Fyll i blanketten Anställningsbeslut (finns i Blankettarkivet). Anteckningsfältet ska innehålla en kort beskrivning av de huvudsakliga arbetsuppgifterna. Där ska även stå: Beslutet gäller under förutsättning av lagakraftvinnande. Om anställningen är tidsbegränsad i högst ett år, kan beslut tas direkt.

11. Sänd det undertecknade anställningsbeslutet till den nyanställde tillsammans med Välkomstbrevet till nyanställd och Du och din arbetsplats (finns nedan som bifogade filer). Sänd anställningsbeslutet också till e-postadresserna: saco@saco.su.se, anst@st.su.se, seko@seko.su.se. När anställningen avser mer än ett år eller provanställning, ska personalorganisationerna ha fem arbetsdagar på sig att ge synpunkter på anställningsbeslutet.

12. Fyll i blanketten Anslag (finns i Blankettarkivet i mappen Personal). Av anslaget framgår vem som anställts och hur man kan överklaga beslutet. Anslå en kopia på universitetets officiella anslagstavla (Södra huset – hus A, plan 4). Engelsk version av anslagsblanketten, Announcement, finns nedan som bifogad fil.

13. Meddela samtliga sökande skriftligt om att anställningen är tillsatt av en annan sökande och plats för anslaget. Mall för tackbrev finns nedan som bifogad fil. Personer som intervjuats meddelas muntligt.

14. Avvakta tre veckor. Under denna tid kan beslutet överklagas. Ett eventuellt överklagande av beslut rörande anställning vid en institution handläggs av fakultetskansliet. För anställning inom förvaltningen sker handläggning vid Personalavdelningen.

15. När överklagandetiden har gått ut och beslutet inte överklagats har beslutet vunnit laga kraft. Om ett beslut överklagas, vinner beslutet laga kraft först sedan Överklagandenämnden för högskolan avgjort ärendet.

16. Till lönehandläggaren vid Personalavdelningen skickas kopior av anställningsbeslutet och av CV, betyg och dyl. som sedan förvaras i personakten vid Personalavdelningen.

17. Till registrator sänds samlat:

• ansökan ihophäftat med CV i original (med diariestämpel) från samtliga sökande – lägg ansökan från personen som fått anställningen överst,
• anställningsbeslut (kopia),
• motiveringen till beslutet (original),
• anslag (original).

 
Se även Registrators rutiner vid utlysning av anställning. Där finns instruktion för hantering av de handlingar som ska gallras.