Inledning
Utbetalning av reseförskott är en kostsam betalningsrutin för Stockholms universitet. Hanteringen innehåller fler arbetsmoment än andra betalningsvägar och kräver en större intern kontroll. En minskad förskottshantering innebär minskade kostnader för Stockholms universitet, vilket kommer hela universitetet tillgodo.

För att minska behovet av förskott erbjuds anställda vid Stockholms universitet att få ett företagsupphandlat privatkort med personligt betalningsansvar. Det innebär en betalningsmodell där arbetsgivaren upphandlar förmånliga betalningsvillkor eller garanterar vissa betalningsvillkor för den anställde. Kortet används för utlägg i tjänsten men kan även användas privat. Betalkort är ett viktigt komplement till universitetets ordinarie inköps- och betalningsrutiner. Inköp via betalkort får dock inte ersätta fakturering som betalningssätt utan så långt det är möjligt ska inköp faktureras.

Betalkort som tillhandahålls och hur korten får användas
Stockholms universitet erbjuder EUROCARD som betalkort med personligt betalningsansvar. Kortet är avsett att användas vid tjänsteresor och för tjänsterelaterade kostnader.

Skyldighet att informera om betalkorten
Innan en arbetstagare får ett betalkort, ska prefekten eller motsvarande skriftligen informera om de regler som gäller för användningen av betalkortet. Arbetstagaren ska underteckna en bekräftelse på att han eller hon har mottagit information om vad som gäller för användningen av betalkort. Prefekten eller motsvarande ska se till att alla kortinnehavare ges kompletterande information när universitetets policy, regler/anvisningar eller kortföretagets villkor för användningen av betalkort ändras.

Ansökan och beslut
Prefekt eller motsvarande beslutar om vem som ska tilldelas betalkort. Ansökan om betalkort ska göras på fastställda blanketter – se länk till ansökan nedan. När samtliga uppgifter är ifyllda och prefekt eller motsvarande har skrivit under ska blanketten skickas till Eurocard AB. Efter sedvanlig kreditprövning och godkännande sänds betalkortet hem till kortinnehavaren.

Redovisning av utlägg
Betalkortsfakturan sänds hem till den enskilde kortinnehavaren som själv betalar den och yrkar ersättning från arbetsgivaren för utlägg i tjänsten. För att få ersättning från arbetsgivaren ska arbetstagaren göra en reseräkning i Primula och lämna in originalkvitton som styrker gjorda utlägg. Av redovisningen ska framgå vad utläggen avser. På kvitton som avser representation och i Primula ska samtliga som deltagit antecknas och syftet med representationen anges.

Betalkortsfakturan har en kredittid på 30 dagar, vilket innebär att kortinnehavaren inte behöver ligga ute med pengar om han/hon har redovisat sina utlägg i tid.