Stockholms universitet är en statlig förvaltningsmyndighet under utbildningsdepartementet. Liksom alla svenska myndigheter lyder universitetet under den grundlagsfästa offentlighetsprincipen.

Ordnade arkiv är nödvändiga för att handlingarna från verksamheten ska finnas tillgängliga för framtiden. I ett välordnat arkiv hittar man lättare och snabbare den information som man behöver.

Arkivering innebär att man urskiljer handlingar som ska bevaras från handlingar som kan gallras. Handlingar som ska bevaras ska ordnas så att de går att återfinna i arkivet.

Handlingarna ska under hela bevarandetiden hanteras, förvaras och skyddas så att de inte förstörs.

Varje större enhet inom universitetet (universitetsförvaltningen, institutioner/motsv) utgör en separat arkivbildare, som ansvarar för sitt eget arkiv. Arkivet ska redovisas genom att enheten förtecknar sina handlingar i sin egen arkivförteckning. Detta görs i samråd med universitetets centrala Arkivfunktion.