Ad acta
”Till handlingarna”. Termen används för att ange att
• en handling skall arkiveras utan åtgärd
• ett ärende är avslutat

Akt
Handlingar i ett ärende. En akt kan bestå av en enda handling (dokument)

Aktomslag
Förvaringsmedel, bestående av papper, kartong eller papp, avsett att omsluta och avskilja handlingar

Allmän handling
Handling som har inkommit till eller upprättats hos en myndighet (och som förvaras hos en myndighet). Allmänna handlingar är normalt offentliga men kan ibland vara sekretessbelagda.

Arkiv
Ordet arkiv har olika betydelser:
• arkivbestånd (en större eller mindre mängd handlingar som tillkommit till följd av en arkivbildares verksamhet och har arkiverats)
• lokal för förvaring av handlingar (arkivlokal)
• arkivmyndighet, dvs. institution som utövar tillsyn över myndigheter och förvarar och vårdar arkiv (Riksarkivet, Krigsarkivet, landsarkiven)

Arkivbeskrivning
Arkivbeskrivningen ger en samlad överblick över myndighetens arkiv och arkivbildning samt visar hur arkivet är organiserat. Arkivbeskrivningen skall fortlöpande kompletteras.

Arkivbeständigt papper
Papper med förmågan att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende, samt inverkan av slitage och nötning vid användning

Arkivbildare
Myndighet, företag, organisation eller person som i sin verksamhet tar emot och skapar handlingar

Arkivbildning
Den process varigenom arkiv växer fram

Arkivbox/arkivkartong
Förvaringsmedel, bestående av kartong eller papp, i form av box med flik, lock eller annan tillslutningsanordning, avsett att ge ett skydd åt handlingar

Arkivera
Tillföra arkivet handlingar/uppgifter

Arkivförteckning
Systematiskt uppställd förteckning över innehållet i ett arkiv. De handlingar som ingår i arkivet redovisas i serier och volymer. Arkivförteckningen skall årligen kompletteras.

Arkivredovisning
Samlingsbegrepp för arkivbeskrivning och arkivförteckning

Avställa
Ta ut handlingar/uppgifter som redan givits en bestämd ordning ur ett bestånd för att ge dem en annan ordning för slutlig långtidslagring

Band
Inbunden volym

Beständig
Egenskapen hos en handling att under lång tid kunna bevaras utan informationsförlust

Bevara
Arkivera handlingar för all framtid

Bunt
Volym bestående av handlingar inlagda i omslag som är anpassat till handlingarnas format och omfång

Databärare
Fysiskt underlag för handlingar, t.ex. magnetband, hårddisk

Diarie/dossiéplan
Systematiskt ordnad plan för klassificering av ärenden (handlingar) avsedd att ligga till grund för registrering och arkivläggning efter ämne (dossiéer)

Diarium
Förteckning över inkomna och utgående handlingar. Innehåller uppgifter om datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer, avsändare/mottagare och i korthet vad handlingen rör.

Dossié
Handlingar eller akter som berör samma ämne

Elektroniska handlingar
Upptagning för automatiserad behandling

Förteckna
Systematiskt registrera arkivhandlingar i volymer och serier

Förvaringsmedel
Hjälpmedel avsett att ge skydd åt handlingar vid hantering och förvaring, t.ex. aktomslag, arkivbox/arkivkartong och ritningsportfölj

Gallra
Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. Gallring får endast verkställas efter ett formellt gallringsbeslut av riksdagen, regeringen eller Riksarkivet.

Gallringsfrist
Den tid som ska förflyta innan gallringsbara handlingar får gallras ut. Gallringsfristen räknas i regel från utgången av det år under vilket handlingen har kommit in eller upprättats.

Handling
Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med t.ex. tekniskt hjälpmedel

Leveransreversal
Kvittens på levererade arkivhandlingar

Medium
Medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar

Ordna
Avgränsa och systematisera arkiv

Rensa
Ta bort handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte skall arkiveras (kladdar, anteckningar som inte tillför ärendet sakuppgift, övertaliga kopior av sådant som redan finns i original)

Serie
Ett antal arkivvolymer som hör ihop genom att handlingarna har samma funktion eller genom att de handlar om samma ämne

Seriesignum
Seriebeteckning enligt arkivförteckning, t.ex. A 1

Skrivmedel
Material eller utrustning avsedd för framställning av tecken, bilder och liknande på papper, t.ex. pennor, tusch, stämpelfärger, tryckfärger, skrivare, kopiatorer och faxar

Volym
Kartong, inbunden bok eller bunt som innehåller arkivhandlingar

Volymsignum
Beteckning för volym, t.ex. A 1:1

Åldringsbeständigt papper
Papper med förmågan att under lång tid motstå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avseende