Arkivbeskrivningen ska innehålla uppgift om:

• kort historik (om möjligt)
• organisation och arbetsuppgifter
• samband mellan arbetsuppgifter och viktigare handlingar och ärendeslag
• vilka arkiv som förvaras hos arkivbildaren
• sökingångar i arkivet
• inskränkningar i tillgänglighet genom sekretess
• gallringsregler
• vem som är ansvarig för arkivverksamheten

Arkivbeskrivningen ska fortlöpande kompletteras.

Arkivförteckningen ska innehålla samlad information om arkivbildarens allmänna handlingar oavsett medium. Den utgör sökmedel i arkivet. Arkivförteckningen har en innehållsförteckning som visar arkivets seriestruktur. Arkivet redovisas i huvudavdelningar enligt förteckningsplan som redovisas i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1)

• Protokoll
• Arkivexemplar av utgående handlingar
• Diarier
• Register och liggare
• Inkomna handlingar
• Handlingar ordnade efter ämne
• Räkenskaper
• Övriga handlingar

Arkivets serier ska, inom varje huvudavdelning, redovisas i systematisk ordning. Indelningar i flera nivåer görs om detta underlättar sökningen i arkivet. Seriernas innehåll redovisas inom arkivförteckningen på särskilda arkivförteckningsblad. Handlingar sammanförs till volymer och på arkivförteckningsbladet redovisas volymens löpnummer och tidsomfattning.


Arkivförteckningen ska årligen kompletteras.

Observera att nya regler om hur myndigheter ska redovisa sina arkiv har trätt i kraft. Information om när dessa regler kommer att träda i kraft för Stockholms universitets del kommer att meddelas alla berörda. På grund av de nya reglerna ska de nuvarande arkivförteckningarna vara avslutade senast 1 januari 2014.