Om bevara följs av en restriktion, t.ex. bevaras i 2 år, blir betydelsen gallras efter 2 år. Gallring innebär förstöring av allmänna handlingar tillhörande ett arkiv. Men också om uppgifter förs över från en databärare till en annan, t.ex. från en hårddisk till papper, räknas överföringen som gallring om överföringen innebär förlust av

• betydelsebärande data
• sökmöjligheter
• möjliga sammanställningar eller
• möjlighet att bedöma handlingarnas autenticitet

Enligt Arkivlagen fastslås också att allmänna handlingar i vissa fall får gallras, men myndigheten får endast gallra enligt särskilda gallringsföreskrifter efter beslut av riksdagen, regeringen eller Riksarkivet. Ordet rensa däremot innebär att ta bort handlingar/uppgifter som inte är allmänna och som inte skall arkiveras. Rensning ska ske så snart som möjligt i hanteringen och av den som är handläggare.

Myndigheter kan (efter interna tillämpningsbeslut) välja att gallra vissa typer av allmänna handlingar enligt Riksarkivets författningssamling
(RA-FS) eller Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS):

• handlingar av tillfällig eller ringa betydelse
• vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EU-samarbetet
• vissa handlingar i forskningsverksamhet
• vissa handlingar vid ansökan om anställning
• vissa handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet
• vissa handlingar vid upphandling
• vissa räkenskapshandlingar

I dessa föreskrifter framgår också information om vad som inte får gallras utan alltid ska bevaras inom respektive sakområde.

I lokala föreskrifter och beslut framgår hur Riksarkivets föreskrifter angående gallring avseende ovanstående ska tillämpas vid Stockholms universitet (Arbete pågår). För mer information kontakta chefsarkivarien.

För gallring av andra typer av handlingar måste framställning om gallring inges till Riksarkivet, i samarbete med chefsarkivarien. Framställningen (om vad man inom t.ex. institutionen anser bör kunna gallras) ska innehålla

• beskrivning av de handlingar som föreslås till gallring
• uppgift om handlingarnas omfattning
• redogörelse för deras användning och betydelse samt
• motivering till gallringsförslaget

Gallring av handlingar för vilka gallringsfrist har löpt ut ska ske utan dröjsmål. Förstöringen ska ske under kontroll och speciell aktsamhet bör iakttas när det gäller handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter.


Externa länkar:

Riksarkivets författningssamling (RA-FS)

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS)

                                   
Tillämpningsbeslut till Riksarkivets generella gallringsföreskrifter: