Arkivfunktionen tar kontakt med institutionens arkivvårdare för lämplig leveranstidpunkt.

Handlingar som levereras till centralarkivet ska vara sammanförda till volymer (arkivkartong, inbunden bok eller bunt). Volymerna ska med blyerts vara uppmärkta med följande information (etikettering utförs av Arkivfunktionen):

• STOCKHOLMS UNIVERSITET
• Arkivbildarens namn
• Serierubrik
• Tidsangivelse
• Volymsignum

Arkivhandlingarna packas enligt Arkivfunktionens anvisningar och innan leverans sker ska leveransreversal skickas i två exemplar till Arkivfunktionen för diarieföring och kvittens. I leveransreversalet ska framgå

• arkivbildarens namn
• volymsignum
• serierubrik
• volymernas tidsangivelse
• antalet volymer

Efter leverans skickas det ena exemplaret av leveransreversalet tillbaka till institutionen.