Behörighet
Anställda vid Stockholms universitet har automatiskt en grundbehörighet i systemet ReachMee för att kunna delta i urvalsprocessen vid en rekrytering.

Alla som handlägger ett rekryteringsärende, inklusive externa rekryteringskonsulter, behöver utökad behörighet till rekryteringssystemet. Ifylld och underskriven behörighetsblankett skickas till Personalavdelningen/ReachMee.

OBS! Första gången du ska arbeta i systemet måste du först logga in i ReachMee genom svensk eller engelsk flagga och logga ut. Därefter kan du bjudas in för att delta i en urvalsprocess eller få utökad behörighet.

Manual
Har du ingen manual, version 1.3, för systemet, kontakta rekrytering@su.se. Manual finns också i rekryteringsverktyget. Gå till kandidatfliken och klicka på Dokument längst ned till höger.
 

Rekryteringsprocessen

  1. Beslut om rekrytering
    Beslut om avsikten att anställa en ny medarbetare ska fattas av prefekt, avdelningschef eller enligt gällande delegationsordning.

  2. Utgå från kravprofil
    Kravprofilen är grunden i rekryteringsprocessen. Kravprofilen är ett underlag för annons, verktyg för urval av ansökningar, stöd att utforma relevanta frågor till intervjun och bedömningsunderlag efter intervjun. Med en kravprofil ökar våra möjligheter att rekrytera rätt personer till Stockholms universitet.

  3. Annons
    Alla annonser ska utgå från aktuell annonsmall för att våra platsannonser ska vara enhetliga. Alla annonser ska skrivas på svenska (SFS 2009:600).
    Kontakta registrator för att få ett referensnummer till den lediga anställningen: registrator@su.se. Ange fullständig annonsrubrik, ex. ”Doktorand i biokemi”, och namn på handläggare. För läraranställningar, kontakta respektive fakultetskansli.

  4. Annonsgodkännande
    Annonsen skriver du med hjälp av annonsmall i ReachMee. När grundannonsen – och eventuell engelsk version och kortversion till Platsbanken – är klar, klickar du på ”Skicka till granskning”. Personalavdelningen kvalitetssäkrar annonsen samt undersöker om befattningen kan tas i bruk för omplacering. Om så inte är fallet, godkänns annonsen inom tre arbetsdagar. Vid större gemensamma doktorandutlysningar godkänns annonsen inom fem arbetsdagar.

  5. Utlysning av ledig anställning
    Utlysning av ledig anställning ska alltid anslås på Stockholms universitets officiella anslagstavla, Södra huset – hus A, plan 4, samt publiceras på vår webb. (Annonsen som anslås skriver du ut från webben efter publiceringen i ReachMee.) Rekommenderad ansökningstid är tre veckor. I enstaka fall kan det finnas verksamhetsskäl för kortare ansökningstid.

  6. Anmälan till Arbetsförmedlingen
    Utlysningen av ledig anställning ska även anmälas till Arbetsförmedlingen enligt Förordning om statliga platsanmälningar. Du anmäler annons till Arbetsförmedlingen genom att kryssa i publiceringskanal Platsbanken i ReachMee.
    För att anställa en medborgare utanför EU krävs det att annonsen har legat 10 dagar på Arbetsförmedlingens webbplats för att få ansökan om arbetstillstånd godkänd. För mer information, se Stöd vid internationell rekrytering.

  7. Annonsera externt
    För att attrahera sökande och nå rätt målgrupp kan det även krävas annonsering på externa medier; digitala eller tryckta.

  8. Design av tryckta annonser
    Vid behov av tryckt platsannons, se Manual för visuell identitet och leverantörslistan. Annonskostnaden betalas av respektive institution/enhet. I universitetets produktionsverktyg kan du själv utforma din annons. Läs mer om verktyget för visuell identitet.

  9. Ansökningshandlingar
    De ansökningshandlingar som inkommit per post eller e-post till registrator lägger registrator in med namn och e-postadress i rekryteringssystemet samt skickar ansökningshandlingen med e-post till handläggaren. Alla som söker anställning via rekryteringssystemet får en bekräftelse automatiskt. Brevmallar för kommunikation med sökande finns i systemet.

  10. Urvalsprocess
    Gör urval bland sökande, kalla till intervjuer, ta referenser och ev. andra urvalsmetoder. Utgå från kravprofilen för att skapa en intervju- och referensmall. Se rekryteringsmallar.

  11. Beslut
    Fatta beslut. Kom överens om anställningsdatum och lön samt eventuell provanställning för den nya medarbetaren. Var tydlig med att beslutet gäller under förutsättning att det vunnit laga kraft tre veckor efter att det anslagits på den officiella anslagstavlan.

  12. Anställningsbeslut/anställningsavtal
    Fyll i blanketten Anställningsbeslut (finns i Blankettarkivet i mappen Personal samt i rekryteringssystemet). Anteckningsfältet ska innehålla en kort beskrivning av de huvudsakliga arbetsuppgifterna. Där ska även stå: "Beslutet gäller under förutsättning av lagakraftvinnande." Skriv en kortfattad motivering till beslutet (mall finns nedan som bifogad fil).

  13. Information till nyanställd
    Skicka det undertecknade anställningsbeslutet i original till den nyanställde och bifoga: ”Välkomstbrevet till nyanställd”, ”Du och din arbetsplats” och ”Föreskrift för anställda och personal som arbetar på uppdrag av Stockholms universitet avseende användning av information och informationshanterande resurser” (finns nedan som bifogade filer) till nyanställd. Bekräftelsen på den senare får sökande skriva under och lämna sin första anställningsdag. Skicka även anställningsbeslutet per e-post till: saco@saco.su.se, st@st.su.se, seko@seko.su.se. När anställningen avser mer än ett år eller provanställning, ska personalorganisationerna ha fem arbetsdagar på sig att ge synpunkter på anställningsbeslutet.

  14. Anslå beslut om anställning
    Fyll i blanketten Anslag (finns i Blankettarkivet i mappen Personal). Av anslaget framgår vem som anställts och hur man kan överklaga beslutet. Anslå på universitetets officiella anslagstavla (Södra huset – hus A, plan 4).

  15. Information till övriga sökande
    Meddela övriga sökande om att anställningen är tillsatt av annan sökande. Mall för tackbrev finns i rekryteringssystemet. Personer som intervjuats meddelas muntligt.

  16. Överklagan
    Anställningen kan överklagas under en tre veckors period från att anslaget anslås på den officiella anslagstavlan. Ett eventuellt överklagande av beslut rörande anställning vid en institution handläggs enligt respektive fakultets delegationsordning. För anställning inom förvaltningen sker handläggning vid Personalavdelningen.

  17. Beslutet vunnit laga kraft
    När överklagandetiden har gått ut och beslutet inte överklagats, har beslutet vunnit laga kraft. Om ett beslut överklagas, vinner beslutet laga kraft först sedan Överklagandenämnden för högskolan avgjort ärendet.

  18. Anställningsbeslut och underlag
    Skicka kopia på anställningsbeslut, CV och relevant betyg (ex. examensbevis på högsta utbildning) till lönehandläggare vid Personalavdelningen. Kopiorna förvaras i personakten vid Personalavdelningen.

  19. Diarieföring
    Diarieföring av allmänna handlingar sker per automatik om du använder ReachMee vid rekrytering. Kontrollera att du har laddat upp alla allmänna handlingar för rekrytering enligt manualen. Behöver ytterligare dokument diarieföras, stäm av med registrator hur de ska hanteras. Det går även att begära ut ett ärendekort från registrator för att säkerställa att alla dokument är diarieförda.
    I systemet definieras följande handlingar som allmänna handlingar:
    – annons – grundannons
    – ansökningar
    – eventuella kompletteringar
    – utlåtande från sakkunnig
    – motivering till beslut
    – anslag om anställning
    – anställningsbeslut
    – eventuellt avbruten rekrytering
    – eventuellt återtagen ansökan.