Marie-Louise Edwin i biblioteket, ett av de nya rummen hos fastighetsavdelningen. Foto: Niklas Björling
Marie-Louise Edwin i biblioteket, ett av de nya rummen hos fastighetsavdelningen. Foto: Niklas Björling

 

Utifrån ser det ut likadant, men inne på F6 är det inte är samma långa korridorer med cellkontor som i många övriga delar av huset. Det är öppet, annorlunda lösningar, många olika typer av rum och skrivbord. När Fastighetsavdelningen och Tekniska avdelningen slogs ihop satt de på helt olika platser och lokalerna var i behov av renovering. De behövde gemensamma lokaler och samtidigt togs chansen att utforska hur kontor kan se ut i framtiden. Det aktivitetsbaserade kontoret har kommit till Stockholms universitet.

– Det kommer bli stora omflyttningar i och med att vi tar Albano i bruk, och många av våra lokaler har ett stort renoveringsbehov. Det här projektet är en pilot i alternativa kontorslösningar och hur en modernisering av Södra huset kan göras, säger Marie-Louise Edwin, projektledare vid Fastighetsavdelningen.

Alla har ett eget skåp för personliga tillhörigheter. Låset är kopplat till passerkortet. För arbetsmaterial finns andra förvaringsmöjligheter, men mycket har scannats och digitaliserats innan flytten. Foto: Niklas Björling
Alla har ett eget skåp för personliga tillhörigheter. Låset är kopplat till passerkortet. För arbetsmaterial finns andra förvaringsmöjligheter, men mycket har scannats och digitaliserats innan flytten. Foto: Niklas Björling

Aktivitetsbaserat kontor

Ett aktivitetsbaserat kontor innebär att arbetsplatsen för stunden väljs utifrån vilka arbetsuppgifter som ska utföras och vilken miljö som passar arbetet. Medarbetarna vid Fastighetsavdelningen har nu inga egna rum och inte heller ett eget skrivbord. I stället finns det en mängd olika platser att jobba på. Öppna lösningar med skrivbord, rum för enskilt arbete, små och stora mötesrum, ett bibliotek och mycket mer. På skyltar står vilken zon du befinner dig i. Gul zon är till exempel till för tyst enskilt arbete, och grön för enskilt arbete där det är okej med samtal och att svara i telefon.

– Att få möjligheten att utmana ett traditionellt sätt att utforma kontorslokaler och att dessutom få utforska hur Södra husets kan byggas om har varit en tanke sedan länge, och nu är det verklighet. Vi har jobbat intensivt med att kartlägga avdelningens uppdrag och medarbetarnas arbetsuppgifter, det vill säga vad vi gör, hur ofta vi gör det och var vi helst vill göra det. Resultatet är att vi nu har lokaler som är bättre utformade efter de arbetsuppgifter vi faktiskt utför under en arbetsdag, och som främjar ett ännu närmare samarbete på avdelningen. Vi kommer nu att noga följa upp hur väl lokalerna stödjer vårt arbete, för att ta tillvara de goda erfarenheterna i kommande projekt, säger Lena Lundqvist, chef på Fastighetsavdelningen.

Anpassas efter verksamheten

Flera andra verksamheter har redan varit på studiebesök i det nya kontoret. Marie-Louise Edwin poängterar att kontoret dock inte är någon standardlösning. Ett aktivitetsbaserat kontor behöver anpassas utifrån verksamhetens behov. Innan ombyggnationen påbörjades gjordes flera enkäter om vad som fungerade bra och dåligt i nuvarande kontor. Det gjordes också beläggningsmätningar för att se hur ofta arbetsplatser stod tomma, vilket visade sig vara ofta.

Kontoret är byggt för upp till 60 personer. Just nu har 45 personer sin huvudsakliga arbetsplats på F6, så det finns utrymme för fler utan ombyggnationer. Antalet sittplatser är 147 varav 29 vid arbetsbord och 40 i mötesrum. På samma yta fanns tidigare 35 cellkontor och ett par mötesrum.

– Vi får så mycket mer på samma yta. Dessutom har vi fått ytor som vi inte hade förut, som ett trivsamt bibliotek, lounge, fler mötesrum och mycket annat, säger Marie-Louise Edwin.

Tysta platser populärt

Medarbetarna fick komma med önskemål och vara med i designprocessen. Många efterfrågade tysta platser och därför finns det många sådana. Efter ett halvår kommer det nya kontoret att utvärderas för att se om det behövs några förändringar. De som är på plats när Universitetsnytt besöker kontoret tre dagar efter inflytt är positiva till förändringen. ”Nytt och fräscht”, ”kul och jättefint” är några av omdömena från Fastighetsavdelningens medarbetare. Men det finns de som varit mer tveksamma.

– Många tycker det är jättefint, men en del har av naturliga skäl varit lite vilsna och undrar hur de ska bete sig. Innan flytten fanns också en viss oro och vi har öppnat för att alla ska få prata om den och vilka speciella behov de har. Det är viktigt att få information och inflytande i en sådan här process, säger Marie-Louise Edwin.

Hoppas fler blir nyfikna

En verksamhet som tittar på en liknande lösning är Stockholms Resilienscenter. I och med flytten till Albano kommer kontorsmiljön att bli aktivitetsbaserad, men de börjar redan nu titta på om de kan börja med arbetssättet i nuvarande lokaler. 

– Vi har hittat en modell för utveckling av Södra husets kontorsytor och har nu en prototyp med lösningar för till exempel väggar, glaspartier och golv. Belysning, akustik och ventilation har förbättrats avsevärt. Vi hoppas att fler ska bli nyfikna på denna typ av arbetssätt, säger Marie-Louise Edwin.

Forskning om kontor

Läs mer om kontorsforskning vid Stockholms universitet:

Kontorsforskaren om framtiden – Susanna Toivanen

Från forskare till konsult med hälsa i fokus – Aram Seddigh

För- och nackdelar med olika kontor enligt forskaren – Christina Bodin