När en fråga om lokalförändring kommit in i portalen tar någon av Fastighetsavdelningens lokalstrateger hand om frågan och kontaktar berörd institution för att höra mer om behov, hur många medarbetare som berörs med mera.

Utifrån denna analys tar Fastighetsavdelningen fram förslag på var och hur nya lokaler kan se ut. Sedan följer en process där Fastighetsavdelningen i samverkan med de som har lokalförändringsbehovet diskuterar utformningen av den nya lokalen. En central aktör i är naturligtvis även de fastighetsägare som universitetet hyr av. I dialog försöker de att hitta lösningar som fungerar bra för båda parter. När parterna hittat en lokal de tycker passar upprättas ett preliminärt hyresavtal så hyresgästen får en uppfattning om hyreskostnaden och övriga kontraktvillkor. Eftersom det generellt är institutionen/motsvarande som betalar flytten och hyran för lokalerna är det viktigt för dem att veta kostnaden. Det är även nu den konkreta planeringen för om- eller tillbyggnaden kan påbörjas.

Planering och genomförande av en lokalförändring involverar många personer. Förutom de som ska flytta involveras även bygg- och konsultfirmor. På Fastighetsavdelningen finns en projektledare och en biträdande sådan i större projekt. Även IT-avdelningen och Sektionen för säkerhet är involverade. Verksamheten är involverade i form av referens- och styrgrupper. Fastighetsägaren har en liknande organisation. I vissa fall kan det röra sig om hundratals personer som är involverade i ett lokalförändringsprojekt.

Sena ändringar blir dyra

Marie-Louise Edwin är projektledare vid Fastighetsavdelningen. Hon har bland annat arbetat med Studenthuset och nu senast flytten av Score. Hon understryker att lokalförändringsprocesser tar tid och att själva byggtiden ofta utgör enbart runt 30 procent av den tid som processen tar, resten är planering i olika form. Och det är då viktigt att den kommande hyresgästen redan tidigt är specifik med sina krav. Ju senare i processen ändringar måste göras desto dyrare blir de.

Enligt Marie-Louise fungerade Scores flytt mycket bra. Men eftersom huset är gammalt och kulturmärkt krävdes en del extraarbete, som att spränga under byggnaden för ett hisschakt och att installera ventilation. Fastighetsavdelningen erbjuder även en checklista för praktiska saker att tänka på som adressändring, visitkort m m.

I väntan på att lokalerna i Albano blir färdiga om några år råder det stor lokalbrist vid universitetet. Marie-Louise liknar ett lokalprojekt vid ett pussel eller 15-spel.
– När någon har behov av nya eller ändrade lokaler måste vi hela tiden ta hänsyn till hur den fortsatta ”flyttkedjan” kan se ut.