Hantering och bevarande av allmänna handlingar enligt de bestämmelser som anges främst i tryckfrihetsförordningen (TF) är en väsentlig del av informationssäkerheten vid en myndighet. Handling blir allmän alternativt när den inkommer till, förvaras hos eller upprättas hos myndigheten. I sistnämnda fallet blir den allmän när den expedieras, dvs offentliggörs. Om handlingen inte expedieras, blir den allmän när ärendet avslutas eller när myndigheten faktiskt upphör att behandla ärendet. Observera att utkast och koncept för synpunkter inte är allmänna handlingar.
En handläggare bedömer om ett dokument är allmän handling vid universitetet. En sådan handling kan begäras utlämnad.
Handläggaren ska också bedöma om allmän handling är offentlig eller inte. Av TF framgår att huvudregeln är offentlighet. I undantagsfall kan uppgifter i handlingar bli belagda med sekretess, men då måste det finnas särskilt stöd för detta i offentlighets- och sekretesslagen (OSL, 2009:400).