E-post

E-post är en tjänst som medger enkel och snabb överföring av meddelanden och filer. E-post är att jämställa med vykort, dvs. alla som har en möjlighet att del av datakommunikationen kan läsa innehåll och bifogade filer i klartext. Avsändaren kan skriva vilket namn eller e-postadress som helst som avsändare och därmed låtsas vara en annan person. Därför är det viktigt att tänka på om den information i form av text eller filer som skickas kan behöva lämpligt skydd. Det finns olika möjligheter till skydd som t.ex. kryptering och signering av e-post och bifogade filer.

E-postmeddelanden som inkommer utifrån till universitetet räknas som till myndigheten inkomna och är därmed allmänna handlingar i samma utsträckning som konventionell post. Det innebär att enligt offentlighetsprincipen har vem som helst rätt att ta del av sådana meddelanden, förutsatt att innehållet inte är hemligt. Myndigheten är skyldig att på begäran pröva en framställning om att få ta del av sådana meddelanden på samma sätt som gäller för annan post som inkommit till myndigheten. E-postmeddelanden räknas som inkomna när de kan läsas på skärmen, även om mottagaren befinner sig på annan plats än tjänstestället när meddelandet visas på skärmen. Interna meddelanden som blir normalt inte allmänna handlingar i och med att de mottagits, om det inte väcks ett formellt ärende, t.ex. ett personalärende eller fråga om vissa yttranden.

Som allmänna handlingar räknas också e-postmeddelanden som skickas ut från universitetet i samma utsträckning som andra handlingar som expedieras.

E-post,skadlig kod, bluffmail, nätfiskemail samt skräppost

Stockholms universitet har installerat program som skydd mot skadlig kod på din dator samt i e-posten och bifogade filer, samt centralt skydd mot inkommande och utgående bluffmail, nätfiskemail och skräppost. Även om dessa program uppdateras kontinuerligt finns risk för intrång och försök till stöld av dina uppgifter och identitet och det är därför viktigt att dessa rekommendationer alltid följs:

  • Öppna inte okända filer
  • Var försiktig med e-post från okända
  • Var försiktig med bifogade filer och länkar i e-post även från personer du känner
  • Innan du klickar på en länk i ett e-postmeddelande, håll musen över länken för att bedöma om den verkligen är äkta
  • Stäng av alla funktioner som öppnar filer automatiskt
  • Anmäl omedelbart misstänkt skadlig kod och nätfiskemail till Helpdesk
  • Låt den infekterade filen/erna ligga orörd – spara inte ned den på nätverket
  • Skicka inte smittad e-post vidare
  • Om du i övrigt är osäker på hur du ska agera, kontrollera alltid med Helpdesk

Anmälan av skadlig kod och nätfiskemail syftar till att kunna begränsa spridningen, att den skadliga koden rensas bort och att en analys av var den skadliga koden kommer ifrån kan genomföras.

Du hittar mer information om hur du kan hantera och identifiera bluffmail, nätfiskemail samt skräppost i artikeln som finns länkad längst ner på sidan.

 

Säker kommunikation

Att kommunicera mellan olika parter och system har risker med att obehörig kan få ta del av denna kommunikation samt förvanska denna.

När du använder en dator på distans för åtkomst till resurser på universitetets nätverk bör en säker kommunikationskanal som VPN, SSH eller HTTPS användas.

Du hittar länk till mer information om den centrala tjänsten Fjärranslutning (VPN) längs ner på sidan.

Var även noga med att kontrollera när du surfar till en universitetsresurs och tjänst att det verkligen är en universitetsadress, speciellt vid inloggningstillfället eller när personuppgifter eller känslig information överförs, för att försäkra dig om att kommunikationen är säker. Exempel på säker kommunikation är att adressen föregås av HTTPS:// , Ett hänglås skavisas vid adressfältet och din webbläsare ska inte uppvisa några varningar om fel.