Stockholms universitets handlingar är normalt offentliga. Det finns dock vissa regler som gör att handlingar kan undantas från offentlighetsprincipen. Undantag från denna regleras främst i OSL. Information som omfattas av sekretess är t ex information om pågående upphandling, känslig information i personal- eller studentärenden och information om myndighetens säkerhetsskydd.
Information som hanteras vid Stockholms universitet klassas och hanteras utifrån dess känslighet och utifrån myndighetens behov av få snabb åtkomst till informationen. Klassningen anger vilket tekniskt skydd informationen ska ha.
Med detta avses att

  • Informationen skyddas från obehörig insyn – sekretess.
  • Informationen hanteras korrekt – riktighet.
  • Informationen finns tillgänglig för rätt person vid rätt tillfälle – tillgänglighet.

Sekretess måste prövas varje gång någon vill få ut en viss handling; att informationen tidigare bedömts vara sekretessbelagd innebär inte med automatik att samma bedömning görs vid nästa tillfälle. Sekretess måste alltid ha lagstöd i OSL.
Tjänstemannen prövar sekretessen, men kan också begära att förvaltningschefen låter göra detta samt ska då informera en sökande om detta förfarande och att myndighetens beslut kan överklagas till prövningsinstans, kammarrätten, inom tre veckor.
Den som är part i ett ärende har i regel rätt till insyn i detta oavsett om handlingarna är offentliga eller inte.
Känslig och sekretessbelagd information får inte lämnas till obehöriga. Extra uppmärksamhet kring sådan information krävs när man skriver e-post, gör utskrifter eller lagrar information på flyttbart media (t.ex. USB-minne eller CD-skiva).