Medarbetarwebben

Stockholms universitets medarbetarwebbplats

Skriv ut

Upp

Innan du påbörjar din upphandling

"Det skall vara lätt att göra rätt". Att tänka på innan du startar upphandlingen.

Upphandlingsförfaranden

Det finns olika sätt att upphandla beroende på vad som ska upphandlas och på kostnaderna för det som ska upphandlas.

Upphandlingsförfaranden

Sekretess

Stockholms universitets handlingar är som huvudregel offentliga. Det finns dock vissa regler som gör att handlingar kan undantas från offentlighetsprincipen. Under upphandling råder absolut sekretess. Det innebär att anbud och ansökningar är hemliga under pågående upphandling.

Sekretess

Förfrågningsunderlag

Förfrågningsunderlaget är det underlag för anbud som en upphandlande myndighet tillhandahåller en leverantör inför en upphandling. Till förfrågningsunderlaget hör även de handlingar som kompletterar det. Den väsentligaste uppgiften i förfrågningsunderlaget är att ange föremålet för upphandlingen, som ska anges preciserat och begripligt. Ett väl utarbetat förfrågningsunderlag med en tydlig struktur underlättar för leverantörerna i arbetet med att utarbeta anbud men också för myndigheten vid utvärderingen av anbuden och vid utformningen av avtalet med vald leverantör.

Förfrågningsunderlag

Miljöhänsyn vid upphandling

EG-direktiven om offentlig upphandling innehåller bestämmelser om hur upphandlande myndigheter vid upphandling kan bidra till att skydda miljön och främja en hållbar utveckling. Reglerna bidrar även till att uppnå förmånliga inköp med avseende på kvalitet och pris. Hållbar utveckling är ett samspel mellan de tre delarna, ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet.

Miljöhänsyn vid upphandling

Tidsfrister

Vid de olika upphandlingsförfarandena gäller olika tidsfrister för lämnande av anbud och ansökan om att få lämna anbud. De olika tidsfristerna anges i LOU.

Tidsfrister

Annonsering

Upphandlingar över tröskelvärdena ska i de flesta fall annonseras i EUT/TED. Upphandlingar under tröskelvärdena och av B-tjänster oavsett värde m.m. ska – utom i vissa särskilda fall – annonseras nationellt i Allego/Anbudsjournalen.

Annonsering

Anbudsmottagning och anbudsöppning

Anbudsprövning och anbudsutvärdering

Beslut och dokumentation

Hos den upphandlande myndigheten ska finnas dokumenterat de skäl som utgjort grund för antagande av visst anbud samt vad som i övrigt förekommit av betydelse vid anbudsprövningen.

Beslut och dokumentation

Tilldelningsbeslut

När tilldelningsbeslutet fattats ska underrättelse om skälen samt vem/vilka som tilldelats uppdraget meddelas samtliga anbudssökanden/anbudsgivare.

Tilldelningsbeslut

Avtalsskrivning

När en upphandlande myndighet skrivit ett kontrakt med en leverantör, är de båda civilrättsligt bundna att följa kontraktet.

Avtalsskrivning

Standardavtal

Standardavtal fyller en central funktion. Standardavtalet är det mest tidseffektiva sättet att producera stora mängder avtal och i stort sett alla använder sig av dessa dokument.

Standardavtal

Beställning

Enligt LOU ska ett upphandlingskontrakt/beställning vara skriftligt och undertecknat av båda parter för att vara giltigt.

Beställning

Uppföljning

Uppföljning/avtalsvård handlar om ansvar för avtal och hur man underhåller och dokumenterar t ex förändringar och eventuella förlängningsklausuler.

Uppföljning

Arkivering

När en upphandling har avslutats ska arkivlagen iakttas.

Arkivering

Blanketter, mallar och standardavtal

Användningen av dessa blanketter, mallar och standardavtal underlättar arbetet med ett upphandlingsärende.

Blanketter, mallar och standardavtal

Övrig information

Här finns information om Stockholms universitets organisationsnummer, VAT-nummer och NUTS-kod (används vid annonsering i TED).

Övrig information

Kontakt

Upphandlingsfunktionen
Har du upphandlingsfrågor eller behöver rådgivning vid upphandling kontakta någon av oss:

Ulla Forsberg Fröman
Upphandlingsansvarig, lokala ramavtal och statistik
Tfn: 08-16 22 58
E-post: ulla.forsberg@su.se

Thomas Torpfeldt
Upphandlingsansvarig och "Enklare inköp" (E-handelsprojektet)
Tfn: 08-16 13 12
E-post:thomas.torpfeldt@su.se

Magnus Calais
Upphandlingsjurist
Tfn: 08-16 36 63
E-post: magnus.calais@su.se

Fler kontaktuppgifter

Upphandling vid universitetet

Regler och riktlinjer för upphandling.

Regelboken: Bok 3