Rektor 2014-11-06, dnr SU FV 2.6.2-3133-14

Detta beslut ersätter tidigare beslut fattat av förvaltningschefen 2004-01-21, dnr SU 38-0156-04.

Med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, ändrad genom RA-FS 1997:6) beslutar rektor att föreskrifterna ska tillämpas vid Stockholms universitet enligt följande. Av Riksarkivets föreskrifter framgår att dessa föreskrifter och Stockholms universitets tillämpningsbeslut gäller om det inte finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag, förordning, föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag (exempelvis Riksarkivets myndighetsspecifika författningar, RA-MS).

Gallring får ske enligt 7-8 §§, RA-FS 1997:6, under förutsättning att

  • allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts,
  • handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning, föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts,
  • tidsfrist för revision och preskription har gått ut och
  • betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört.

Handlingar som tillkommit före 1980 får inte gallras med stöd av detta beslut.

Med stöd av angivna föreskrifter fastställs tidsfrister för gallring av handlingar som framgår nedan och avser handlingar vid både universitetsförvaltningen och institutioner/motsvarande. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen får gallras omedelbart eller när den inte längre behövs, om inget annat anges.

För fortsättningen av beslutet, vänligen se bilagan nedan (PDF).