Rektor 2013-09-12 (dnr SU FV-2.6.2-2564-13)

Ansvarig enhet: Sektionen för arkiv och registratur

Arkivbildare

Samtliga beslutande organ inom Stockholms universitet, avdelningar (motsv) vid universitetsförvaltningen, institutioner (motsv) samt forskningsprojekt vid institutioner -om inte annat är bestämt i avtal- bildar arkiv som består av allmänna handlingar vid dessa organ.

Organisation och ansvar

Förvaltningsorganisationen

Chefen för Tekniska avdelningen har det övergripande ansvaret för dokumenthantering, arkivbildning och arkivvård vid universitetet, vilket ansvar administreras av Sektionen för arkiv och registratur vid avdelningen.

Chefen för Sektionen för arkiv och registratur ansvarar under chefen för Tekniska avdelningen bl a för att vid Stockholms universitet

  • bevaka gällande författningar och bestämmelser och att utarbeta interna föreskrifter inom arkiv- och dokumenthantering,
  • handlägga/föredra ärenden i frågor rörande arkiv- och dokumenthantering,
  • redovisa universitetsförvaltningens arkivbildning och vårda universitetets centrala arkiv,
  • bistå institutionerna (motsv) och universitetsförvaltningens avdelningar (motsv) i deras arkiv- och dokumenthantering,
  • bedriva internutbildning samt sprida information och kunskap om arkiv- och dokumenthantering.
     

Institutioner (motsv)

Huvudansvaret för dokumenthantering och arkivvård vid institution (motsv) ligger hos institutionsstyrelsen/prefekt (motsv), vilken utser arkivvårdare. Meddelande om utsedd arkivvårdare lämnas till arkivfunktionen vid Sektionen för arkiv och registratur vid Tekniska avdelningen.

Arkivansvarig ansvarar för att

  • handlägga ärenden rörande arkiv- och dokumenthantering vid institution (motsv),
  • arkivvård och arkivläggning sker på föreskrivet sätt,
  • upprätta arkivbeskrivning och andra för arkivvården anvisade centrala dokument,
  • vid behov lämna förslag om gallring av handlingar och informera arkivfunktionen om förändringar i arkivbildningen vid institutionen (motsv),
  • avlämning av arkivhandlingar sker till centralarkiv,
  • säkerställa volymbildning och etikettering av volymer, upprätta institutionens (motsv) arkivförteckning, arkivbeskrivning och andra för arkivvården anvisade centrala dokument,
  • verkställa föreskriven gallring av arkivhandlingar.
     

Arkivvård

Arkivredovisning

Universitetsförvaltningen och samtliga institutioner (motsv) ska upprätta och fortlöpande årligen komplettera arkivbeskrivningar, arkivförteckningar och andra för arkivvården anvisade centrala dokument. Vid förtecknandet redovisas arkivbestånden i huvudavdelningar och underavdelningar. Arkivhandlingarna ska så snart som möjligt sammanföras i volymer som ska etiketteras. Särskilda bestämmelser tillämpas för arkivering av digitala handlingar.

Förvaring och skydd av handlingar

Arkivhandlingarna ska förvaras i låst, helst brandsäkert utrymme (rum eller skåp). I utrymmet ska endast förvaras arkivalier (inte blankett- och skrivmaterial, tryck, möbler, maskiner m m).
Arkivhandlingarna ska skyddas mot obehörig åtkomst. De bör endast efter medgivande från universitetsförvaltning/institution (motsv) vara tillgängliga för personer som inte tillhör myndigheten. Vid utlämnande ska kontroll ske av hur handlingarna kommer att hanteras.

Ansvar för nyckelhantering för centralarkiv äger arkivfunktionen och vid institutionerna (motsv) arkivansvarig.

Universitetets olika arkiv ska hållas skilda från varandra.

Arkivhandlingar ska förvaras och skyddas så att den fysiska och logiska kvaliteten säkerställs och vara uppställda i enlighet med angivelser i arkivförteckning.

Leveranser till centralarkivet

Institutionen (motsv) svarar för att arkivhandlingarna förvaras enligt gällande bestämmelser före leverans till centralarkiv. Handlingarna ska förpackas och levereras till centralarkiv enligt anvisningar från arkivfunktionen. Tidpunkt för leverans avtalas med denna organisation. Efter leverans till centralarkiv svarar arkivfunktionen för förvaring och arkivvård. Ansvaret för själva bestånden kvarstår dock hos arkivbildaren eller den organisation som har övertagit ansvaret för tidigare verksamhet och handlingar.

Gallring

Gallringar bör verkställas minst en gång om året och får ske endast enligt föreskrivna eller medgivna gallringsbeslut.

Arkivlån

Interna lån från central- och institutionsarkiv kvitteras och markeras på för ändamålet lämpligt sätt. Regelmässigt bör endast hela volymer, inte lösa handlingar, lånas.

Lån av arkivhandlingar från och till andra myndigheter handläggs av arkivfunktionen.

Övrigt

För sekretessbeläggning av arkivhandlingar och hantering av sådana, hänvisas till juristfunktionen vid Ledningskansliet.