Beslut Rektor 2016-04-21 (dnr SU FV 1.1.2-1262-16)

Ansvarig enhet: Avdelningen för planering och ledningsstöd

Stockholms universitet ingår en mängd avtal med externa parter i den verksamhet som bedrivs, vilket ger upphov till frågor av främst juridisk och ekonomisk karaktär. Många svar återfinns i Regelboken på Stockholms universitets hemsida och kan även sökas genom kontakt med universitetsförvaltningen. Detta dokument ger en övergripande beskrivning av rutinerna för avtalsarbete vid Stockholms universitet. Syftet är att underlätta för alla medarbetare som kommer i kontakt med avtalsskrivande i sitt arbete.

Följande bör särskilt beaktas vid avtalstecknande:

Stockholms universitet utgör en del av den juridiska personen staten. Motparten i avtalet måste vara antingen en fysisk eller juridisk person. Om motparten är en annan statlig myndighet föreligger inget avtal i rättslig mening, staten är i sin helhet en juridisk person, utan en skriftlig överenskommelse tecknas.

Alla avtal och överenskommelser där Stockholms universitet är part ska regleras skriftligen.

Rektor är universitetets firmatecknare och därmed den som tecknar avtal i universitetets namn. Rektor kan delegera rätten att teckna avtal, vilket framgår av universitetets delegationsordning. Rektor har delegerat till förvaltningschefen att, enskilt eller tillsammans med rektor, teckna universitetets firma och ingå avtal för universitetet.

I vicerektors uppgifter ingår att inom ramen för fakultetens ekonomiska resurser ingå avtal för områdets (och dess fakulteters/institutioners) räkning. Vicerektor kan delegera denna uppgift till dekanus och/eller prefekt. Undantag gäller för uppdragsavtal överstigande 250 000 kronor och bidragsavtal överstigande 5 000 000 kronor, som ska tecknas av rektor. I de fall rektor ska underteckna ett avtal ska även prefekten signera. Undantag gäller vidare för avtal  avseende projekt med internationella forskningsfinansiärer. Dessa granskas av Avdelningen för forskningsstöd och undertecknas, enligt universitetets delegationsordning, av chefen för Avdelningen för forskningsstöd.  Avtal avseende projekt inom utbildningsprogram undertecknas, enligt universitetets delegationsordning, av chefen för Studentavdelningen.

En anställd som saknar rätt att sluta avtal kan inte ingå avtal med bindande verkan för universitetet. Ett avtal som tecknats av anställd som saknar rätt att sluta avtal kan dock godkännas i efterhand av överordnad, med följd att universitetet blir bundet vid avtalet.

Stockholms universitet har en ekonomimodell som gäller från 2009. Syftet är att ge universitetet och finansiärerna en bättre uppfattning om storleken på de indirekta kostnaderna samt skapa ett underlag för en bättre kostnadstäckning från finansiärerna och därmed även en bättre ekonomi för institutionerna. Samtliga kostnader ska täckas i alla avtal om uppdragsverksamhet. I avtal rörande verksamhet finansierad av bidrag ska eventuell medfinansiering redovisas. Mer information återfinns i Regelboken Bok 3 - Ekonomi samt på universitetets hemsida.

Förberedelser

Det är bra att utse en person som ska vara ansvarig för hanteringen fram tills dess att avtalet är påskrivet och att göra en tidsplan som lämnar utrymme för justeringar allt eftersom avtalet arbetas fram.

Ta kontakt med berörda personer, dels den som ska underteckna avtalet i slutändan, dels de som är inblandade i upprättandet av avtalet, så att alla är förberedda och kan avsätta tid.

Behöver en upphandling göras? Vidare information och handledning återfinns i Regelboken Bok 3 - Upphandling.

Genomförande
Checklista för avtalsskrivande

Generellt:

  • Avtalsparter och firmatecknare ska anges tydligt i avtalet. Ange parternas organisationsnummer och adress (Stockholms universitet har organisationsnummer 202100-3062). Kontrollera särskilt att avtalet tecknas av behörig firmatecknare. Ange tydligt vilken institution/enhet inom Stockholms universitet det gäller och vem som är kontaktperson hos respektive part.
  • Om avtalsförslaget upprättats av motparten bör det kontrolleras att samtliga villkor och bilagor som det eventuellt hänvisas till i avtalet finns bilagda.
  • Avtalet bör innehålla en kort bakgrundsbeskrivning, innehållande bland annat syfte och målsättning med avtalet.
  • Parternas relation till varandra, respektive åtaganden och ansvarsfördelning ska framgå tydligt och lättillgängligt.
  • Reglering av de ekonomiska villkoren ska anges tydligt. Kontrollera särskilt om budgeten är verifierad, att det finns en betalningsrutin angiven och om det finns någon ekonomisk risk. Överenskomna belopp anges exkl. moms.
  • Avtalets giltighetstid, d.v.s. när avtalet träder i kraft liksom när och hur det avslutas, samt uppsägningstid ska tydligt framgå, liksom hur parterna ska agera vid eventuellt avtalsbrott och förtida upphörande. Automatisk förlängning av avtal är i normalfallet inte att rekommendera. Samarbetet/projektet bör utvärderas innan avtalet förlängs.
  • Sekretessklausul ska vara acceptabel. Eftersom universitetet är en statlig myndighet måste reglerna om allmänna handlingars offentlighet följas. Eventuell sekretess måste därför ha lagstöd i Offentlighets- och sekretesslag (2009:400). Under inga omständigheter kan universitetet åläggas en skyldighet att hemlighålla information som universitetet enligt lag måste avslöja. Universitetet är även skyldigt att arkivera sina allmänna handlingar, vilket innebär att dessa inte kan skickas tillbaka eller förstöras om motparten önskar avtala om det.
  • Avtalet ska innehålla acceptabla villkor för skadestånd varvid ett beloppstak för parternas skadeståndsskyldighet bör anges. Universitetet ska inte acceptera ekonomiskt ansvar för indirekt skada. Vite bör inte heller accepteras.
  • Avtalet bör innehålla en klausul om force majeure, vilket innebär en oförutsedd, extraordinär händelse såsom krig, naturkatastrof, importförbud och liknande som omöjliggör fullgörandet av ingångna avtal.
  • Eventuella avtalsändringar ska vara skriftliga och godkännas av samtliga avtalsparter.
  • Hur en eventuell tvist ska avgöras ska tydligt framgå. I avtal med svenska parter är alternativen två; svensk domstol eller skiljeförfarande. Skillnaderna mellan dessa två är flera, vilket förfarande som är lämpligast beror på omständigheterna. Ett domstolsförfarande är offentligt och medför en möjlighet att överklaga domen så att tvisten avgörs i två instanser. Detta innebär dock att processen kan bli utdragen. Skiljeförfaranden avgörs endast i en instans där parterna själva bestämmer skiljenämndens sammansättning, avgör vilket lands lag som ska tillämpas samt var förfarandet ska äga rum. Skiljeförfarandet är inte offentligt men skiljedomen är i större omfattning än vad som gäller för domstolsdomar verkställbar även utomlands. Nackdelen med ett skiljeförfarande är att det vanligtvis blir betydligt mer kostsamt än ett domstolsförfarande då parterna svarar för samtliga uppkomna kostnader. Vid avtal som rör stora belopp och sträcker sig över lång tid kan skiljeförfarande vara motiverat, liksom i internationella sammanhang. I avtalsförhandlingar med internationella motparter kan det vara svårt att enas om tvistelösning i Sverige. Alternativa lösningar kan då bli aktuella, men en riskbedömning måste göras i varje enskilt fall. Om motparten är en annan myndighet måste tvisten dock lösas genom förhandling, företrädesvis på ledningsnivå och i sista hand av regeringen, eftersom alla statliga myndigheter utgör en och samma juridiska person. Vid internationella avtal ska som huvudregel svensk lag tillämpas vid tvistlösning.

Främst för forskningsavtal/forskningsuppdrag:

  • Avtalsområdets organisation bör anges, projektansvarig, styrformer, rapportering och utvärdering o.s.v.
  • Hur eventuella uppdrag är finansierade ska tydligt framgå, d.v.s. såväl finansiering av direkta som indirekta kostnader ska anges.
  • Ägande- och nyttjanderätt till resultat ska tydligt regleras. Som huvudregel gäller att Stockholms universitet inte äger resultatet av den forskning som bedrivs vid universitetet utan resultatet tillhör universitetets anställda forskare. Ägande- och nyttjanderätt kan dock överlåtas genom avtal. Vid uppdragsavtal är villkoret ofta att resultatet ska tillkomma uppdragsgivaren, detta måste dock alltid medges av universitetets forskare genom skriftligt avtal. Det är också viktigt att Stockholms universitet/dess forskare tillförsäkras en rätt att använda resultatet i vidare forskning och utbildning. Vid bidragsavtal tillfaller som regel resultatet forskarna själva.
  • En klausul beträffande publicering ska vara acceptabel. Tiden för motparten att granska forskningsresultat, eller utnyttja option för patentansökan, innan resultat får publiceras bör uppgå till max 90 dagar. Stockholms universitet bör alltid omnämnas som part i samband med publicering av resultat.

Avtalsgranskning
Institutionen/enheten

Då flera institutioner/enheter tillsammans ska ingå avtal med en extern part ska de innehållsmässiga delarna av avtalet kontrolleras vid samtliga deltagande institutioner/enheter. En av dessa ska utses som huvudansvarig för att avtalet kontrolleras och säkras.

Fakultetskansliet

Fakultetskanslierna utgör första instans vid granskning och rådgivning i samband med avtalsarbete inom fakulteterna. Beträffande frågor av främst ekonomisk eller juridisk karaktär kan fakultetskanslierna sedan vända sig till Ekonomiavdelningen respektive Avdelningen för planering och ledningsstöd för råd och stöd. Fakultetskanslierna föredrar ärendet för rektor om avtalet ska tas upp på rektorsföredragning.

Avdelningen för planering och ledningsstöd

Avtalshanteringen vid Avdelningen för planering och ledningsstöd består främst av granskning och rådgivning och i enstaka fall av förhandling och upprättande av avtal. God framförhållning rekommenderas i samtliga kontakter i samband med avtalsarbete. Avdelningen för planering och ledningsstöd ska alltid granska de avtal som slutligen ska undertecknas av universitetsledningen. Efter förfrågan granskas även avtal åt institutioner/enheter som slutligen ska undertecknas på institutions-/enhetsnivå.

Avtalsgranskningen innebär en genomläsning och analys av avtalets innehåll, med fokus på de rättsliga aspekterna. Bedömningen kan bli att åtgärder behöver vidtas innan ett undertecknande kan ske, t.ex. att villkor behöver ändras eller utgå, vilket kan leda till en förhandlingssituation med motparten. Kontakten med motparten sköts i första hand av institutionen/enheten.

Avdelningen för planering och ledningsstöd är även behjälplig vid upprättande av avtal.

Avdelningen för forskningsstöd

Avdelningen för forskningsstöd granskar avtal avseende projekt med internationella forskningsfinansiärer, bl a avtal inom ramen för EU:s ramforskningsprogram.

Studentavdelningen

Studentavdelningen, i samverkan med Avdelningen för forskningsstöd, granskar avtal avseende projekt inom utbildningsprogram.

Avslutande åtgärder

När avtalet är klart för undertecknande ska det diarieföras. När avtalet väl är undertecknat ska det delges berörda personer. Ett original skickas alltid till registrator för arkivering.

Det är av stor vikt att avtalet är undertecknat av samtliga parter innan det arbete avtalet omfattar påbörjas. Samtliga avtalsparter ska behålla ett undertecknat original.

Då rektor ska underteckna avtalet ska det skickas till rektorsföredragningen som äger rum varje torsdag, enligt anvisningar som återfinns på universitetets hemsida. Där återfinns även anvisningar för förfarandet då avtal ska undertecknas av förvaltningschefen. Även förvaltningschefen fattar beslut på torsdagar efter skriftlig föredragning enligt särskilda anvisningar på universitetets hemsida.