Rektor 2016-12-22, dnr SU 301-0180-10.

Kommunikationspolicyn har reviderats 2016-12-22 utifrån Strategier för Stockholms universitet 2015-2018 och tillhörande åtgärdsplan.

Stockholms universitets kommunikationspolicy omfattar universitetets strategiska kommunikation, det vill säga målinriktad, formell kommunikation, intern såväl som extern, samt kommunikation utifrån medarbetares funktionella ansvar i organisationen som företrädare för Stockholms universitet. Kommunikation är ett strategiskt och operativt verktyg som kan användas som stöd för att underlätta genomförande av uppdrag och nå uppsatta mål.

Denna policy begränsar inte medarbetarnas rätt att använda sin grundlagsskyddade yttrandefrihet eller rätten att lämna uppgifter för publicering i media (meddelarfrihet). Dessa fri- och rättigheter regleras i tryckfrihetsförordningen (TF) och yttrandefrihetsgrundlagen (YGL) och är överordnade policyn.

Övergripande om kommunikation

I högskolelagen (1992:1434) står: "I högskolornas uppgift ska ingå att samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet samt verka för att forskningsresultat tillkomna vid högskolan kommer till nytta."

Stockholms universitets kommunikation är en viktig del av samverkan med det omgivande samhället och bidrar till att profilera universitetet. Kommunikationen ska stärka kunskapen om hur forskning och utbildning tillför kunskap och bidrar i beslutsfattande och samhällsutveckling. Den ska även ge kontinuerlig inblick i universitetets verksamhet.

Kommunikationens roll är att öka kunskapen om universitetets verksamhet hos olika målgrupper samt skapa goda och långsiktiga relationer med universitetets omvärld.

Den interna kommunikationen ska dessutom medverka till att skapa ett öppet kommunikationsklimat, delaktighet, motivation samt bidra till ökad effektivitet och kvalitet i arbetet.

I händelse av kris är roller och ansvar för kommunikationen tydligt definierade.

Stockholms universitets kommunikationskanaler får som regel inte användas för spridning av marknadsföringsbudskap från företag, enskilda personer eller föreningar.

Kommunikation och förtroende

Den information som kommer från Stockholms universitet ska vara pålitlig. Det är en grundläggande skyldighet för universitetet som myndighet, och uppgiften som forsknings- och utbildningsinstitution gör detta än viktigare.

Stockholms universitets externa och interna kommunikation ska vara:

  • sann och korrekt
  • tillgänglig och öppen
  • trovärdig och begriplig


Detta innebär bland annat att kommunikationsaktiviteter i möjligaste mån ska vara målgruppsanpassade, dvs. utformade med mottagarens behov och förutsättningar i fokus. Det innebär också att universitetet är öppet och transparent gentemot allmänhet, press och media, även med svagheter och brister, och tillgängliga i sociala medier.

Kommunikationsansvar

  • Chefers ansvar

    Ansvaret för kommunikation följer den övriga ansvarsfördelningen vid Stockholms universitet. Rektor har det övergripande ansvaret och respektive chef ansvarar inom sina verksamhetsområden för att den externa och interna kommunikationen fungerar väl och följer de riktlinjer som finns.

  • Medarbetares ansvar

    Alla medarbetare har ett ansvar för att dels bidra till en god dialog på arbetsplatsen, dels skapa god kommunikation mellan universitetet och relevanta externa målgrupper. Medarbetarna har också en skyldighet att tillägna sig den information som behövs för att förstå verksamheten och utföra sitt arbete. Medarbetare är dessutom, i enlighet med förvaltningslagen, skyldiga att skyndsamt besvara frågor om verksamheten och förmedla allmänna handlingar till allmänheten.

  • Kommunikatörernas roll

    Kommunikatörer på alla nivåer i organisationen utgör ett strategiskt och operativt stöd till chefer, projektledare och övriga medarbetare i frågor som rör kommunikation. Kommunikatörens roll är att bidra till att kommunikationen inom universitetet och med externa intressenter är resurseffektiv, ändamålsenlig och koordinerad.

    Begreppet kommunikatör innefattar specialister som till exempel informatörer, webbredaktörer, forskningskommunikatörer, utbildningskommunikatörer, pressansvariga, journalister och grafiska formgivare.

Medierelaterad kommunikation

Alla anställda vid universitetet omfattas av meddelarfrihet. Det innebär att varje anställd har rätt att lämna uppgifter till media för publicering. Det är förbjudet för överordnade och kollegor att efterforska vem som kontaktat media. Meddelarfriheten innebär dock inte att samtliga medarbetare har rätt att uttala sig i universitetets namn eller företräda universitetet i media.

Rätten att uttala sig i universitetets namn följer medarbetarens funktionella ansvar i organisationen. Vid frågor som berör den forskning som bedrivs vid universitetet ska frågan hänvisas till den eller de forskare som har sakkunskap inom området. Vid övriga frågor gäller, om inte annat överenskommits, nedanstående talesmannaordning till media:

  • Rektor och prorektor är talespersoner i universitetsövergripande frågor
  • Vicerektorerna är talespersoner i respektive områdes frågor.
  • Förvaltningschef/universitetsdirektör och ställföreträdande förvaltningschef är talespersoner i förvaltningsfrågor.
  • Dekaner, prefekter/motsv. är talespersoner i fakultetens/institutionens/motsv. frågor.
  • Kommunikationschefen är talesperson i överenskomna fall.

Juridiska ramar

Det finns många lagar och förordningar som är tillämpbara på såväl intern som extern kommunikation:

  • Regeringsformen och tryckfrihetsförordningen reglerar allas rätt till åsiktsfrihet, yttrandefrihet och informationsfrihet
  • Förvaltningslagen reglerar serviceskyldigheten gentemot medborgarna
  • Högskolelagen anger högskolornas och universitetens skyldighet att samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet
  • Högskoleförordningen reglerar rätten till utbildningsinformation

Även upphovsrättslagstiftningen, personuppgiftslagen, jämställdhetslagen, lagen om likabehandling av studenter och lagen om medbestämmande i arbetslivet påverkar lärosätets information och kommunikation.