Rektor 060629

Ansvarig enhet: Ledningskansliet

All representation vid Stockholms universitet ska ingå som ett naturligt led i universitetets verksamhet. Representationen kan vara antingen extern eller intern. Gemensamt för båda är att representationen alltid ska ha omedelbart samband med och direkt värde för verksamheten. Representationen får heller inte vara lyxbetonad och bör som regel vara spritfri. Representationen får heller inte vara av den karaktären att den kan äventyra universitetets goda rykte (t ex nattklubbsbesök).

Kravet på omedelbart samband avser såväl tidpunkten och platsen för representationen som de deltagande personerna. Detta betyder att representation inte bör ske i hemmet och inte får omfatta privata levnadsomkostnader, t ex för sällskapsliv, personlig gästfrihet osv.

Representation ska utövas återhållsamt. Ofta förekommande representation mot en och samma person eller grupp av personer ska undvikas. Konferenskostnader m.m. tillsammans med icke-anställda är inte representation.

Beslut om representation

Representation för universitetet ankommer på rektor, prorektor och förvaltningschef eller på den åt vilken de i det enskilda fallet ger detta uppdrag.

Representation för organ inom universitetet ankommer för fakultet på dekanus, för institution/motsvarande på prefekt/motsvarande och för förvaltningen på enhetschef eller den/de, åt vilken han/hon i det enskilda fallet ger detta uppdrag.

Externrepresentation

Extern representation ska rikta sig till universitetets kontakter med omvärlden, andra universitet och högskolor, enskilda forskare, företag eller liknande. Representationen avser i huvudsak sådan gästfrihet som p g a sedvänja visas utomstående besökare.

Ersättning för deltagande av universitetsrepresentantens eller svensk gästs make/maka medges endast undantagsvis och med särskild motivering, vilken klart ska framgå av verifikationsunderlaget. Antalet interna representanter ska vara skäligt i förhållande till antalet externa representanter samt relaterat till syftet med representationen.

Internrepresentation

Intern representationen riktar sig till universitetets anställda och studenter och är i först hand en form av personalvård. Endast personalfester två gånger per år samt informationsmöten där information lämnas till de anställda (”envägskommunikation”) räknas som intern representation.
Förutsättningar för att intern representation ska anses föreligga är:

  • att det är fråga om interna möten för universitetet
  • att sammankomsten har en varaktighet på högst en vecka
  • att det inte är fråga om möten som regelbundet hålls med korta mellanrum
  • att måltidsarrangemangen är gemensamma

Notera att representation som riktar sig mot institutionsstyrelse med externa ledamöter och studenter, planeringskonferenser, planeringsmöten samt interna kurser om till exempel budgetering, personalfrågor, forsknings- och utbildningsfrågor, inte är att betrakta som intern representation, utan som personalförmåner!

Personalvårdsförmåner och gåvor

Personalvårdsförmån
Personalvårdsförmån är t ex enklare förfriskningar och förtäring på arbetsplatsen som inte är direkt ersättning för utfört arbete utan avser enklare åtgärder i syfte att skapa trivsel i arbetet eller liknande, exempelvis fruktkorgar, kaffe och liknande.

Friskvård är en särskild form av personalvårdsförmån. För mer information om friskvård kontakta personalbyrån.

Gåvor
Gåvor från Stockholms universitet bör ha anknytning till universitetet och dess verksamhet.
Gåvor kan indelas i tre kategorier, gåvor i marknadsföringssyfte, representationsgåvor och gåvor till anställda.

Gåvor i marknadsföringssyfte
Med gåvor i marknadsföringssyfte avses artiklar utan personlig karaktär och av förhållandevis obetydligt värde.

Representationsgåva
I samband med att viktiga avtal tecknas eller värdefullt samarbete inleds/avslutas samt vid invigningar och jubileer kan representationsgåva överlämnas till representant för annan myndighet, företag eller liknande. Exempel på sådan gåva är blomsteruppsats, bok, chokladask, fruktkorg eller liknande. En förutsättning för representation i denna form är att det föreligger ett omedelbart samband med högskolans verksamhet. Utgift för krans eller bukett i samband med dödsfall räknas också som representationsgåva.

Gåvor till anställda
Generellt ska gälla stor återhållsamhet med gåvor till anställda. Gåvor accepteras endast i form av julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva. Värdet på gåvorna får inte överstiga de av Skatteverket fastställda beloppen. Andra gåvor än nämnda jämställs med lön och ska beskattas på samma sätt.

Beloppsgränser, dispens från beloppsgränser och avdragsrätt för ingående moms

Beloppsgränser
Beloppsgränser för extern och intern representation fastställs enligt särskilt länk till beloppsgränser.

Inom ramen för representationsbeloppen ska rymmas samtliga kostnader för lunch, middag eller supé inklusive drycker, serveringsavgift, entréavgift och liknande kostnader.

Dispens från beloppsgränser
I särskilda fall kan rektor fatta beslut om avsteg från gällande beloppsgränser. Tillstånd ska begäras i förväg för varje enskilt tillfälle. Överskridande av beloppen utan rektors medgivande kan innebära att den som fungerat som värd blir personligt betalningsansvarig för det överskridande beloppet. Begäran om avsteg ska i god tid skickas till Ledningskansliet för handläggning.

Avdragsrätt för ingående moms
För universitetet gäller som för alla andra statliga myndigheter och företag att avdragsrätten för ingående moms i samband med representation är begränsad till ett av Skatteverket, för varje år fastställt maximibelopp. Begränsningen i avdragsrätten för ingående moms gäller för både extern och intern representation. Länk Skatteverket

Krav på verifikationsmaterialet vid representation

Verifikationer vid representation (eller aktivitet där måltid/förtäring ingår) ska alltid innehålla:

  • Namn på samtliga personer som har deltagit samt vilket företag eller motsvarande de representerar
  • Syfte med representationen. Vid konferenser, seminarier och liknande ska program bifogas
  • Datum för representationen
  • Kontering och attest
  • Rektors beslut om godkänt avsteg från beloppsgränsen i förekommande fall

Se även Förordning om myndigheters bokföring (2000:606), Skatteverkets allmänna råd (2004:5) om avdrag för utgifter för representation m.m samt Ekonomistyrningsverkets handledning om hur olika typer av personalkostnader redovisas vid statliga myndigheter(ESV 2006:13).

Kontaktperson: Katrin Högstedt