Attest- och utanordningsreglerna är fastställda av rektor 2014-02-20, med stöd i förordningen 2000:606 om myndigheters bokföring.

Ansvarig enhet: Ekonomiavdelningen
---------------------------------------------------------------------

Allmänt

Det är nödvändigt att kunna separera behörigheten att beordra utbetalning (utanordnandet), en direkt kassapåverkan, från behörigheten att belasta viss verksamhet med kostnader (attest). Attesten har som syfte att dokumentera att kostnaden/utgiften får belasta den verksamhet eller organisatoriska del av institutionen som den attestberättigade har ansvar för men är också en upplysning till den som är berättigad att utanordna medel att sakunderlaget har godkänts av attestberättigad person.

Rätten att godkänna arvodesutbetalningar regleras inte i denna instruktion.

Förutom attestinstruktioner och regler kring behörigheten att beordra betalningar från universitetet redovisas i det följande vissa regler kring intäkter/inkomster.

Attestinstruktioner för utgifter/kostnader
Attestens innebörd

Attestens innebörd är att den som attesterar tar ansvar för

  • att varan/tjänsten kommit universitetet tillhanda,
  • att utgiften/kostnaden ligger inom ramen för institutionens (motsv.) verksamhetsområde och inom ramen för institutionens budgetramar,
  • att handlingen är rätt konterad enligt gällande kodplan,
  • att fakturan är utställd på den egna institutionen,
  • att fakturans innehåll överensstämmer både med gjord beställning och faktiskt leverans vad avser pris, kvalitet, kvantitet, betalningsvillkor,
  • att fakturan antingen innehåller fullständiga uppgifter om vad transaktionen avser, och namnet på eventuell extern motpart eller innehåller hänvisning till var underlag finns med dessa uppgifter och att dessa underlag, i original, förvaras i ordnat skick i minst 10 år (motsvarande arkiveringstiden för bokföringsmaterial enl. BFL),
  • att betalningsmottagaren har F-skattebevis,
  • att leverantörens och vårt VAT-nummer finns angivet på fakturor från leverantörer inom EU,
  • att utbetalning sker till rätt mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt.

Attestering av handling kan även avse ansvar för att underlag finns som ensamt eller sammantaget motsvarar en riktig attest enligt denna instruktion.

Attesträtten anger den yttersta gränsen för befogenhet att ådra universitetet utgifter/kostnader och/eller påverka fordran/skuld. Denna befogenhet begränsas av den attestberättigades arbetsuppgifter och organisatoriska tillhörighet (institution, enhet, förvaltningsenhet el motsvarande).

Attest sker genom behörig signatur/namnteckning på underlaget alternativt behörig signatur i Raindanceportalen.

Attestens omfattning

Följande handlingar skall attesteras enligt denna instruktion:

  • allt räkenskapsmaterial (med räkenskapsmaterial avses här alla direkta underlag för bokföring),
  • beställningsunderlag och inköpsanmodan,
  • fakturerings/krediteringsunderlag, och liknande handlingar.

Kontrakt, avtal och liknande handlingar skall anses vara attesterade i och med att de undertecknats av firmatecknare eller av sådan befullmäktigad. Ansvarig för attestkontroll är den avdelning som behandlar attesterad handling - normalfallet den egna institutionen (motsv.).

Attestering skall ske före bokföring och eventuell betalning.

Den som attesterar en verifikation är rättsligt ansvarig för sin handling.

Attesträtten omfattar alltid eventuell mervärdesskatt och kassarabatt.

Underlag i form av beställnings- och godsmottagningshandlingar som styrker attesten skall förvaras på sådant sätt att handlingarna vid kontroll lätt kan plockas fram.

Den som är attestberättigad får inte attestera utgift som på något sätt hör samman med den egna personen eller med en honom/henne närstående fysisk eller juridisk person

(familjemedlem (motsv.) eller företag där han/hon är delägare). Det samma gäller om det av andra skäl finns anledning att anta att hans/hennes opartiskhet kan ifrågasättas.

Samma person får INTE attestera och besluta om betalning av leverantörsfaktura(utanordna).

Behörighet

Rektor och förvaltningschefen har generell attesträtt för hela universitetet. Prefekten har generell attesträtt för sin institution (motsv.).

Fakturor avseende investeringar och som motsvaras av godkänd investeringsplan attesteras av den attestant som närmast har ansvaret för investeringen

Utgifter för investeringar av omkostnadskaraktär attesteras av attestberättigad kostnadsställeansvarig.

Försäljning och/eller utrangering av maskiner och inventarier som inte längre används vid institutionen (motsv.) skall attesteras av prefekten (motsv.).

Rätt att attestera utgifter för externfinansierade projekt tillkommer de personer som i kontrakt/avtal med finansiären angivits som huvudansvariga för projektet.

Rätten att attestera kan delegeras till annan tjänsteman vid institutionen (motsv.).

Attestberättigade har icke rätt att attestera sina egna rese- och representationskostnader. Sådana personliga kostnader skall attesteras av prefekten (motsv.) eller, inom universitetsförvaltningen, överordnad tjänsteman. Prefekters egna rese- och representationskostnader skall attesteras av stf prefekt vid institutionen. Enhetschefers inom förvaltningen egna rese- och representationskostnader skall attesteras av förvaltningschefen.

Bokföringsunderlag som avser kostnader som ej föranleder någon utbetalning (ex vis intern-debiteringar) skall vara attesterade innan de bokförs.

Ekonomichefen har generell rätt att attestera fakturor i de fall då det på fakturaunderlaget framgår att behörig tjänsteman har godkänt a) att fakturan antalsmässigt överensstämmer med godsmottagningsunderlag, b) att fakturan ungefärligen överensstämmer med eventuell beställning, c) att fakturans pris och betalningsvillkor stämmer med avtal, beställning eller liknade handling.

Utanordning

Utanordning innebär ett beslut att verkställa utbetalning. Prefekten har rätt att inom ramen för institutionens tillgängliga medel utanordna, att teckna utbetalningsbesked för, medel som förvaltas av universitetet. Den som tecknar utbetalningsbesked är rättsligt ansvarig för sin handling. Den som är berättigad att utanordna medel får inte teckna utbetalningsbesked för en utbetalning som på något sätt hör samman med den egna personen eller med en honom henne närstående fysisk eller juridisk person (familjemedlem (motsv.) eller företag där han/hon är delägare). Det samma gäller om det av andra skäl finns anledning att anta att hans/hennes opartiskhet kan ifrågasättas.

Den som har utanordningsrätt skall, före utanordnandet, kontrollera

  • att verifikationen är attesterad av behörig person,
  • att institutionen har medel för utbetalningen,
  • att alla motfordringar, inkl. ev. kreditfakturor från leverantörer, har beaktats,
  • att allt material som är av betydelse för utbetalningen har beaktats.

Utanordningen tecknas på fakturan eller genom behörig signatur i Raindanceportalen. Vilka befattningshavare utöver prefekt som skall ha rätten att teckna utbetalningsbesked på en institution (motsv.) fastställs av prefekten. Delegationsbeslutet kan omfatta hela eller delar av institutionen likväl som rätten att utanordna betalningar inom fastställda beloppsgränser.

De kontroller som skall företas i samband med attest och utanordning kan utföras av annan medarbetare, ex vis institutionens ekonomihandläggare. Efter utförd granskning kan den som granskar sätta sin signatur på konteringslapp eller göra notering "granskad av" på verifikationen och därefter signera den. I Raindanceportalen markeras rutan "beställningsgodkännande".

Att någon annan än den som har attesträtt eller rätt att utanordna medel granskar verifikationen innebär inte att denna person övertar ansvaret för attesteringen respektive utanordningen. Det rättsliga ansvaret ligger kvar på den som har attesträtt eller utanordningsrätt.

Attestinstruktion för inbetalningar/intäkter Attestens innebörd

För inkomst/intäktssidan av institutionens verksamhet avser godkännandet att den som attesterar tar ansvar för att t.ex. kundfakturan eller medelsrekvisitionen överensstämmer med ingångna avtal, fastställda prislistor mm. Attestanten tar även ansvar för att konteringen är korrekt vad avser moms, avsättningar till gemensamma ändamål och även i övrigt följer de regler som fastställts för externfinansierad verksamhet vid Stockholms universitet.

Attest sker genom behörig signatur/namnteckning på underlag alternativt behörig signatur i Raindanceportalen.

Attestens omfattning

Följande handlingar skall attesteras enligt denna instruktion:

  • allt räkenskapsmaterial, dvs. alla direkta underlag för bokföring
  • underlag för medelsrekvisitioner från bidragsgivare

Behörighet

Behörig för attest av underlag för inkomster/intäkter är prefekten eller av denne förordnad tjänsteman.

  • Bokföringsunderlag som avser intäkter som ej föranleder någon inbetalning, i huvudsak interndebiteringar, skall vara attesterade innan de bokförs.
  • Återbetalningar av felaktiga inbetalningar till universitetet skall attesteras av ekonomichefen eller av denne utsedd tjänsteman.

Förteckning över attest- och utanordningsberättigade

Prov på de attestberättigades namnteckningar (i original) och signaturer skall förvaras vid den egna institutionen på avsedd blankett. Detta oavsett om attestering sker genom signatur/namnteckning på underlag eller via Raindanceportalen. På blanketten kan institutionen notera eventuella begränsningar gällande vad som får attesteras, beloppsgränser, tidsperiod etc.

Prov på de utanordningsberättigades namnteckningar (i original) och signaturer skall förvaras vid den egna institutionen på avsedd blankett. Detta oavsett om utanordning sker genom signatur/ namnteckning på underlag eller via Raindanceportalen. På blanketten kan institutionen notera eventuella begränsningar gällande vad som får utanordnas, beloppsgränser, tidsperiod etc.

Förteckningarna ska uppdateras snarast vid förändringar. Exempel på förändringar är vid nyanställning eller om anställd slutar/byter arbetsuppgifter som påverkar rätten att attestera/utanordna.

Förteckningarna skrivs under av prefekt/motsvarande. Prefekt ansvarar för att institutionen upprättar förteckningar och att dessa hålls uppdaterade.

Rutin vid förändringar

Vid förändringar när det gäller t.ex. vilka personer som har attest och/eller utanordningsrätt ska förteckningarna uppdateras snarast. Detta kan ske på två olika sätt:

  1. Skapa en ny uppdaterad förteckning med institutionens samtliga attest resp. utanordningsberättigade som ersätter den tidigare. Ange på den nya förteckningen vilket datum den tidigare är daterad.
  2. Skapa en kompletterande förteckning med den nya attestantens/utanordnarens namnteckning. Om anställd slutar eller byter arbetsuppgifter stryks personen från befintlig förteckning.

Om anställd har behörighet att attestera och/eller utanordna i Raindanceportalen, ska förändringen dessutom anmälas till Ekonomiavdelningen omgående.

Övrigt

Ekonomichefen har generell rätt att godkänna korrigeringar i bokföringen.