Ansvarig enhet: Planeringsenheten

R 2003-04-30, Dnr SU 113-0994-03
---------------------------------------------------------------------
Bakgrund
Universitetsstyrelsen fattar årligen beslut om kostnadsramen för universitetsförvaltningen i samband med fördelningen av medel till fakulteterna. Det händer att styrelsen tilldelar förvaltningen medel för särskilt angivna ändamål. Ett exempel på detta är de medel som har tilldelats för rekrytering av studenter. Detta tilldelningsbeslut har granskats av internrevisorerna. Av internrevisorernas rapport framgår att det har varit svårt att följa upp hur de tilldelade medlen har använts och vad de har givit för effekter då det varken har ställts några krav på särredovisning i bokföringen eller krav på återrapportering.

Då användningen av de medel som tilldelas på detta sätt inte heller följs upp inom ramen för den årliga uppföljningen krävs regler för handläggning av särskilt tilldelade medel.

Tilldelning av medel för särskilt angivna ändamål

Den förvaltningsenhet som önskar att universitetsstyrelsen ska avsätta medel för något särskilt ändamål lämnar ett förslag till förvaltningschefen. Det är förvaltningschefen som beslutar om förslaget ska föras vidare och då i första hand till rektor. Att styrelsen avsätter medel för senare fördelning bör i möjligaste mån undvikas.

Om universitetsledningen väljer att föra ärendet vidare till universitetsstyrelsen utser förvaltningschefen föredragande i ärendet. Den föredragande ska sedan ta hänsyn till föreliggande regler vid handläggning av ärendet. Reglerna gäller vid fördelning från styrelsen till förvaltningen, vid fördelning från en förvaltningsenhet till andra enheter/institutioner inom universitetet samt vid fördelning till och från andra centrala organ vid universitetet.

Fördelning

Medel för särskilda ändamål bör i första hand fördelas i budgeten för ofördelade och gemensamma kostnader enligt de principer som gäller övrig medelsfördelning inom universitetet. Om styrelsen har beslutat om en annan fördelningsprincip måste principerna för den alternativa fördelningen tydligt beskrivas innan fördelning kan ske.

Fördelning av medel från en förvaltningsenhet till andra enheter inom universitetet sker efter beslut av rektor eller förvaltningschef.

Ekonomisk uppföljning

För att kunna göra en bedömning av om medlen har använts till det ändamål som avsågs ska de i bokföringen särskiljas från de medel som finansierar den ordinarie verksamheten. I första hand ska man registrera projekt i Raindance (ekonomisystemet) för särredovisning av medlen.

Uppföljning av effekter

För att möjliggöra en bedömning av de effekter som de särskilt tilldelade medlen har givit måste det ske en strukturerad uppföljning av den särskilt finansierade verksamheten. Redan innan medlen fördelas ska beslut om uppföljningen, tidpunkt när de finansierade aktiviteterna ska vara genomförda och eventuell återbetalningsskyldighet ha fattats av förvaltningschefen. Om man tillämpar skriftlig återrapportering bör det framgå till vem rapporteringen ska ske, när den ska vara inlämnad samt vad den ska innehålla. Det ska även framgå när och varför det föreligger återbetalningsskyldighet.

Fördelning av medel från andra centrala organ vid universitetet

Universitetsstyrelsen tilldelar även medel till andra centrala organ vid universitetet (IKT-strategiska rådet, Jämställdhetskommittén, Miljörådet m. fl.) vilka i sin tur fördelar medel vidare till olika enheter/institutioner. Vid fördelning från något av universitetets centrala organ måste den enhet som handlägger medelsfördelningen vara en annan än den enhet som tar emot medlen. I övrigt gäller reglerna för ekonomisk uppföljning och uppföljning av effekter enligt ovan med den skillnaden att det är rådet/kommittén som fattar beslut om återrapportering, tidsperiod och återbetalningsskyldighet.

Granskning av reglernas tillämpning

Det åligger internrevisionen att granska om de generella reglerna för hantering av medel för särskilda ändamål följs.