Beslut Rektor 2016-11-17 (dnr SU FV-2.9.2-3581-16)

Ansvarig: Fastighetsavdelningen

Bakgrund

Med hänvisning till rektorsbeslut om fastställande av principer för nytt internhyressystem vid Stockholms universitet (2016-11-17, dnr SU FV-2.9.2-3581-16) beslutar rektor om nedanstående regler.

Externa hyreskontrakt

Externa hyreskontrakt tecknas endast av förvaltningschefen.

Nya lokalinhyrningar

Beslut om nya lokalinhyrningar tas av förvaltningschefen som även tecknar avtal. Beslutet ska innehålla beskrivning av omfattning, nytta för berörda verksamheter, investeringsbehov, påverkan på framtida årskostnader samt konsekvenser om anskaffningen inte genomförs. Beslutet ska fattas utifrån ett helhetsperspektiv för universitetet på lång och kort sikt.

Interna upplåtelser

Efter avslutad beredningsprocess fördelas ansvar för universitetets enskilda lokaler genom beslut av förvaltningschefen att upplåta dessa till institutioner/motsvarande (Fastighetsavdelningen är handläggande avdelning). Beslut registreras i Fastighetsavdelningens fastighetssystem. En intern upplåtelse har kommit till stånd då en institution/motsvarande har tilldelats ett eller flera rum inom samma hyresobjekt. Den institution/motsvarande som på så sätt tilldelats lokaler är ansvarig för att de upplåtna lokalerna vårdas väl och är betalningsansvarig för fastställd internhyra.

En institution/motsvarande som önskar överta ansvar för en ledig lokal kan anmäla sitt intresse för lokalen till Fastighetsavdelningen. Om en sådan upplåtelse av lokalen är förenlig med fastställd lokalförsörjningsplan, kan lokalen upplåtas till institutionen/motsvarande.

Upplåtelsetid

Upplåtelse gäller tillsvidare.

Uppsägning

En institution/motsvarande som disponerar en lokal som inte längre behövs har rätt att säga upp lokalen för avflyttning under förutsättning att annan intern verksamhet i princip kan nyttja lokalen eller att universitetet befrias från hyreskostnad av fastighetsägaren. Uppsägningen ska ske av behörig person till Fastighetsavdel­ningen, som är handläggande avdelning för fastighetsfrågor. Uppsägnings­tiden är 12 månader samt tiden fram till kalenderkvartalets utgång. (Se rektorsbeslut Dnr SU 301-0797-10.) Institutionen/motsvarande kan endast frånträda lokaler som är möjliga att avgränsa så att de kan hyras ut till annan verksamhet, gränsar till lokaler som hyrs av annan institution/motsvarande eller som gränsar mot allmän yta.

Återkallande av uppsägning kan medges om inte alternativ användning för den uppsagda lokalen redan planerats.

Samnyttjande

Vid samnyttjande av en lokal av två eller flera nyttjare ingår lokalen i respektive nyttjares upplåtelse till överenskommen andel. Summan av de upplåtna andelarna ska alltid vara 100 %.

Debitering av internhyra

Internhyra debiteras kvartalsvis i efterskott genom interndebitering.

Andrahandsuthyrning

Andrahandsuthyrning till annan institution/motsvarande tillåts i längst 18 månader och ska anmälas till Fastighetsavdelningen. Andrahandsuthyrning till extern part får endast ske genom Fastighetsavdelningens försorg.

Lediga lokaler

Fastighetsavdelningen ansvarar för lediga lokaler och har som uppgift att så snart som möjligt försöka hitta ny nyttjare till dessa. Lokaler som inte bedöms kunna ges en för universitetet nyttig användning ska avvecklas.

Ändrat användningsområde och återställning av lokaler

Om institution/motsvarande vill ändra användningsområdet på lokalen/lokalerna krävs Fastighetsavdelningens skriftliga tillstånd och av tillståndet ska det framgå hur eventuell framtida återställning av lokalerna ska hanteras och finansieras. Institutionen/motsvarande svarar för eventuella myndighetstillstånd för ändrad verksamhet.

Ombyggnation

Beslut om ombyggnad eller annan åtgärd som berör byggnaden eller dess installationer fattas av förvaltningschefen och handläggs av Fastighetsavdelningen.

Finansiering av förändringar/anpassningar

Ombyggnadskostnader för strategiska flyttar och kostnader för upprustning av lokaler till grundstandard belastas enhetshyran efter beslut av förvaltningschefen.

Ombyggnadskostnader utöver grundstandard hanteras genom att den instans som beställer åtgärden också betalar för den. I de fallen gäller vidare att åtgärder som bedöms ha högst tre års ekonomiskt livslängd och som värdemässigt understiger 25 000 kronor finansieras helt av den beställande institutionen/motsvarande inom ramen för dennes driftbudget. För övriga åtgärder skapas en anläggningstillgång av typen “förbättringsutgifter på annans fastighet”. Anläggningstillgången bokförs på den beställande institutionen/motsvarande, som bär avskrivningskostnaderna. Om kostnaden för en större förändring regleras i tilläggsavtal med fastighetsägaren, betalar den beställande institutionen/motsvarande tilläggshyra motsvarande universitetets faktiska kostnad.

Underhålls- och ombyggnadsarbeten

Fastighetsägaren får i vissa fall utföra byggnadsarbeten under hyrestiden utan att universitetet får nedsättning av hyran. I sådana fall får inte heller institutionen/motsvarande någon hyresnedsättning.

Evakuering

Vid evakuering betalas hyra i normalfallet utifrån evakueringsytan.