Upphandling

Upphandling

  • 3.2 Upphandling Stockholms universitet lyder under lagen om offentlig upphandling, LOU.

I upphandlingshandboken hittar du dels vilka regler som gäller när du ska upphandla/köpa en vara/produkt eller tjänst, dels en handledning som är ämnad som en vägledning genom hela processen.
 

Rektor har fattat beslut om ny inköps- och upphandlingspolicy med tillhörande föreskrifter. Beslutet gäller fr o m 2010-10-07.

BESLUT
2010-10-07

Dnr SU810-2445-10
 

Thomas Torpfeldt
Upphandlingsansvarig


Inköps- och upphandlingspolicy

Rektor är den som formellt har det övergripande ansvaret för universitetets anskaffningar. Detta ansvar är dock delegerat till förvaltningschefen. Förvaltningschefen utfärdar föreskrifter till inköps- och upphandlingspolicy. I föreskrifterna ingår hur ansvaret för upphandling ska fördelas. Prefekt/motsvarande ska informera sin personal om inköps- och upphandlingspolicyn med tillhörande föreskrifter.
 

Denna inköps- och upphandlingspolicy med tillhörande föreskrifter, gäller för samtliga institutioner/motsvarande inom Stockholms universitet, för all anskaffning – oavsett värde – av varor, tjänster och entreprenader.
 

Med anskaffning menas i det följande all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader vid Stockholms universitet oavsett varans eller tjänstens beskaffenhet. Anskaffning ska endast ske genom avrop från gällande ramavtal – lokala eller statliga – om sådana finns eller genom upphandling. Detta gäller även Stockholms universitets holdingbolag, dock finns vissa undantag.
 

Samtliga institutioner/motsvarande är skyldiga att utnyttja gällande ramavtal om sådana finns för den tjänst eller vara som efterfrågas. Samordnad upphandling ska, om det är möjligt, samordnas i syfte att uppnå bästa affärsvillkor och för att minska de administrativa kostnaderna. Samordning kan ske mellan institutioner, med annat universitet, statlig myndighet eller annan offentlig verksamhet. De fördelar som avrop från ramavtal och samordnad upphandling ger, ska därför alltid tillvaratas.
 

Verksamhetens behov och mål ska vara styrande för all anskaffning, så att varor, tjänster och entreprenader får rätt kvalitet, med minsta möjliga miljöpåverkan till den kostnad som långsiktigt är mest ekonomiskt fördelaktig. All anskaffning ska ske enligt gällande lagar och bestämmelser samt enligt Stockholms universitets policys och föreskrifter. Anskaffningar ska även präglas av hänsyn till externa och interna regelverk som myndigheten har att ta i beaktande vad avser miljö, jämställdhet, antidiskriminering etc.

Stockholms universitets företrädare ska i alla anskaffningssituationer uppträda på ett affärsetiskt korrekt och opartiskt sätt och på så sätt bidra till att Stockholms universitet uppfattas som en trovärdig aktör på den privata och offentliga marknaden. All anskaffning ska präglas av en god planering och framförhållning. De konkurrensmöjligheter som finns ska utnyttjas på sådant sätt att även den långsiktiga konkurrensen främjas. För att upprätthålla en tillfredsställande konkurrenssituation ska Stockholms universitet verka för att ge nya leverantörer möjlighet att delta i upphandlingar.
 

Anskaffningar ska utföras av den som är särskilt utsedd för detta och innehar nödvändig kompetens. Vid institutionen/motsvarande ska det finnas utsedda upphandlingssamordnare.

 

Genom denna inköps- och upphandlingspolicy upphävs:
• Upphandlingspolicy med tillhörande föreskrifter, Dnr SU 301-2232-08

 

Kåre Bremer

Rektor


Thomas Torpfeldt

Upphandlingsansvarig

Bilagor:

Inköps- och upphandlingsföreskrifter

Delges:

Samtliga prefekter/motsvarande

 

Inköps- och upphandlingsföreskrifter

Bilaga till inköps- och upphandlingspolicy, beslut av Rektor 2010-10-07.
Dessa föreskrifter avser tillämpning av Stockholms universitets inköps- och upphandlingspolicy, dnr 810-2445-10.


Syftet med föreskrifterna är att:
- Säkerställa ett lagenligt anskaffningsförfarande inom Stockholms universitet
- Förtydliga ansvarsfördelningen mellan institutionerna/motsvarande och den centrala upphandlingsfunktionen.

 

Allmänt

Med anskaffning menas i det följande all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader vid Stockholms universitet oavsett varans eller tjänstens beskaffenhet och oavsett värde. Detta gäller även Stockholms universitets holdingbolag, dock finns vissa undantag.
Offentlig upphandling regleras av ”Lag (2007:1091) om offentlig upphandling” (LOU). LOU reglerar såväl upphandling över som under de s.k. tröskelvärdena. Över tröskelvärdena gäller detaljerade bestämmelser. Dessa grundas i huvudsak på EG-direktiv medan bestämmelserna under tröskelvärdena är nationella och mer flexibla. Alla anskaffningar, oavsett värde, som inte följer lagen kan bli föremål för domstolsprövning.
Utgångspunkten för alla inköp/upphandlingar är att de ska göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och att alla leverantörer ska behandlas lika. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud ska behandlas objektivt och utan ovidkommande hänsyn. För att upprätthålla en tillfredställande konkurrens ska myndigheten verka för att ge nya leverantörer möjlighet att delta i upphandlingar.


Ansvarsfördelning

Stockholms universitet är enligt lagens definition en s.k. upphandlande myndighet. Det innebär att Stockholms universitet, d.v.s. ytterst rektor, har det övergripande ansvaret för anskaffningsverksamheten. Det är den upphandlande myndigheten som är rättssubjekt och svarar i domstol i händelse av prövning. Detta gäller även i de fall anskaffningen sköts av en institution/motsvarande.

För upphandlingar över tröskelvärdena och i ärenden som kan ha en vidare, principiell betydelse krävs delegationsbeslut från förvaltningschefen innan upphandlingen får påbörjas. Begäran om delegation ska beredas av den centrala upphandlingsfunktionen innan förvaltningschefen fattar beslut i frågan. För upphandlingar under tröskelvärdena ansvarar prefekten/motsvarande för att de sköts på ett korrekt sätt och följer LOU. Detta ansvar föreligger även om någon annan än prefekten/motsvarande utför de faktiska upphandlingarna. Institutionen/motsvarande står för alla kostnader i samband med upphandling, överprövning och skadestånd.

På institutionen/motsvarande ska det finnas en fastställd inköps- och upphandlingsrutin i vilken det framgår hur anskaffningar ska genomföras samt vilka som äger rätt att göra dessa.

Alla anställda ska – vid introduktion som nyanställd eller på annat lämpligt sätt – få information om att det finns särskilda regler för anskaffning, vilka finns tillgängliga i upphandlingshandboken på hemsidan.


Upphandlingssamordnare

För att genomföra upphandlingar krävs särskild kompetens i upphandlingsfrågor. Prefekten/motsvarande ska vara väl insatt i upphandlingsfrågor. Vid institutionen/motsvarande ska det finnas en upphandlingssamordnare, om särskilda skäl föreligger kan flera upphandlingssamordnare utses. Ansvarsfördelningen mellan dessa beslutas av prefekten.

Upphandlingssamordnaren ska:
• Ha tillräcklig kunskap att tillse att upphandlingar, avrop och inköp genomförs enligt LOU och i enlighet med gällande regelsystem,
• I förekommande fall ansvara för – själv eller tillsammans med andra vid institutionen/motsvarande – genomförandet av avrop/inköp/upphandlingar,
• Vara den person som institutionens/motsvarande personal i första hand ska kontakta i inköps- och upphandlingsfrågor,
• Sprida information i ämnet inom enheten så att avrop/inköp/upphandling kan ske på ett korrekt sätt,
• Vara den centrala upphandlingsfunktionens kontaktperson ut mot enheten,
• Inkomma med korrekt statistik till den centrala upphandlingsfunktionen,
• Delta i Stockholms universitetets nätverk för upphandling.

Prefekten/motsvarande ska anmäla namn på upphandlingssamordnare till den centrala upphandlingsfunktionen.
 

Central upphandlingsfunktion

Stockholms universitet har en central upphandlingsfunktion. Den är placerad vid Tekniska avdelningen och har bl.a. till uppgift att:
• Informera om gällande lagar och regler och utifrån dessa utveckla ett generellt upphandlingsstöd,
• Utarbeta policy, föreskrifter och riktlinjer inom upphandlingsområdet,
• Ansvara för uppdatering av upphandlingshandboken på Stockholms universitets hemsida,
• Stödja Stockholms universitets enheter i praktiska upphandlingsfrågor,
• I samråd med berörda funktioner inom Stockholms universitet, svara för anpassad information och utbildning,
• Ge kvalificerad rådgivning inom områdena upphandling och upphandlingsjuridik,
• Öka samordningen vid Stockholms universitet i frågor som berör upphandling,
• Svara för statistikfrågor enligt gällande regler,
• Delta i eller leda projekt inom verksamhetsområdet,
• Samarbeta med andra universitet och högskolor i upphandlingsfrågor.

 

Anmälningsplikt och samråd vid upphandlingar

Samtliga planerade upphandlingar ska anmälas till den centrala upphandlingsfunktionen innan upphandlingen påbörjas.
Upphandlingar över tröskelvärdet ska ske i samråd med den centrala upphandlingsfunktionen. Upphandlingar under tröskelvärdet bör ske i samråd med den centrala upphandlingsfunktionen.


Redovisningsskyldighet

Stockholms universitet redovisar varje år uppgifter om genomförda upphandlingar till Statistiska centralbyrån (SCB). Institutionen/motsvarande ska därför – på sätt som den centrala upphandlingsfunktionen beslutar – lämna uppgifter om samtliga avslutade upphandlingar till den centrala upphandlingsfunktionen som samlar in och sammanställer uppgifterna. Även de institutioner/motsvarande som har egna ramavtal ska redovisa en förteckning över dessa. Listan ska bl.a. innehålla uppgifter om antagna ramavtalsleverantörer, avtalets giltighetstid och vem som får avropa.

 

Beslut under upphandlingsprocessen

Prefekten/motsvarande ska säkerställa en korrekt, formell hantering i egna upphandlingsärenden. Det innebär bl.a. att se till att följande beslut/dokument upprättas. Dessa ska undertecknas av prefekten/motsvarande eller av den som prefekten/motsvarande delegerat uppdraget till.

De nödvändiga dokumenten är:
• Upphandlingsplan
• I förekommande fall begäran om delegation, obligatoriskt för bl.a. upphandlingar över tröskelvärdet
• Förfrågningsunderlag
• Protokoll vid öppnande av anbud
• Beslut om leverantör
• Upphandlingsprotokoll/rapport (motsvarande skriftlig anbudsutvärdering)
• Kontrakt (motsvarande avtal)
• Beställning/avrop (avser främst ramavtal)
• Upphandlingsstatistik

 

Direktupphandling

Från och med 15 juli 2010 gäller en fast beloppsgräns för direktupphandling. Gränsen går vid 15 procent av gällande tröskelvärde. Direktupphandlingsgränsen gäller vid all anskaffning av byggentreprenader, varor och tjänster. Det är viktigt att komma ihåg att beloppsgränsen gäller för hela Stockholms universitet under ett helt år, ej för enstaka institutioner/motsvarande.
Direktupphandling är en undantagsform och får endast genomföras som enstaka undantag. Skäl för direktupphandling ska dokumenteras.
Vid direktupphandling ska konkurrensutsättning ske genom att minst tre leverantörer tillfrågas. Förfarandet ska dokumenteras.


Otillåten direktupphandling

Vid otillåtna direktupphandlingar kan avtal ogiltigförklaras. Det innebär att alla prestationer ska återgå och en upphandling ska inledas. Även en marknadsskadeavgift kommer att kunna dömas ut då det skett en otillåten direktupphandling.


Annonsering

Stockholms universitet har tecknat avtal med Allego AB. Allego erbjuder distribution via internet av förfrågningsunderlag, tilldelningsbeslut och annan information. Samtliga upphandlingar som genomförs på Stockholms universitet ska annonseras genom detta system.

 

Inköp och avrop

Av institutionens/motsvarande inköps- och upphandlingsrutin ska framgå vem/vilka som är behöriga genomföra inköp och avrop. Möjligheten bör vara koncentrerad till ett fåtal tjänstemän vid institutionen/motsvarande.


Elektronisk handel

Regeringen har beslutat att de statliga myndigheterna ska införa elektroniska beställningar till 1 januari 2013. Ett av regeringens mål är att göra hela inköpsprocessen hos myndigheterna elektronisk, vilket effektiviserar inköpsprocessen.
För användningen av det elektroniska beställningssystemet ska varje institution/motsvarande utse en behörig användare. På större institutioner/motsvarande kan det finnas flera behöriga användare.
Av inköps- och upphandlingsrutinen ska framgå vem/vilka som är behöriga användare av det elektroniska inköpssystemet. Tillgången till systemet bör vara koncentrerad till ett fåtal tjänstemän vid institutionen/motsvarande vid förvaltningen.


Ramavtal

Samtliga institutioner/motsvarande är skyldiga att utnyttja gällande ramavtal om sådana finns för den tjänst eller vara som efterfrågas. Följande gäller;
• I första hand ska lokalt ramavtal användas, om behovet inte täcks av lokalt ramavtal
ska statligt ramavtal användas.
• I de fall behovet inte täcks av ramavtal – lokalt eller statligt – ska upphandling genomföras.

 

Lokala ramavtal

Ramavtal tecknade av Stockholms universitet ska användas av alla. Detta inbegriper även ramavtal som tecknats tillsammans med andra universitet och högskolor, t.ex. Wisumportalen.


Statliga ramavtal

Statlig inköpssamordning är en verksamhet som syftar till att staten ska kunna köpa varor och tjänster till fördelaktigare villkor än vad myndigheterna skulle kunna få var och en för sig. De främsta verktygen är statliga ramavtal. Statliga ramavtal ska användas när inte lokala ramavtal täcker behovet (förordning om statlig inköpssamordning SFS 1998:796).


Samordning

För att möjliggöra ett effektivt utnyttjande av resurser och åstadkomma så förmånliga villkor som möjligt bör institutionen/motsvarande eftersträva inköpssamordning vid all anskaffning.


Avsteg

Eventuella avsteg från konkurrensutsättning ska alltid motiveras, dokumenteras och undertecknas av prefekt/motsvarande. Ärendet ska beredas av den centrala upphandlingsfunktionen innan förvaltningschefen fattar beslut i ärendet.


Miljöhänsyn vid upphandling

Vid anskaffning ska Stockholms universitet verka för minsta möjliga miljöpåverkan utifrån vad som är ekonomiskt rimligt och miljömässigt motiverat. All anskaffning ska göras i enlighet med Stockholms universitets miljöpolicy.
Prefekt/motsvarande ansvarar för att miljökrav ställs vid anskaffningar och bedömer vilka krav som anses vara rimliga. Dessa krav ska vägas in i val av produkt/tjänst.


Antidiskrimineringsklausuler

Myndigheten ska ställa krav på antidiskriminering när det är lämpligt enligt ”Förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt”. Förordningens tillämpningsområde är begränsat till att omfatta kontrakt avseende tjänster och byggentreprenader i Sverige. Varukontrakt är helt undantagna från förordningens tillämpningsområde. Likaså är kontrakt avseende tjänster och byggentreprenader i utlandet undantagna.


Social hänsyn vid upphandling

Stockholms universitet ska i de fall det är rimligt ställa krav på sociala hänsyn vid val av leverantör, om det kan göras utan att några leverantörer diskrimineras. Detta kan t.ex. vara krav på produkter för funktionshindrade.


MBL

I samband med en upphandling är det viktigt att ta hänsyn till fackliga frågor och den informationsplikt som gäller enligt MBL.
De fackliga organisationerna ska informeras vid tjänsteupphandlingar som avser den egna verksamheten och beredas möjlighet att delta i upphandlingen.

Granskning

Innehållet i bok 3.1 är aktualitetsgranskat november 2016 av Bertil George, Ekonomiavdelningen.

Innehållet i bok 3 avsnitt Teknik är aktualitetsgranskat den 19 januari 2016 av Ann-Marie Larsson, Tekniska avdelningen.

Innehållet i IT-delen är aktualitetsgranskat den 15 november 2016 av Benita Falenius, IT-avdelningen.

Juridiskt stöd och rådgivning?

Kontakta jurist@su.se