Stockholms universitet har av Regeringskansliet (Finansdepartementet) anmodats att inkomma med synpunkter på Arkivutredningens betänkande Härifrån till evigheten – En långsiktig arkivpolitik för förvaltning och kulturarv (SOU 2019:58). Universitetet tillstyrker i stort förslagen i betänkandet men har några generella kommentarer och specifika synpunkter i enskilda delar, vilka redovisas i det följande. 

Generella kommentarer

Kulturarvet som drivkraft och motivering

I det nya förslag till arkivlag som utredningen presenterar har kulturarvsaspekten fått en mer central roll, både genom att främjandet av tillgång till kulturarvet föreslås bli ett av tre led i en nyinsatt ändamålsparagraf i lagen, och genom att lagen föreslås inkludera skrivningar om även enskilda arkiv, med motiveringen att även dessa ingår i kulturarvet.

Utredningens diskussion om begreppet kulturarv (ss. 192ff.) artikulerar en vid och icke- normativ förståelse av begreppet. Här poängteras även att ålder inte per definition är ett kriterium på kulturarv, och att företeelser tillskrivs kulturarvsstatus inte bara av institutioner utan även av samtida och framtida brukare även ”utanför de traditionella institutionerna eller arenorna” (s. 197).

Denna öppna och breda förståelse av kulturarv framstår som väl förankrad i aktuell forskning. Utredningen kunde dock med fördel ha problematiserat konsekvenserna av en bred definition av kulturarv för den premiss om bevarande som löper genom utredningstexten som helhet. I kapitel 7 nämns i korthet att den statliga arkivmyndighetens bevarande- och gallringsutredningar sällan har aktualiserat begreppet ”kulturarvet”, och att en möjlig förklaring till detta kan ha varit begreppets vaghet (s. 245). Mot bakgrund av den förståelse av kulturarv som utredningen nu skriver fram blir begreppet inte direkt vagare, men mängden företeelser som kan komma att inkluderas i kulturarvet kan potentiellt bli mycket stor. Kriteriet föränderlighet bör också kunna förstås som att företeelser kan upphöra att vara kulturarv – eller, mer adekvat uttryckt: upphöra att uppfattas som ett meningsbärande eller angeläget kulturarv. I förlängningen av den förståelsen kan frågan inställa sig om arkiven i framtiden bör få utökade möjligheter att gallra material som inte längre framstår som angelägna kulturarv. Detta skulle sannolikt bli svårt att förena med andra grundprinciper i utredningen, framför allt den att arkiven ska tillgodose forskningens behov (ss. 250f.).

Vad gäller de enskilda arkiven föreslås att deras status som delar av kulturarvet ska slås fast i den nya lagtexten. Denna förståelse framstår också som själva motiveringen för att inkludera dem i utredningens intressefält och ansvarsområde. Samtidigt kan man göra reflektionen att ståndpunkten i sig inte direkt får några praktiska konsekvenser. Utredningen visar dock tydligt att den enskilda arkivsektorn har behov av ekonomiskt stöd, råd och riktlinjer, liksom att det från statens sida finns behov av kontroll och reglering.

I sammanfattningen (s. 33) nämns särskilt att Riksarkivets önskan om kontroll och tillsyn av ”enskilda arkivbestånd av särskilt samhällsviktig eller kulturell betydelse” står mot den enskilda arkivsektorns hållning att enskilda arkivbildare och -institutioner måste ha ”fortsatt bestämmanderätt och oinskränkt äganderätt över sina arkivbestånd”. Frågan om vilka bestånd som skulle kunna vara av särskilt samhällsviktig eller kulturell betydelse blir självklart då central. Det sammantagna intrycket av de urvalsaspekter som har förts fram från Riksarkivet (s. 396) är att det skulle kunna röra sig om en mycket stor kategori. Särskilt de två sist nämnda aspekterna, ”information som utgör en viktig del av kulturarvet” och ”information av särskild betydelse för forskningen”, kan öppna för att tillsynen och kontrollen i slutänden skulle kunna omfatta stora mängder av bestånd, och därmed för potentiellt besvärliga urvalsfrågor.

Nationell översyn av ansvaret för bevarandet av forskningsdata

Frågan om arkivering av forskningsdata – som här rimligtvis måste förstås som material som skapas i pågående och framtida forskningsprojekt – aktualiseras i utredningen främst genom förslaget att det bör genomföras en särskild nationell översyn av ansvaret för bevarande av sådant material (liksom för övrigt en översyn av bevarandeansvaret för fotografi). Detta är ett utmärkt förslag som Stockholms universitet tillstyrker. Till den problematik som då bör beaktas hör inte bara de frågor om infrastruktur, lagringskapacitet och ansvarsfördelning som nämns i sammanhanget (ss. 183f.) utan även genomlysning av den problematik som uppstår när idealet om öppen tillgång till forskningsdata ska kombineras med ansvarstagande för levande människor som ingår i eller på annat sätt berörs av forskningsprojekt. Utredningen snuddar vid sådan problematik i kommentaren om Institutets för språk och folkminnen (Isof) samlingar (s. 151) men diskuterar den inte vidare.

Ytterligare ett tema som enligt Stockholms universitet borde genomlysas i översynen är konsekvenser av att enskilda komponenter i ett forskningsmaterial definieras som allmänna handlingar redan under pågående forskningsprocess (jfr utredningens genomgång av uttryck i lagen, ss. 204ff.). I dag etikprövas allt fler forskningsprojekt. I dessa etikprövningar förväntas forskarna utlova att data endast är tillgängliga för forskare inom projektet, att materialet helt anonymiseras, samt att materialet förstörs efter ett visst antal år. Lagen om forskningsetik och arkivlagen drar åt olika håll.

Digitalisering av arkivmaterial

Utredningen lägger stor vikt vid arkivmaterialets digitalisering. Stockholms universitet välkomnar digitaliseringen och ser digital humaniora som ett viktigt framtidsområde för historisk forskning. Men digitalisering måste också ställas i relation till de konsekvenser den för med sig och hur resurser används bäst. I arkiven förvaras ett både omfattande och disparat material och att digitalisera detta innebär både tekniskt och på bevarandegrunder mycket stora utmaningar. Olika materialtyper kommer att kräva både olika tekniker och på andra sätt olika tillvägagångssätt och strategiska överväganden. Hur de tillgängliga resurserna ska användas på bästa sätt och vilka överväganden som i fråga om bevarande och digitalisering måste göras är en grannlaga uppgift som reser flera frågor. På vilka grunder ska material digitaliseras och vem ska ha inflytande över detta? Vad händer med det material som för stunden inte anses tillräckligt värdefullt att digitaliseras? I vilken mån och på vilket sätt ska detta material göras tillgängligt?

Stockholms universitet befarar att resurskrävande digitalisering kan komma att inverka negativt på arkivens löpande verksamhet och service till nyttjarna. Att dra ned på arkivens forskarservice för att kunna digitalisera är kontraproduktivt. Forskare och studenter behöver hjälp av kunniga arkivarier för att kunna orientera sig i samlingarna och hitta vägar till ny kunskap. Forskare är specialister och har ingen helhetsbild av vilka handlingar som finns i arkivgömmorna. Arkivens humankapital måste bevaras och kan inte ersättas av ökad digitalisering.

I sammanhanget kan också noteras hur intimt tanken på massdigitalisering hänger samman med idealet att främja en bred publiks tillgång till och bruk av kulturarvet, och hur detta samspelar med uppfattningen att arkivarieprofessionen är i färd med att omvandlas från mottagare och väktare till förmedlare, coach, mentor, etc. (ss. 171ff.). Hur angeläget detta än är, så är det också väsentligt att även svårtillgängliga och sällan efterfrågade handlingar är möjliga att nå, även om bara en snävare krets av brukare efterfrågar dem, och att arkivarierna får förfoga över tid och kompetens för att guida och hjälpa även brukare med smalare intressen.

Specifika synpunkter

3.2.2 Internetanvändning, teknik och arbetsmarknad, s. 116

Universitetet konstaterar att ett vanligt problem vid upphandling av IT-system är att arkivkrav och krav på inbyggt dataskydd ställs mot risken att inte kunna upphandla det system som önskas. En förståelse från utvecklare, upphandlare och IT-konsulter för de krav som måste ställas vid upphandlingen på bevarande och dataskydd underlättar.

3.2.5 Digitaliseringens konsekvenser för arkivsektorn, s. 120

Det behöver enligt universitetet förtydligas att svårigheten att bevara en elektronisk handling inte enbart är en fråga för myndighetens arkivfunktion utan för myndighetens hela verksamhet. Det ska i det här sammanhanget inte glömmas bort att pappershandlingar slits och kan behöva digitaliseras för att informationen på handlingen ska kunna läsas och förstås.

3.4.4 Samverkan om e-förvaltningsprojekt, s. 131

Universitetet instämmer i utredningens slutsatser kostnadseffektiviteten sannolikt ökar om arkivaspekten beaktas redan från början, men önskar ett förtydligande av vad utredningen avser med en gemensam e-arkivtjänst.

4.6.4 Förändrade användarmönster, s.165

Universitetet håller med om att det kan underlätta för forskningen om det analoga arkivbeståndet digitaliseras och att de elektroniska handlingarna finns i ett format som efterfrågas av forskningen, men menar att behovet är större att lösa lagringsfrågan och i slutänden arkiveringsfrågan för de digitala forskningsdata som produceras just nu.

5.2.1 Modernisering av lagen, s. 190

Universitetet håller med om att närmare bestämmelser eller riktlinjer om hur olika slags handlingar ska hanteras bör meddelas av den statliga arkivmyndigheten och av kommuner och regioner, men vill framhålla att detta kommer att ställa stora krav på samarbeten mellan dessa aktörer för att regelverket ska vara konsekvent.

5.3 Inledande bestämmelser. Lagens syfte, s. 191

Universitetet saknar en skrivning i syftet om myndigheternas behov av den egna informationen för att kunna utföra sina ålägganden. Informationen som skapas av myndigheterna fyller olika behov och dessa behov förändras med tiden. 

6.2.3 Önskemål om rapportering av arkivverksamheten, s. 232

En risk universitetet ser med förslaget om årlig rapportering av myndigheternas arkivhantering är att det skapas administrativa arbetsuppgifter som inte leder till att den tänkta målsättningen uppfylls. Att arkiven ska hållas vårdade så att 3 § i arkivlagen uppfylls borde tillsammans med arkivmyndighetens tillsyn vara en tillräcklig motivation för myndigheten att leva upp till kraven på arkivvård.

7.2 Vad avses med bevarande och gallring? s. 244

Det vore enligt universitetet önskvärt att myndigheter själva i större utsträckning får avgöra huruvida gallring efter skanning kan tillåtas. Gallring efter skanning utan beslut från Riksarkivet i form av Ra-ms/Ra-fs gällande handlingar där mediet i sig inte utgör ett kulturellt värde bör vara möjligt utan framställan om gallring till Riksarkivet.

7.11.1 Bestämmelser om bevarande i en ny arkivlag, s. 267

Universitetet tillstyrker utredningens förslag om bevarandeplanering, men befarar att det kommer att krävas stora arbetsinsatser hos myndigheterna för att ge arkivmyndigheterna det underlag som krävs för att upprätthålla en aktiv och strategisk bevarandeplanering. 

7.11.2 Delvis ändrade gallringsbestämmelser i arkivlagen, ss. 271ff.

Universitetet menar att förslaget att gallringsfrågor ska utredas både av de arkivbildande myndigheterna och av Riksarkivet kommer att kräva kompetens och resurser både hos arkivmyndigheten och vid de arkivbildande myndigheterna för att kunna realiseras. Det förutsätter även en smidigare hantering av gallringsfrågan än vad som är fallet idag. 

7.11.4 Inventering av arkivbestånd, ss. 276ff.

Universitetet vill framhålla att inventering av arkivbestånd kräver stora arbetsinsatser inte enbart från Riksarkivets utan även från myndigheternas sida. Ett problem är att myndigheterna inte alltid själva vet vad som finns i arkiven eller ute i verksamheten. Vid myndigheterna finns databärare som saknar metadata, vilket gör det svårt att bedöma om de innehåller handlingar med bevarandevärde eller vilka programvaror som behövs för att läsa dem.

8.7.1 Bättre möjligheter att planera överlämnanden, s. 316

Universitetet menar att det tydligt bör formuleras att upprättandet av överlämnandeplaner kräver resurser från både Riksarkivet och myndigheten i fråga. Angående överlämnande av enbart elektroniska handlingar vill universitetet tillägga att när system inte längre används behöver de avvecklas och informationen som ska bevaras omhändertas för arkivering. Systemen kommer att avvecklas långt innan de kan levereras till arkivmyndigheten, vilket innebär att regelverket kan ha förändrats under tiden. Förutsättningarna för att myndigheten ska kunna uppfylla de krav som ställs vid tidpunkten för leverans kan vara små. 

9.7.5 Ett tydligare rådgivningsuppdrag till arkivmyndigheterna, ss. 360f.

Universitet tillstyrker utredningens förslag om att arkivmyndigheterna ska få en uttrycklig rådgivningsuppgift. I en övergång till digital förvaltning finns många frågor som myndigheter kan behöva riktlinjer för. Dock ställer sig universitetet frågande till om det föreslagna årliga resurstillskottet till Riksarkivet är tillräckligt för att kunna genomföra uppdraget. 

14.5.2 En samordnad nationell plan för fortbildning, s. 546

Universitetet instämmer i att det behövs en nationell fortbildningsplan, men är tveksamt till om det uppdraget ska ligga på Riksarkivet. Den kompetens som behövs ligger utanför arkivarieområdet och omfattar även t.ex. systemvetenskap.

14.5.3 Ekonomiska konsekvenser av massdigitalisering på arkivområdet, s. 547

Universitetet vill framhålla att det, utöver Riksarkivets kostnader, även kommer att medföra stora kostnader för myndigheterna att digitalisera sina bestånd för att göra dem tillgängliga och inför en eventuell digital leverans till Riksarkivet.

15.6.1 Ansvar för nationellt arkivinformationssystem, s. 564

Universitetet tillstyrker förslaget om ett nationellt arkivinformationssystem men ser som en förutsättning för genomförandet att Riksarkivet ger råd och stöd samt tar fram riktlinjer.  
Detta beslut är fattat av rektor, professor Astrid Söderbergh Widding, i närvaro av universitetsdirektör Eino Örnfeldt. Studeranderepresentanter har informerats och haft tillfälle att yttra sig. Övrig närvarande har varit Henrik Lindell, Ledningssekretariatet(protokollförare).