Anställd personal ska använda Primula för att redovisa utlägg under rubriken Utlägg/bilersättning. Här registreras utlägg eller bilersättning som inte är kopplade till en resa som genererar traktamenten/lönetillägg eller förmåner. Syfte för utlägget ska anges genom bifogat underlag eller i fritextrutan i Primula.

Utläggsformuläret ska fyllas i så snart som möjligt. Insända kvitton får högst vara 3 månader gamla vid utbetalningstillfället. Utlägget redovisas och skickas elektroniskt i Primula och skrivs ut och lämnas i pappersform i postfacket som tillhör institutionens administrativa chef.

Avser utlägget representation måste kvittot kompletteras med en deltagarförteckning samt uppgift om ändamålet. Tänk på att utlägg i Sverige ska i möjligaste mån undvikas - om möjligt ska faktura skickas till universitetet.

Icke anställd personal kontaktar institutionens personal- och ekonomihandläggare för redovisningen av utlägg.

Här nedan följer en kort instruktion för hur du registrerar utlägg i Primula som inte är kopplade till en resa. Under bifogade filer nedan hittar du även en lathund som steg för steg visar hur du registrerar utlägg i Primula.

Registrera utlägg - instruktioner
Du loggar in i Primula med ditt universitetskonto, klicka på "Min sida" i vänstermenyn och välj sedan "Resor/utlägg". I rullgardinsmenyn väljer du alternativ nummer 1 som heter utlägg/bilersättning.

Börja med att ange kontering. Om det är institutionen som ska betala så anger du institutionsnummer 150, och vanligtvis aktivitet 30100, och kostnadsbärare 150002. Om det är ett projekt som ska betala så anger du istället för aktivitet ett projektnummer och sedan tillhörande kostnadsbärare. Om du inte vet projektnumret så kan du höra med institutionens personal- och ekonomihandläggare.

När du fyllt i din reseräkning klickar du på ”Beräkna” och sedan skriver du ut din reseräkning genom att klicka på ”Granska/Skriv ut”.

Syftet med utlägget måste alltid framgå. Om du har kvitton eller liknande som ska bifogas, då ska du tejpa kvittona på blankt A4 papper samt bifoga det till din reseräkning i Primula. Det gör du genom att klicka på ”Medd/Bil” och sedan bifogar underlaget som du scannat.

Det sista du gör är att avsluta ditt ärende genom att klicka på ”Skicka”, då sänds reseräkningen till attesterare. Originalkvitton tillsammans med din utskrivna reseräkning lämnar du sedan i postfacket som tillhör institutionens administrativa chef.

Representation
Vid representation ska beskrivning, representationstyp, datum för aktiviteten samt namn och organisationstillhörighet på samtliga deltagare registreras under knappen ”Deltagare” som du hittar under fliken representation i Primula. Läs mer om representation under relaterade länkar nedan.

Viktigt att tänka på!
- För att du ska få ersättning för utlägg ska du ha ett giltigt kvitto. Ett giltigt kvitto innehåller bland annat; datum, var och vad man köpt, belopp och moms. Har du inte ett giltigt kvitto eller ett kontoutdrag som kan styrka att en faktura är betald, då har du inte rätt till ersättning och utlägget kan inte godkännas.