All representation vid Stockholms universitet ska ingå som ett naturligt led i universitetets verksamhet. Representation ska utövas återhållsamt, vara och uppfattas som motiverad, måttfull och anpassad till representationstillfället.

Med representation menas aktiviteter som vi genomför för att gynna verksamheten. Extern representation sker i samband med att prefekt eller annan anställd representerar institutionens verksamhet mot personer som inte är anställda vid Stockholms universitet. Exempel på extern representation kan vara en lunch med opponent från annat lärosäte i samband med disputation, middag i samband med att ett viktigt samarbetsavtal tecknas eller vid besök från utländska samarbetspartners inom ett projekt. Intern representation sker i samband med att ledningen representerar mot institutionens anställda och forskarstudenter. Exempel på intern representation kan vara en personalfest och teambildande aktivitet (får ske max 2 ggr per år), informationsmöte för anställda (envägskommunikationsmöte från ledningen), interna kurser och konferenser, internat och planeringsmöten (om t.ex. budgetering, personalfrågor, etc.)

Stäm alltid av med institutionens personal- och ekonomihandläggare om betalningssätt och om leverantör är upplagd innan du genomför din aktivitet. Representationsblankett med syfte, datum för aktiviteten och deltagarförteckning ska fyllas i och lämnas till institutionens personal- och ekonomihandläggare snarast möjligt efter att aktiviteten är avslutad. Blanketten hittar du längre ner på denna sida. Den behöver laddas ner för att du ska kunna fylla i den.

Utlägg i Sverige ska i möjligaste mån undvikas - om möjligt ska faktura skickas till  universitetet. OBS. Från den 1 april 2019 ska leverantörer till Stockholms universitet skicka e-fakturor till oss. Fakturor via e-post accepteras ej.

Regler och riktlinjer som anges på denna sida gäller oavsett finansieringsform, e.g. även om kostnaden ska belasta ett projekt.

Viktigt att tänka på vid representation

- Representation utan tillstånd av prefekt eller överskridande av maxbeloppen utan rektors medgivande kan innebära att den som agerat som värd för arrangemanget blir personligt betalningsansvarig.

- Representation med enbart alkohol är inte tillåtet. Förekomsten av alkohol som måltidsdryck ska präglas av mycket stor återhållsamhet (max ett glas öl/vin per person och tillfälle). Kostnaden ska rymmas inom den totala beloppsgränsen för representationen. Alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas. Starksprit ska inte förekomma.

- Antalet deltagare som representerar institutionen vid extern representation får inte överstiga antalet externa representanter. Minst hälften av alla deltagare måste vara externa, dvs inte anställda vid Stockholms universitet. De personer som deltar i representationen ska ha direkt anknytning till aktiviteten.

- Vid kurs eller konferens där anställd har som uppdrag att representera Stockholms universitet genom att exempelvis hålla fördrag, betraktas måltider som extern representation och är därför skattefri. En anställd som deltar på kurs/konferens för att förkovra sig och för att höja sin kompetens, ska förmånsbeskattas för fria måltider. Detta gäller oavsett om arbetsgivaren har betalat en deltagaravgift eller ej.

- Arbetsmåltider räknas inte som representation; detta inkluderar även måltider vid styrelsemöten, oavsett antal externa ledamöter. Arbetsmåltider på universitetets bekostnad ska enligt rektorsbeslut undvikas och i de fall de förekommer ska de beskattas som kostförmån.

- Möten som hålls regelbundet under året med korta mellanrum, exempelvis varje eller varannan vecka, anses inte som representation.

- Alla måltider och förmåner som inte ingår som en del av en konferens eller vid intern/extern representation betraktas som kostförmån och är en skattepliktig förmån för deltagaren. För att ett sammanträde ska räknas som konferens ska programtiden utgöra minst 6 timmar per dag och ett detaljerat konferensprogram redovisas.

- Representation får inte ske i hemmet utan enbart i institutionens lokaler, vid en upphandlad konferensanläggning eller på restaurang.

- Institutionen ersätter inte dricks förutom vid representation utomlands där det finns en stark tradition att lämna dricks.

För ytterligare information

För fullständig information om Stockholms universitets regler för representation m.m. hänvisas du till Rektorsbeslut från 2017-11-09, ”Regler för representation och gåvor m.m. vid Stockholms universitet” (Dnr SU FV 1.1.6-0419-16), se nedanstående länk.

Se information om fakturadress, beloppsgränser och lathund för redovisning av representation under relaterade länkar nedan.

Kontakta din personal- och ekonomihandläggare på institutionen för vidare frågor.