Ersättning för utlägg

På denna sida finns information och instruktioner på hur man gör för att få ersättning för reseräkningar, friskvård och övriga utlägg

Ersättning för utlägg

Anställd personal ska använda Primula för att redovisa utlägg under rubriken Resor/utlägg -> Utlägg/bilersättning. Här registreras utlägg eller bilersättning som inte är kopplade till en resa som genererar traktamente/lönetillägg eller förmåner. Se vidare under
Reseräkning

Där ser du hur utlägget redovisas (samma principer som för utlägg i samband med resa). Syfte och godkännande för utlägget ska anges genom bifogad och digitalt signerad PDF-mall underlag eller i fritextrutan i Primula.

Mall godkännande reseräkning utlägg pdf, 231.2 kB. (227 Kb)

Utläggsformuläret ska fyllas i omgående, observera att utlägg som är äldre än 3 månader gamla inte kommer att beaktas enligt universitetets regelverk.
Samtliga underlag som är relevanta för ärendet ska bifogas i Primula. Digitala underlag ska inte skrivas ut utan endast bifogas digitalt i utläggsärendet.
Originalkvitton på papper skall, efter att de har skannats och bifogats reseräkningen, häftas på Primulautskriften alternativt på ett A:4-papper med en hänvisning till reseräkningens ID-nummer, och skickas med internposten till Administrativa avdelningen Fysikum för arkivering.

Friskvårdsbidrag

Vid registreringen ska belopp och eventuell moms anges genom att välja rätt %-sats. Finns ingen moms angiven välj enbart friskvård. Vid autogiro ska ingen moms dras utan välj enbart friskvård. Observera att utbetalningsdatum ska vara den 25: e och viktigt att specificera typ av friskvård. Du behöver ha varit anställd under hela året för att ha rätt till maxbeloppet på 3000 kr.
Papperskvitton i original, ska efter att de har skannats in i Primulaärendet, fästas på Primulautskriften och skickas till Fysikums administrativa avdelning för arkivering. Observera att digitala kvitton inte printas ut utan bifogas endast ärendet.

Information om friskvård på Stockholms universitets webbplats (Öppnas i nytt fönster)

Frågor gällande reseräkningar, utlägg och friskvårdsärenden mejlas till reserakning.utlagg@fysik.su.se.
Reseräkningar inklusive underlag och godkännande inkomna före den 5:e i månaden utbetalas på lön samma månad.
För reseförskott se denna sida.

För icke anställd personal gäller följande för redovisningen av utlägg: Ni använder "Fakturaportalens Utläggsblankett ", den hämtas i MSWord- eller pdf-format i universitetets blankettarkiv:
Blankettarkiv
Obs, alla uppgifter måste fyllas i! Underlagen för utlägget ska i original tejpas fast på ett separat papper. Syfte ska anges på utläggsblanketten eller genom bifogat underlag.

Avser utlägget representation måste kvittot kompletteras med en deltagarförteckning samt uppgift om ändamålet.

Båt- eller tågresekompensation

För att uppmuntra till miljövänliga transportalternativ och reducera antalet internationella flygresor, subventionerar Fysikum samtliga båt- och tågresor med 50%.
Subventionen sker i samband med att resefakturan alternativ utläggsredovisningen inkommer administrationen och uppgår till 50% av beloppet som då bokas på ett internt projekt och således inte belastar forskningsprojektet. Utöver det bekostar Fysikum en hotellnatt längs resvägen om övernattning krävs. Samma regler gäller inrikesresor >700 km från avreseorten.

Ibland kan det vara praktiskt att kombinera en tjänsteresa med några dagar semester. Det går bra – men det finns vissa regler för vad som kan ersättas av institutionen.

Regler för kostnadsersättning

För att både utresa och hemresa ska kunna ersättas av institutionen gäller följande:

  1. Om du vill ta semester i anslutning till en tjänsteresa får antalet semesterdagar inte vara fler än antalet dagar du är på tjänsteresa.
  2. Om du tar fler semesterdagar än tjänstgöringsdagar, ska du själv betala för antingen utresan eller hemresan – beroende på när avbrottet sker.

Reglerna gäller oavsett om semestern tas före eller efter själva tjänsteresan.

Syftet är att hantera kostnader på ett rättvist och tydligt sätt när en resa delvis har privata inslag.

Semesterregistrering

Det är viktigt för att frånvaron blir korrekt registrerad och godkänd. Det är därför viktigt att alla semesterdagar i anslutning till en tjänsteresa registreras i Primula i god tid före resan.

Om resan ändras av privata skäl

Om du av privata skäl ändrar resrutten eller reser vidare till ett annat land eller en annan stad efter uppdraget, kan det påverka beskattningen.

När du lämnar platsen där tjänsteuppdraget avslutas (t.ex. konferensorten) räknas tjänsteresan som avslutad. Om institutionen betalar hemresan från en annan ort än den där tjänsteresan slutade, betraktas det som en skattepliktig förmån.

Det går inte heller att använda kostnaden för den ursprungliga tjänsteresan som en slags ”pott” för att bekosta en privat omväg. Du kan däremot välja att avsluta tjänsteresan på den ort där uppdraget avslutas och sedan själv stå för kostnaderna om du reser vidare på semester.

Exempel

Exempel 1 – Semester i anslutning till tjänsteresa

Du reser i tjänsten från Stockholm till Hamburg för en konferens som slutar på onsdagen. Du väljer att stanna kvar i Hamburg torsdag–fredag för privata aktiviteter och betalar själv för hotell dessa dagar. Hemresan sker på fredagen.

Om biljetten hem på fredagen inte kostar mer än om du hade rest hem på onsdagen, är detta helt okej.
→ Ingen förmånsbeskattning tillkommer.

Exempel 2 – Ändrad resrutt

Du reser i tjänsten från Stockholm till Hamburg för en konferens som slutar på onsdagen. Efter konferensen reser du vidare till Berlin för privat vistelse och betalar själv logi där. Hemresan sker från Berlin på fredagen.

Eftersom du lämnat Hamburg efter avslutad tjänst betraktas resan hem från Berlin som privat. Om institutionen betalar den biljetten blir det en skattepliktig förmån. Du kan däremot välja att avsluta tjänsteresan i Hamburg och själv bekosta resan hem från Berlin efter beviljad semester.


Mer information

För mer information om regler och beskattning vid tjänsteresor, se Skatteverkets webbplats.

https://www4.skatteverket.se/rattsligvagledning/edition/2022.9/326321.html#h-Av-privata-skal

https://www4.skatteverket.se/rattsligvagledning/26461.html?date=2005-12-09&q=F%C3%B6rl%C3%A4ngning+av+tj%C3%A4nsteresa+i+tv%C3%A5+fall

Deltagarlista (namn och organisation) samt syfte anges i Primula.
Central information om representation

Senast uppdaterad: 2025-11-11

Sidansvarig: Fysinfo

Vi använder kakor

Genom att tillåta tjänster från tredje part accepterar du deras cookies och användningen av spårningsteknologier som är nödvändiga för att de ska fungera korrekt.