Rutiner för ansökan om externa forskningsmedel

Detta måste du göra när du ansöker om externa forskningsmedel:

1. Informera i god tid om din ansökan om forskningsmedel 

Se till att du i god tid meddelar prefekt (anna.chryssafis@su.se), din chef samt ekonomifunktionen (ekonomi.did@su.se) om din ansökan. Du kommer då att få en kontaktperson bland IÄD:s ekonomer, som blir "din ekonom".

Detta behöver du informera om:

• Typ av ansökan och finansiär.
• Sista ansökningsdatum.
• Om du är huvudsökande eller medsökande.
• Eventuella samarbeten med andra lärosäten och institutioner och vilka dessa är.

Du ska dessutom planera in ett budgetmöte med din ekonom senast tre veckor före sista ansökningsdatumet. Om du är medsökande, se till att du har aktuell information från din ekonom och skicka detta till den huvudsökande.

2. Etikprövning och datahanteringsplan 

Många forskningsprojekt kräver etikprövning, vilket du ansöker om hos Etikprövningsmyndigheten. Det kan också behövas en datahanteringsplan där du beskriver hanteringen av forskningsdata. 

Om du har frågor om etik ska du kontakta etikstödsfunktionen vid Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd. På Medarbetarwebben finns kontaktuppgifter till etikstödsfunktionen och mer information om etik och juridik.

Etik och juridik på Medarbetarwebben

3. Förbered projektbudgeten 

Mejla följande uppgifter till din ekonom i god tid innan ansökan ska lämnas in:

• Lönekostnader: Namnge projektmedlemmar, specificera deras arbetstid (t.ex. 20 procent per år) och om de är anställda vid institutionen. Om inte, inkludera lön, löneomkostnadspålägg (LKP), overhead-kostnader (OH), födelseår, nationalitet och eventuell anställning vid annat lärosäte, samt kontaktperson där.
• Rese- och konferenskostnader.
• Publikationskostnader som språkgranskning och open access.
• Utrustning som datorer och annan teknik.
• Etikprövningsavgifter.
• Övriga driftskostnader.
• Information om hur finansiärer täcker OH- och lokalkostnader.

4. Medfinansiering från institutionen 

Din ekonom beräknar om bidraget täcker indirekta kostnader. Om medfinansiering krävs behöver detta godkännas av prefekten. Din ekonom kontaktar prefekten och kopierar dig i kommunikationen. Observera att uppdragsprojekt aldrig får medfinansieras.

5. Registrera ansökan 

Registrera din ansökan i Prisma eller i finansiärens egna system.

6. Kontakta prefekten för godkännande och signering 

Innan du skickar in ansökan ska den godkännas och ibland signeras formellt av prefekten. För ansökningar till exempelvis Vetenskapsrådet sker signeringen elektroniskt i Prisma.

7. Diarieför ansökan 

Direkt efter att du skickat in din ansökan ska den tilldelas ett diarienummer och diarieföras. Du skickar din ansökan i digital form till IÄD:s registrator (registrator.did@su.se) som ger dig ett diarienummer. Skicka sedan diarienumret till din ekonom.

8. Meddela besked om beslut 

Oavsett om ansökan beviljas eller avslås ska du informera prefekten, din chef och din ekonom. Om du är huvudsökande, skicka även beskedet till registratorn.
 

Detta måste du göra när du fått externa forskningsmedel beviljade:

1. Informera om beskedet 

Grattis till att du har fått forskningsmedel beviljade! Du ska snarast informera prefekten, din chef och din ekonom om det positiva beskedet.

2. Diarieför beslutet 

Beslutet ska diarieföras med samma diarienummer som din ansökan. Skicka beslutet digitalt till registrator (registrator.did@su.se) och hänvisa till diarienumret.

3. Vänta på godkännande 

Prefekten godkänner mottagandet av externa forskningsmedel upp till sex miljoner kronor. För belopp över sex miljoner krävs rektors godkännande. Beslut signeras ofta i Prisma.

4. Överenskommelse och ny budget 

Efter beslutet får du en överenskommelse och en eventuell ny budget från bidragsgivaren. Om vissa kostnader inte godkänts eller ändringar gjorts behöver prefekten godkänna eventuell medfinansiering.

5. Samarbete med andra lärosäten 

Om andra lärosäten och institutioner är inblandade ska en överenskommelse upprättas. Den reglerar när och hur medel överförs samt hur medfinansiering täcks. Du ansvarar för att skriva överenskommelsen, men din ekonom hjälper dig.

6. Projektnummer 

När projektet är godkänt ansöker din ekonom om ett projektnummer från ekonomiavdelningen. De behöver ett signerat avtal eller överenskommelse, start- och slutdatum, slutrapportsdatum, budget och uppgifter om rekvisition. Använd alltid projektnumret (åtta siffror) vid kontakt med administrationen gällande inköp, utlägg, fakturor, med mera.

7. Etikprövning 

För många studier krävs etikprövning. Ansök hos Etikprövningsmyndigheten och skicka besked om betalningsavgiften till ekonomi.did@su.se. Se till att ha ett konto i Prisma för att kunna ansöka digitalt. Mer information finns på Medarbetarwebben:

Etik och juridik

8. Information på webben

Alla IÄD:s forskningsprojekt ska publiceras på webben. Kontakta kommunikationsfunktionen (kommunikation.did@su.se) så får du en mall med tydliga instruktioner om vilken "webbinformation" som behövs. Kom också ihåg att kontakta kommunikation om något speciellt händer inom projektet som kan vara värt att uppmärksammas.

9. Planering av tjänstefördelning 

Planera i god tid tillsammans med studierektor eller bemanningsansvarig hur din arbetstid i projektet ska fördelas. Observera att bemanningen för nästa termin redan är beslutad.

10. Anställning av personal 

Om projektmedlen inkluderar finansiering för att anställa personal ska du kontakta prefekten angående anställningsprocess, lön och kontorsplats. Nya anställningar måste utlysas om de inte varit namngivna och har bifogat CV i den beviljade projektansökan.

11. Inköp av utrustning 

För inköp av datorer, teknisk utrustning och programlicenser, kontakta it-funktionen (it.did@su.se) som köper in genom avropade ramavtal. Kom ihåg att ange projektnumret vid beställningen. Tänk på att projektmedel inte kan användas för egna avtal för tjänster, på grund av upphandlingsregler vid SU.

12. Lagring av forskningsdata 

Följ din datahanteringsplan för lagring av forskningsdata. Data får inte sparas på privata datorer och ska regelbundet backas upp på SU:s servrar, främst Sunet Drive och Nextcloud. Du som projektledare och institutionen som bidragsförvaltare ansvarar för säkerheten i projektet.

13. Regler för resor och representation

Vid resor, konferenser och workshops ska statens och SU:s regler för resor och representation följas. Redovisa utlägg och reseräkningar som vanligt i Primula.

Regler för representation och gåvor m.m. vid Stockholms universitet

14. Uppföljning och ekonomisk redovisning

Institutionens ekonomer följer upp projektens ekonomi och hjälper till med redovisningen till finansiären. Men du som projektansvarig ansvarar för att projektet följer budgeten. Ha gärna regelbunden kontakt med din ekonom, särskilt under projektets sista år, för att undvika att behöva betala tillbaka medel.

Lycka till med ditt projekt!