IKE rutin forskningsansökan

Blanketten Godkännande av forskningsansökan med kalkyl ska skickas in varje gång en ansökan görs, en blankett per finansiär och ansökan, enligt följande steg:

Före sista ansökningsdag

Steg 1. Senast tre månader för sista ansökningsdag ska sökande:

• fylla i de obligatoriska fälten i blanketten Godkännande av forskningsansökan med kalkyl och därefter kontakta ekonom för slutförande och påskrift av blanketten,
• själv skriva under blanketten,
• kontakta forskningsansvarig och ämnesansvarig för att informera om att en ansökan är på gång och för att etablera forskningsprojektet inom ämnet,
• kontakta forskningssekreteraren för att önska tid för granskning vid ett tvärseminarium. Observera: Tvärseminariegranskning kommer inte att genomföras om steg 2 och steg 3 nedan inte uppfyllts innan tillfället för seminariet.

Steg 2. Cirka två månader före sista ansökningsdag ska sökande:

• skicka färdig Godkännande av forskningsansökan med kalkyl till ämnesansvarig, som bedömer projektets ekonomiska förutsättningar inklusive eventuellt medfinansieringsbehov samt godkänner via underskrift på blanketten.
• skicka blanketten till prefekt för slutgiltig bedömning, underskrift och returnering till sökande.

Steg 3. Omedelbart efter påskrift av prefekt ska sökande:

• skicka blanketten till forskningssekreteraren, som bokar tid för granskning vid ett tvärseminarium. Observera att sökande måste ha läst ”Checklista för projektansökningar vid IKE:s tvärseminarier” och utformat sin ansökan i enlighet med instruktionerna som framkommer där.

Steg 4. När ansökan skickats till/registrerats hos finansiär ska sökande omgående:

• skicka ansökan till registrator på IKE.

I samband med beslut från finansiär

Steg 5. Vid finansiärens beslut ska sökande:

• skicka alla till beslutet tillhörande dokument från finansiären till registrator på IKE.

Under projektets gång

Steg 6. När projektet genomförs ska sökande:

• skicka projektdokumentation till registrator på IKE, se rutan nedan för specifikation av vilken dokumentation som avses.
• Regelbundet bevaka att den ekonomiska förbrukningen följer lagd planering, genom att inhämta aktuell information från ekonom.
• Vid avvikelser från ursprunglig kalkyl, kontakta ekonom för hjälp att uppdatera kalkylen.

När projektet avslutats

Steg 7. När projektet avslutats ska sökande:

• skicka slutredovisningen till registrator på IKE.

Ytterligare noteringar

Särskilda rutiner för vissa projekt

För EU-projekt, Wallenbergprojekt och projekt över 6 mkr gäller särskilda rutiner, se dokumentet Rutiner för extern forskningsfinansiering: ansökningar och avtal på Medarbetarwebben.

Rutiner för extern forskningsfinansiering: ansökningar och avtal

Avtal vid medsökande om medel

För projekt där forskaren vid IKE är medsökande och annan institution är huvudman för projektet ska särskilt avtal tecknas mellan IKE och huvudmannen. Av detta avtal ska framgå hur mycket medel som förläggs till IKE.

Diarieföring

Enligt SU:s informationshanteringsplan ska följande dokument diarieföras gällande
forskningsprojekt:

• Projektplan.
• Institutionens intyg att de är medelsförvaltare.
• Handlingar rörande byte av medelsförvaltare.
• Rekvisition till finansiär.
• Rekvisition vid samarbeten med annat lärosäte eller organisation.
• Ansökan och beslut om förlängd dispositionstid.
• Kostnadskalkyl/kostnadsberäkning.
  
• Kontrakt och avtal eller underavtal med finansiär.
  
• Viktig korrespondens med finansiär/styrgrupp eller dylikt som påverkar en forskningsverksamhets genomförande och finansiering.
• Etikprövning. Ansökan och beslut.
  
• Ekonomisk del- och slutrapport till finansiär.