Reseräkning ska fyllas i direkt efter hemkomst. Mer än 3 månader gamla utlägg/traktamenten behöver, enligt universitetets regelverk, ej beaktas. Vi ber er skanna in samtliga underlag till reseräkningen och bifoga digitalt i Primula. Bifoga även godkännande från projektägaren, förslagsvis godkännande via mejl.
Originalkvitton lämnas i vanlig ordning även in fysiskt till er kontaktperson på administrationen för arkivering. Digitala underlag behöver ej skrivas ut.
Reseräkningar inklusive underlag och godkännande inkomna före den 5:e i månaden utbetalas på lön samma månad
Varje reseräkning är ett separat ärende och måste kunna förstås utan att referera till tidigare ärenden.
En komplett inlämnad reseräkning innehåller:
- Utskrift från Primula (behövs ej om ärendet är helt digitalt)
- Godkännande av projektägare (se nedan), gärna godkännande via mejl
- Fullständig kontering (se nedan)
- Resplan (itinerary) från Egencia eller annan dokumentation, t.ex. boardingkort eller biljetter, som styrker att resan gjorts och när den gjordes.
-
Syftet med resan. Syftet anges antingen i fritextrutan i Primula eller genom bifogat underlag (exempelvis ett konferensprogram, underlag om beam time, eller möte med person vars namn och organisation framgår). Samma syfte ska även bifogas leverantörsfakturan avseende aktuell resa.
- Verifikationer av utlägg, dvs kvitton/elektroniska kvitton i original, eller t.ex. kontoutdrag som styrker att just du gjort detta utlägg
- Kvitton mm tejpas (får ej häftas) separat upp på A4-ark, i den ordning de lagts in i Primula
- Varje kvitto ska numreras enligt numreringen på utskriften från Primula
- Om ett kvitto är svårt att tyda, skriv en förklarande text bredvid
-
Exempel på komplett reseräkning (390 Kb)
(observera att i detta exempel utgör den preliminära utbetalningen på kr 7482,13 summan av posterna 1 -7 minus den beräknade skatten, 50% i detta fall, på kostförmånen i post 8)
Handledning till att fylla i din reseräkning i Primula
Det finns en manual på universitetets hemsida (https://hrinfo.pa.su.se/minsida.pdf) med detaljerade instruktioner. I formuläret finns också ?-rutor med förtydliganden.
Nedan ger vi några extra förtydliganden, t.ex. vad gäller konteringen, som kan vara till hjälp:
Kontering/signering
Har du projektnumret kan du använda konteringsverktyget för att få ut de fullständiga konteringsuppgifterna, inklusive information om vem som ska signera reseräkningen. Projektnumret ska du få av projektägaren/handledare.
Du ska fylla i fullständiga konteringsuppgifter. Fyll i raderna:
- Inst (institutionsnummer, d.v.s. 402 för Fysikum)
- Enhet (din avdelnings nummer)
- Projekt (det projekt som betalar resan)
- Kstbärare (kostnadsbärare)
Raden för "Aktivitet" kan lämnas tom när det finns ett projektnummer.
Traktamenten
Traktamentet är tänkt att täcka ökade levnadskostnader under tjänsteresan, t.ex. måltider, lokala resor samt diverse småutgifter. Lokala resor ska betalas av traktamentet – om inte ska det motiveras tydligt.
Grundregeln är att fullt traktamente ska utbetalas. Traktamentets storlek regleras av Skatteverket, se här.
Traktamentet beräknas utifrån de restider du anger i din reseräkning (som ska stämma överens med tider i din resplan). Traktamentet reduceras om du själv inte betalat alla måltider. Har du inte begärt ersättning för boendekostnader kan ett nattraktamente utgå – klicka i boxen ”Privat övernattning” för att fylla i detaljer.
Måltidsavdrag
Om du själv betalat alla måltider, klicka i boxen ”Alla måltider betalda av resenären”. Om inte måste du ange vilka måltider som betalats av någon annan, klicka på ”Måltider”.
Instruktion för måltidsavdrag (150 Kb)
.
Avbrott i resa
Om du avser att inte arbeta vissa dagar under tjänsteresan ska du ange avbrott för dessa dagar, kan avse semester, sjukledighet eller annan anledning (observera att semester/annan ledighet måste ansökas om på vanligt sätt).
- För avbrott hel dag (t.ex. semester), ska tiderna anges 06:00 till 23:59
- Avbrott ska ej göras dagar för avresa och hemresa
- Kostnader under avbrottsdagar ersätts ej
Utlägg
- Varje kvitto ska redovisas separat som eget utlägg ("ny rad") i Primula
- Dricks inom Sverige ersätts ej
- Endast svensk moms ska redovisas (OBS att för ERC-projekt gäller särskilda redovisningsprinciper)
- Valutakursen för varje utlägg/kvitto ska styrkas med t.ex. växlingskvitto eller kontoutdrag
- Om hotellkvitto innehåller poster för måltider (t.ex. frukost) ska dessa strykas och räknas bort från totalsumman (SU ersätter ej måltider, sådana kostnader betalas av traktamentet)
Meddelanderutan
I vissa fall kan det behövas förtydliganden, t.ex. om hotellkostnader avser fler personer än den resande, om utlägg hänför sig till något kontrakt/avtal, kostnader för tillfälliga mobilabonnemang mm. Använd meddelanderutan i reseräkningsformuläret för att motivera och förtydliga och bifoga relevanta dokument i reseräkningen. Även syftet med resan ska stå i meddelanderutan i Primula.
