(English below)
Som anställda ska vi ange syfte för tjänsteresor, representation, inköp och utlägg. Skälet är att förbättra den interna kontrollen och säkerställa att gällande regelverk följs. Genom att tydligt redovisa syftet kan vi dessutom lättare visa att vi följer regelverket i det fall vi blir granskade av en extern revisor.
Vid resor
Syfte ska antingen anges i fritextrutan i Primula eller genom bifogat underlag (exempelvis konferensprogram eller liknande).
Vid representation
Deltagarlista (namn och organisation) samt syfte anges i Primula.
Stockholms universitets regler kring representation hittar du här.
Leverantörsfakturor
Syfte ska anges i ”penna-ikonen” eller genom bifogat underlag (exempelvis konferensprogram eller liknande) i Raindance.
Utlägg för anställda
Syfte ska antingen anges genom bifogat underlag eller i fritextrutan i Primula.
Utlägg för gäster
Syfte ska anges på utläggsblanketten eller som bifogat underlag.
Purpose for travels, representation and expenses
Have you noticed that the administration ask you to specify purpose?
As employees we need to assign purpose for business travel, purchase, representation. The reason is to improve the internal control and ensure that the legal framework is followed. By clearly declaring the purpose it is also easier to prove that we follow the rules when we get audited by an external accountant.
Travels
Purpose should either be specified in the textbox in Primula or through attached documents (e.g. conference program or similar).
Representation
Purpose and list of participants (name and organization) should be specified in Primula.
Stockholm University regulations for representation is found here (in Swedish).
Invoices
Purpose should be specified in the “pen icon” or as an attachment (e.g. conference program or similar) in Raindance.
Expenses for employees
Purpose should be specified, either as an attachment or in the textbox in Primula.
Expenses for guests
Purpose should be specified on the expense claim form, or as an attachment.
