Ersättning för utlägg
På denna sida finns information och instruktioner på hur man gör för att få ersättning för reseräkningar, friskvård och övriga utlägg
Ersättning för utlägg
Anställd personal ska använda Primula för att redovisa utlägg under rubriken Resor/utlägg -> Utlägg/bilersättning. Här registreras utlägg eller bilersättning som inte är kopplade till en resa som genererar traktamente/lönetillägg eller förmåner. Se vidare under
Reseräkning
Där ser du hur utlägget redovisas (samma principer som för utlägg i samband med resa). Syfte och godkännande för utlägget ska anges genom bifogad och digitalt signerad PDF-mall underlag eller i fritextrutan i Primula.
Mall godkännande reseräkning utlägg (227 Kb)
Utläggsformuläret ska fyllas i omgående, observera att utlägg som är äldre än 3 månader gamla inte kommer att beaktas enligt universitetets regelverk.
Samtliga underlag som är relevanta för ärendet ska bifogas i Primula. Digitala underlag ska inte skrivas ut utan endast bifogas digitalt i utläggsärendet.
Originalkvitton på papper skall, efter att de har skannats och bifogats reseräkningen, häftas på Primulautskriften alternativt på ett A:4-papper med en hänvisning till reseräkningens ID-nummer, och skickas med internposten till Administrativa avdelningen Fysikum för arkivering.
Friskvårdsbidrag
Vid registreringen ska belopp och eventuell moms anges genom att välja rätt %-sats. Finns ingen moms angiven välj enbart friskvård. Vid autogiro ska ingen moms dras utan välj enbart friskvård. Observera att utbetalningsdatum ska vara den 25: e och viktigt att specificera typ av friskvård. Du behöver ha varit anställd under hela året för att ha rätt till maxbeloppet på 3000 kr.
Papperskvitton i original, ska efter att de har skannats in i Primulaärendet, fästas på Primulautskriften och skickas till Fysikums administrativa avdelning för arkivering. Observera att digitala kvitton inte printas ut utan bifogas endast ärendet.
Information om friskvård på Stockholms universitets hemsida (Öppnas i nytt fönster)
Frågor gällande reseräkningar, utlägg och friskvårdsärenden mejlas till reserakning.utlagg@fysik.su.se.
Reseräkningar inklusive underlag och godkännande inkomna före den 5:e i månaden utbetalas på lön samma månad.
För reseförskott se denna sida.
För icke anställd personal
För icke anställd personal gäller följande för redovisningen av utlägg: Ni använder "Fakturaportalens Utläggsblankett ", den hämtas i MSWord- eller pdf-format i universitetets blankettarkiv:
Blankettarkiv
Obs, alla uppgifter måste fyllas i! Underlagen för utlägget ska i original tejpas fast på ett separat papper. Syfte ska anges på utläggsblanketten eller genom bifogat underlag.
Avser utlägget representation måste kvittot kompletteras med en deltagarförteckning samt uppgift om ändamålet.
Vid resor
Båt- eller tågresekompensation
För att uppmuntra till miljövänliga transportalternativ och reducera antalet internationella flygresor, subventionerar Fysikum samtliga båt- och tågresor med 50%.
Subventionen sker i samband med att resefakturan alternativ utläggsredovisningen inkommer administrationen och uppgår till 50% av beloppet som då bokas på ett internt projekt och således inte belastar forskningsprojektet. Utöver det bekostar Fysikum en hotellnatt längs resvägen om övernattning krävs. Samma regler gäller inrikesresor >700 km från avreseorten.
Avbrott i tjänsteresa av Privata skäl
Exempel 1
En medarbetare åker i tjänsten från Stockholm till Hamburg och en konferens. Konferensen slutar på onsdag.
Medarbetaren väljer att stanna kvar i Hamburg torsdag-fredag, av ”privata skäl” och med egna medel betalar logi.
Hen reser hem från Hamburg till Stockholm på fredagen.
Biljetten för hemresan på fredag är inte dyrare än vad det hade kostat att resa hem från Hamburg till Stockholm på onsdagen.
Detta är OK och medför inte någon förmånsbeskattning för medarbetaren.
Exempel 2
En medarbetare åker i tjänsten från Stockholm till Hamburg. Konferensen slutar på onsdag.
Medarbetaren väljer att åka från Hamburg till Berlin (eller annan ort eller annat land) – privat och med egna medel betalar logi i Berlin.
Hen reser hem från Berlin på fredagen.
Detta blir att betrakta som en privat resa och en förmån för medarbetaren, om Fysikum betalat hemresan eftersom tjänsteresan anses ha avbrutits i och med att hen lämnat Hamburg. En anställd som är på tjänsteresa kan alltså inte av privata skäl ändra resrutten eller slutmålet utan skattekonsekvenser. Vidare kan en anställd kan inte heller använda tjänsteresans kostnad som en beloppsmässig ”pott” för att sedan ändra resrutten av privata skäl Däremot kan hen självklart avbryta tjänsteresan väl i Hamburg och betala en egen hemresa från annan ort om hen sökt och beviljats semester.
Mer information finns att läsa på Skatteverkets hemsida.
https://www4.skatteverket.se/rattsligvagledning/edition/2022.9/326321.html#h-Av-privata-skal
Vid representation
Deltagarlista (namn och organisation) samt syfte anges i Primula.
Central information om representation
Senast uppdaterad: 23 november 2023
Sidansvarig: Fysinfo