Dnr: SU-402-0002-24
 
Datum för revidering 2024-02-07
 
Beslutad av: Prefekt  
Gäller from: 2024-02-07

Fysikum semesterpolicy

Bakgrund – vad gäller?

Semesteråret löper från 1 januari till och med 31 december varje år.

Grundregeln är att hela årssemestern ska förläggas, dvs tas ut samma år som intjänandet.

En medarbetare har rätt till 20 dagars sammanhängande semester under juni-augusti. Registrering för minst 20 dagar av semestern ska vara genomförd senast 30 april. Medarbetaren kan dock välja att förlägga dessa dagar närsomhelst under året förutsatt att dagarna har registrerats i Primula.

Om den betalda semestern uppgår till 20 dagar eller mer per kalenderår har medarbetaren rätt att spara upp till 5 överskjutande dagar till ett senare år. För att ha rätt att spara semester ska 20 semesterdagar tagits ut, annars föreligger ingen sådan rätt. Semester kan sparas för obegränsad tid (gäller ej tidsbegränsade anställningar), men det totala antalet sparade dagar får inte överstiga 30 dagar. Anställda med färre än 20 semesterdagar måste ta ut resterande dagar innan slutet av december och har därmed ingen rätt att spara till nästkommande år.

Resterande semester ska vara registrerade (retroaktivt om så önskas) senast 1 december.

Vid anställningens upphörande ska all semester ha tagits ut (såväl årssemester som sparad).

Planering och ansökan av semester

Projektledare/handledaren/chef är ansvariga för att semesterplanering görs för respektive grupp/avdelning. Projektledare/handledaren/chef är även ansvarig för att semesterplaneringen görs i god tid och ska planera arbetet på ett sådant sätt så att semester ska kunna tas ut.

Semester ansöks av medarbetaren i personalsystemet Primula. Information om antal semesterdagar finns i Primula samt på lönespecifikationen (gäller inte stipendiater). För visstidsanställda medarbetare som får förlängd anställning under året uppdateras saldot efter förlängningen.

För TA-personal beviljas semesteransökningar av respektive chef. För alla andra medarbetare beviljas semesteransökningar av prefekt eller ställföreträdande prefekt. Det är viktigt att medarbetaren alltid kommer överens med sin projektledare/handledare/chef när hen önskar att ta semester innan den elektroniska ansökan görs i Primula.

Sammanfattning och rutin för uppföljning

För att informera och stödja verksamheten i semesterplanering och registrering gäller följande rutin:

Deadline 1: 30 april

Medarbetaren ska ha registrerat 20 dagar av sin semester, när som helst under året. Vi kräver inte (men medarbetaren har rätt till) 20 dagar sammanhängande semester under juni-augusti.

Medarbetaren förväntas ha anmält till HR om hen vill spara upp till 5 semesterdagar.

Deadline 2: 1 december

Medarbetarna ska ha registrerat resterande semesterdagar (även retroaktivt).

Om kvarstående dagar av årssemestern inte har registrerats, läggs semestern ut av HR med startdatum för semestern efter midsommar. Är sommarsemestern registrerad läggs återstående dagar ut i anslutning till sommarsemestern. Prefekten samt medarbetarna som berörs informeras. I utskicket påpekas möjliga konflikter i generella ordalag (se nedan).

Utskicket går ut första arbetsdagen efter 1 december, medarbetaren ges då möjlighet att registrera sin semester för att undvika att det infaller samtidigt med tjänsteresa/frånvaro. HR påbörjar registrering 3 dagar efter utskicket där så inte har skett.

Återtag av semestern är därefter enbart möjlig med skriftlig motivering till prefekt och generellt på grund av a) sjukdom b) konferens/arbetsresa eller c) krock med EU:s tim- redovisning. I motiveringen ska alternativa datum för registrerat semester anges. Ansökan om återtag ska lämnas senast 12 december som även är sista dag för attest i Primula.