Upphandling vid Fysikum och SU

Alla upphandlingar vid Stockholms universitet måste genomföras i enlighet med lagen om offentlig upphandling, som är den lag som reglerar offentliga upphandlingar.

Det finns två viktiga saker att tänka på när du börjar planera ditt inköp som i sin tur avgör upphandlingsprocessen.

  • Omfattas inköpet av några ramavtal?
  • Är det förväntade värdet av produkten eller tjänsten lägre eller högre än 615 312 SEK?
 

Innan du påbörjar en inköpsprocess ska du alltid kontrollera om det finns några ramavtal eller kontrakt som omfattar den specifika produkt eller tjänst du planerar att köpa. Kontrollera också om produkten kan köpas via e-handel. För SU-arbetsgivare måste i första hand lokala ramavtal beaktas. Avtalsområden, potentiella leverantörer och instruktioner för att använda lokala ramavtal på SU finns i avtalskatalogen Observera att avtalskatalogen endast kan nås från en SU-dator.

Om produkten eller tjänsten inte kan hittas i SU:s avtalskatalog är nästa steg att kontrollera om köpet omfattas av något av de nationella avtalen för upphandlingstjänster. Avtalsområden, potentiella leverantörer och instruktioner för beställning finns på Avropa.se.
Läs mer på Avropa.se

Det finns ingen övre gräns vid inköp från ramavtalen. För att utnyttja rabatter och andra fördelar som är kopplade till ett avtal är det viktigt att följa anvisningarna för beställning från leverantör som omfattas av ett ramavtal.

 

Om produkten eller tjänsten inte kan upphandlas genom något av ramavtalen är det främst det förväntade priset på produkten eller tjänsten som avgör hur upphandlingen ska genomföras. För produkter och tjänster där det förväntade värdet är under 615 312 SEK kan direktupphandling användas. Observera att den övre gränsen för direktupphandling är det insamlade värdet för samma typ av produkter för hela universitetet under ett kalenderår. Endast om det totala värdet är lägre än 615 312 SEK är direktupphandling tillåten.
Även vid direktupphandling kommer det uppskattade värdet att påverka förfarandet något (se nedan). Direktupphandling kräver någon form av marknadsundersökning där anbud från minst tre olika potentiella leverantörer jämförs. Anbuden måste dokumenteras och valet av leverantör måste motiveras.
Det föredragna verktyget för att dokumentera inköpet 

Beslut av chefen för upphandlingssektionen

Alla direktupphandlingar där det förväntade värdet överstiger 100 000 kronor kräver ett beslut av chefen för upphandlingssektionen. För direktupphandlingar förbereds beslutet genom att fylla i formuläret "Begäran om direktupphandling". Kontakta Fysikums upphandlingssamordnare för att få hjälp med att inleda denna process.

 

Alla upphandlingar där det förväntade värdet är över 615 312 SEK måste genomföras i samarbete med inköpssektionen på SU. Kontakta Fysikums upphandlingssamordnare för att få hjälp att inleda denna process.
Även för upphandlingar över direktupphandlingsgränsen avgör det beräknade värdet vilket förfarande som ska användas. Om det uppskattade värdet ligger inom intervallet 615 312-1 427 377 377 SEK kan förenklad upphandling användas. Beroende på vad som ska upphandlas och hur komplicerad upphandlingsprocessen är tar den mellan 3 och 6 månader (exklusive leveranstiden för produkten). För produkter eller tjänster som förväntas kosta mer än 1 427 377 SEK måste en process som kallas öppen upphandling användas. I detta fall tar hela upphandlingsprocessen 3-9 månader beroende på komplexiteten hos den produkt eller tjänst som ska köpas.

 

Fysikum arbetar med att genomföra åtgärder på alla upphandlingsnivåer för att minimera negativ miljöpåverkan. Vid alla inköp uppmuntras ni därför att inkludera miljökrav, t.ex.

  • Anbudsgivaren ska ha ett system för kemikaliehantering.
  • Eventuell obligatorisk CE-märkning av offererad utrustning ska vara uppfylld.
  • Elektrisk och elektronisk utrustning måste uppfylla RoHs-direktivet om kvicksilver, bly, sexvärt krom och flamskyddsmedlen polybromerade difenyletrar (PDBE) och polybromerade bifenyler (PBB).
  • Dokumentationen ska innehålla instruktioner om hur miljöpåverkan ska minimeras under installation, användning, service och återvinning/avyttring, inklusive instruktioner om hur man minimerar förbrukningen av energi, vatten, förbrukningsmaterial/delar och utsläpp i de fall då det är tillämpligt.
  • Materialet i instrumentet får inte innehålla något av de SVHC-ämnen som finns på kandidatförteckningen enligt Reach eller SIN-förteckningen, se
    Kemi.se
    Sinlist Chemsec
  • Socialt ansvarsfull produktion. Leverantören måste ha rutiner för att se till att grundläggande arbetsvillkor respekteras i leveranskedjan.

För mer information om hur du kan inkludera dessa eller andra villkor i en upphandling med anknytning till miljö och sociala förhållanden, kontakta Patrik Löfgren.

Vid alla inköp och upphandlingar bör ni sträva efter att minimera negativ miljöpåverkan genom att till exempel välja produkter med låg energiförbrukning, stand-by-alternativ och med förväntad lång livslängd. Välj också produkter som kan återvinnas och erbjud reservdelar för utbyte om de går sönder.

 

Kontakt

Kontakta Patrik Löfgren för frågor om upphandling.

På denna sida