Nedanstående information kan laddas ner som en PDF-broschyr:
Inköpsbroschyr HSD 2016-09-01 (460 Kb)

Inköp och upphandling

Alla inköp ska i förväg godkännas av prefekt per e-post, gärna direkt med kopia till funktionsadressen order@hsd.su.se.

Stockholms universitet är en statlig myndighet. Detta innebär att vi som anställda har skyldighet att följa lagen om offentlig upphandling och de ramavtal som finns för offentlig sektor samt inom  universitetet. Här har vi samlat några av de vanligaste beställningarna och beskriver hur ni går tillväga för att handla rätt.

Vid alla inköp så gäller i första hand att vi ska följa de avtal som finns. Stockholms universitet har egna avtal som finns i avtalskatalogen på https://contracts.opic.com/Home/Index/?eId=8%2b1CutV7ZFXsCQ3EN7KVKgA%3d.

Kammarkollegiet har samlat alla avtal för statliga myndigheter på webbplatsen http://avropa.se. I första hand gäller SU:s egna avtal. Om det inte finns avtal så måste inköp ske på rätt sätt, vilket innebär till exempel att minst tre leverantörer måste tillfrågas innan ett inköp sker samt att alla inköp  dokumenteras skriftligt. Mer information finns på: http://www.su.se/regelboken/bok-3/upphandling.

Vid frågor så kontakta gärna order@hsd.su.se.

Exempel på upphandlade områden:
• Blommor: Avtal med fem leverantörer
• Böcker: Adlibris (svensk litteratur), Bokus (utländsk litteratur)
• Catering (Från bulle till buffé) : Hörs fr.o.m. 1 september 2016
• Möbler: Flera leverantörer beroende på område
• Resor: BCD Travel
• Terminalglasögon: Synoptik

Representationsregler

Representationer ska utövas återhållsamt och ska vara motiverade, anpassade till  representationstillfället och måttfulla. Representation som är ofta förekommande mot en och samma person/grupp av personer ska undvikas.

Att tänka på vid representation

Det finns extern (med externa deltagare utanför SU) och intern (anställda och forskarstuderande vid SU) representation. I båda fall kan representationen vara skattepliktig och räknas som förmån för den anställde. Kolla därför alltid gärna först med order@hsd.su.se innan du genomför en representation.

Arbetsluncher räknas ej som intern representation då det anses vara en privat levnadsomkostnad,  detta gäller även nätverksträffar! För all form av representation krävs att det finns ett dokument som specificerar deltagarnas namn, organisation samt datum och syftet med representationen samt för konferenser (minst 6 timmar per hel dag) även ett detaljerat program. Beställningar/avrop går i princip alltid via order@hsd.su.se.

Utöver förmånen av kost vid tjänsteresa och representation så finns även detaljerad regler för personalvårdsförmåner och gåvor till anställda. För mer information läs rektorsbeslutet från 2016-02-25: http://www.su.se/polopoly_fs/1.274069.1457425134!/menu/standard/file/RF
%20beslut%20riktlinjer%20representation.pdf
eller se Inkomstskattelagen - 1999:1229. Upphandlad leverantör från 1 september 2016 är Hörs.

Utlägg av ej anställda

Utlägg till personer som inte är anställda får inte förekomma. Det gäller till exempel doktorander som får finansiering via den ämnesdidaktiska forskarskolan eller för gästforskare och andra externa gäster. Personer som vi betalar tillfälligt arvode till och som därmed betraktas som anställda får använda en särskild blankett - även här styrks utläggen med originalkvitton som lämnas till personalhandläggare.

Inköp av böcker och kurslitteratur

Universitetsbiblioteket är en gemensam resurs för alla anställda och studenter vid Stockholms universitet. Det är också en bra utgångspunkt att se om den önskade boken finns tillgänglig i tryck eller elektroniskt innan man gör en beställning. Finns boken inte på universitetsbiblioteket eller behöver du ett eget exemplar så finns ett rangordnat ramavtal hos Kammarkollegiet.

Svensk litteratur köps i första hand på Adlibris AB. Om Adlibris inte kan leverera så ska förfrågan skickas till Bokus och i tredje hand hos BTJ Sverige AB. Utländsk litteratur, dvs litteratur utgiven utomlands, har Bokus rankad som etta, Adlibris som tvåa och Dawson Books Limited som trea. Det är inte tillåtet att köpa böcker från till exempel Amazon och lämna in kvitton som utlägg. Bokus för svenska böcker och Adlibris för utländsk litteratur. Kontakta order@hsd.su.se för inloggningsuppgifter. OBS: alla inköp ska först godkännas av prefekten.

Ansvarsområden

Alla beställningar skickas till order@hsd.su.se. Detta som underlag för kommande fakturor. Du får dock efter godkännande själv beställa resor, böcker och i viss mån catering.