Utlägg ska i möjligaste mån undvikas och eventuella kostnader faktureras (inköpen ska givetvis följa reglerna, se Inköp.

Utlägg som gjort av person som är anställd vid Stockholms universitet

Du registrerar själv ditt utlägg i Primula, under rubriken resor/utlägg. Originalkvitton tejpas på A4-papper och skannas in för att bifogas räkningen. Originalkvittona lämnas därefter till ansvarig personalhandhandläggare på institutionen tillsammans med utskrift ur Primula.

Syftet med utlägget ska framgå. Vid representation ska förutom syfte även deltagarförteckning med namn och organisationstillhörighet bifogas. Sker utlägg i samband med en konferens ska också konferensprogram bifogas.

Glöm inte att kontera ditt utlägg/resa. På konteringsidan kan du se din lönekontering och kopiera den. Minimikontering är enhet och kostnadsbärare. Detaljerad manual finns i Primula under rubriken ”externa länkar” välj dokumentet ”handledning min sida”. När du arbetar i Primula använd den svenska webben. (Den engelska webben är inte komplett).  

Ersättningen utbetalas i samband med nästa löneutbetalning, förutsatt att utlägget registrerats i tid före lönekörning. Lönekörning görs vanligen runt den 10:e i månaden.

Utlägg som gjorts av person som inte är anställd vid Stockholms universitet

Utlägg till personer som inte är anställda får inte förekomma. Det gäller till exempel doktorander som får finansiering via den ämnesdidaktiska forskarskolan eller för gästforskare och andra externa gäster. Personer som vi betalar tillfälligt arvode till och som därmed betraktas som anställda får använda en särskild blankett - även här styrks utläggen med originalkvitton som lämnas till Sara eller Louise S.

Personen som haft utlägget hämtar blanketten ”Fakturaportalens utläggsblankett” i SUs ekonomiblanketter. Han/hon fyller i uppgifterna under ”Fylls i av betalningsmottagare” och kontrollerar att rutan ”Till kontonummer/PG-nummer etc.” är ifylld. Kvitto på utlägget tejpas sedan upp med arkivbeständig tejp (”osynlig tejp”) på ett vitt papper (inga baksidor får användas). Slutligen häftas utläggsblanketten och bilaga/bilagor ihop, endast en häftklammer per utlägg får finnas. Underlaget lämnas till ansvarig ekonomihandläggare.

Utrikes betalning

För person med utländskt bankkonto används blanketten: Fakturaportalens utläggsblankett - English version - foreign payments. I övrigt gäller samma som ovan.