Reseblankett HSD (300 Kb)

(Ladda ner blanketten och använd programmet Adobe Acrobat för att fylla i den.)

Från höstterminen finns en reseorder som fylls i och mailas till prefekten. OBS! Spara ner ned med ditt eget namn och datum. Stockholms universitet har avtal med BCD Travel till och med 2016-11-02. Alla tjänsteresor ska i första hand bokas genom dem, det är dock tillåtet att köpa tågbiljetter direkt från SJ. OBS! Ange ditt namn och resmål och eventuellt projektnummer i ämnesraden på mailet.

Reseblankett HSD (300 Kb)

Resenärsprofil

Innan du bokar din resa genom BCD Travel ska du fylla i din personliga resenärsprofil som finns på Boka ONLINE – BCD Travel . Profilen förenklar bokningsprocessen både när du bokar via telefon och via online-bokningssystemet, Amadeus e-Travel Management (AeTM). Tänk på att det utgår en extra avgift om du bokar via telefon.

Hotell

Även hotell kan bokas via BCD Travel, det går dock även bra att boka de hotell som finns upphandlade via ramavtal och som du hittar på Resor och boende på avropa.se. Avtalet har rangordning dvs du får först höra med det förstrankade hotellet om det finns rum ledigt.

Reseförsäkring

Vid utrikes tjänsteresa ska resenären ha med sig Swedish State Business Travel Insurance Certificate som intygar att resenären är försäkrad genom Kammarkollegiet. Kortet hämtar du hos personalhandläggare Angelina Llesi: angelina.llesi@hsd.su.se.

Reser du inom EU beställer du själv Försäkringskassans resekort. Har du frågor om reseförsäkring kontaktar du personalhandläggaren.

Gruppresa, gäster eller taxi?

Gruppresor eller resor för externa, till exempel opponenter eller gästföreläsare bokas via order@hsd.su.se. Beställning skickas till prefekten/studierektorer med kopia till order@hsd.su.se.

För taxi (används i undantagsfall) har vi ett kundkonto hos Taxi Stockholm. Kontakta order@hsd.su.se för bokning.

Använd gärna denna informationsblad som gäller för resekostnader av gäster. resor, info till gäster (563 Kb)

Reseräkning och utlägg

Alla resor och utlägg ska godkännas i förhand av prefekten för att du ska kunna äska ersättning för dina kostnader.

Registrering i Primula

Om du har haft utlägg under en tjänsteresa så registrerar du själv dina resekostnader och utlägg i Primula. Utlägg i Sverige ska i möjligaste mån undvikas - om möjligt ska faktura skickas till  universitetet. För att registrera utlägg, logga in på https://hr.su.se/ och välj Resor/utlägg under Min sida. Välj sedan rätt formulär.

Originalkvitton tejpas på A4-papper och skannas in för att bifogas räkningen. Originalkvittona lämnas därefter till Sara tillsammans med utskrift ur Primula. Syftet med utlägget ska framgå. Vid representation ska förutom syfte även deltagarförteckning med namn och organisationstillhörighet bifogas. Sker utlägg i samband med en konferens ska också konferensprogram bifogas. Glöm inte att kontera ditt utlägg/resa. På konteringssidan kan du se din lönekontering och kopiera den. Detaljerad manual finns i Primula under rubriken ”externa länkar”; välj dokumentet ”handledning min sida”.

Tänk på att lämna in utlägg skyndsamt, helst inom en månad. Utlägg äldre än ett år ersätts generellt inte. Ersättningen utbetalas i samband med nästa löneutbetalning, förutsatt att utlägget registrerats i tid före lönekörning. Du bör lämna in utlägg senast runt den 10:e i månaden för att det ska betalas ut
med närmaste månadslönen.

Ansökan om medel för forskning och kompetensutveckling

När du önskar få ersättning för resekostnader i samband med konferens och så vidare, ladda ner Reseblankett HSD (300 Kb) som mailas ifylld till prefekt.