Christine Uhrlander och Marjan Bastansiar. Foto:Privat

– En av de största utmaningarna har varit att få allt det praktiska att fungera, samtidigt som vi på flera håll behövt lära nytt, säger Christine Uhrlander som är administrativ chef på institutionen. Eftersom vi är stödverksamhet är det ju viktigt att allt fungerar för oss, men ännu viktigare för alla andra i verksamheten som påverkas av de nya rutiner och arbetssätt vi inför.

– En annan stor utmaning har varit den stora personalomsättningen vid årsskiftet, fortsätter Marjan Bastansiar som är biträdande administrativ chef. Det har bidragit till att det tagit längre tid att lösa vissa frågor och att terminsstarten blev tuffare än en vanlig terminsstart.

Nu jobbar vi i team

– Några av de första förändringarna vi gjorde var att organisera oss i funktionsgrupper och starta upp funktionsbrevlådor, berättar Christine. Det gjorde vi för att minska sårbarheten och för att underlätta kontakten med kärnverksamheten när det är flera som jobbar med samma saker. Det är nästan en förutsättning i en stor organisation och på sikt tror vi att det ger en bättre service till studenter och verksamheten.

– Inom utbildningsadministrationen har det här arbetssättet inneburit en ökad trygghet för medarbetarna, tillägger Marjan. Nu finns kollegor som man kan bolla frågor och idéer med, någon som täcker upp vid någons frånvaro och så känner man sig inte så ”ensam i jobbet”. Tidigare kunde man vara ensam i sin roll och med sina arbetsuppgifter vilket gjorde att det blev sårbart för institutionen.

Enorm skillnad i volym

– Under det här halvåret har det blivit extremt tydligt vilken stor och omfattande institution vi har blivit, säger Christine. Det är en otrolig skillnad i volymen av ärenden nu, från när vi var uppdelade i tre. Vi arbetar löpande med att utvärdera hur vi hanterar inkommande frågor och ärenden. Ju fler vi är, desto viktigare är det att vi jobbar på ett enhetligt sätt.

– Vi har en administration full av positiva och lösningsorienterade medarbetare. Trots en lång tid av hektiskt arbete och många förändringar, har kämparandan hela tiden funnits där för att hitta den bästa vägen framåt, säger Christine och ler. Det är vi enormt tacksamma för.

Ännu mer enad institution till hösten

– Nu har vi snart en skön ledighet att se fram emot, och den är alla på institutionen välförtjänta av, säger Christine. Till hösten ska vi förhoppningsvis kunna se fram emot en ännu mer enad och sammanhållen institution. Arbetssätt har hunnit sätta sig och vi kommer att kunna dra nytta av de nya forum för möten och kontakter som har etablerats på institutionen under våren.

– Vi önskar alla på institutionen en riktigt härlig sommar!

Soliga hälsningar från Christine och Marjan