Från vänster: Daniel Lindblom, IT-koordinator och Alf Friberg, institutionstekniker. Foto: Privat.

Att vi blivit en stor institution är något som verkligen blivit kännbart för vår it-koordinator och vår institutionstekniker. Dessutom har bemanningen minskat från fyra till snart två personer under en period. Marcus Rostamkhani är tjänstledig till och med februari och André Posmitny slutar efter årsskiftet.

Detta ställer krav på både en smartare hantering av ärenden, och att medarbetare själva gör vad de kan för att underlätta kontakterna med IT- och fastighetsgruppen. Från och med november införs därför två nya funktionsbrevlådor, en för IT-frågor och en för fastighetsfrågor. Daniel och Affe kommer också att jobba fram bättre rutiner för att effektivisera vanligt återkommande ärenden.

Två nya funktionsbrevlådor

Från och med november införs två nya funktionsbrevlådor som ersätter brevlådan support.did. Förhoppningen är att detta ska göra det tydligare för medarbetare vilka frågor som IT- och fastighetsgruppen hanterar, och vem som gör vad. Daniel Lindblom har huvudansvaret för IT-relaterade frågor och Alf Friberg har huvudansvaret för fastighetsfrågor.

– Vi vill helst att alla ärenden mejlas in till rätt låda, säger Daniel och Affe. Att haffa oss i korridoren, eller komma förbi vårt rum, kan lätt göra att frågan hamnar mellan stolarna. Vi får mycket bättre kontroll över vad som ska göras om ärendena samlas i våra funktionsbrevlådor.

it.did@su.se – ska användas för:

• IT-ärenden
• Telefoni och mobilt bredband
• Licenser och programvara
• Inköp av IT-utrustning
• Gruppmail och funktionsbrevlådor
• Hjälp med Wi-Fi, Eduroam
• Ändringar i Sukat
• Skrivare och printomater

fastighet.did@su.se – ska användas för:

• Ärenden som gäller utrustning och teknik i salar och lokaler
• Felanmälan vatten, värme, kyla och ventilation
• Nycklar och passerkort
• Öppettider, larm, m.m.
• Brandsäkerhet och förbandslådor
• Inköp av möbler och kontorsmaterial
• Återvinning och bortforsling
• Flyttar och ommöbleringar
• Posthantering

Bättre framförhållning och tydlighet viktigt

En av de största utmaningarna för Daniel och Affe är att de nästan alltid måste släcka bränder. Medarbetare hör av sig i sista stund och behöver hjälp med datorer som inte fungerar, assistans med utrustning i lokaler, eller annat som är panik i sista stund.

– Det viktigaste för oss är att man hör av sig i så god som möjligt. Många av de bollar vi springer på idag, är sådant som skulle kunna ha planerats bättre. Allt går inte att hantera i en handvändning. Ju tidigare vi får in ett ärende, desto bättre service kan vi ge. Akuta ärenden har också blivit svårare att hantera nu när vi blivit färre.

– En annan sak som också skulle underlätta vårt arbete enormt, är att ärendena är tydligt beskrivna. Ibland kan vi få mejl om att ”jag behöver en ny sladd” eller ”min lampa är trasig”. Då blir det en massa onödig mejlväxling innan vi kommer åt kärnan i problemet.

Tydligare rutiner och kommunikation

För att kunna effektivisera sitt arbete håller Daniel och Affe just nu på att se över särskilt viktiga områden. Hur ser behoven ut? Och vad behöver åtgärdas för att hinna med det som krävs?

– Det finns en hel del vi kan göra som på sikt kan spara oss tid, som till exempel att ha en tydligare strategi för hur vi lånar ut utrustning, skaffa ett förråd med datorer och mobiler att plocka från när det krisar, minska antalet nätverk i lokalerna, och ta fram en åtgärdsplan för hur vi kan se över utrustningen i alla salar. Detta är ärenden som ofta återkommer, och har vi tydligare rutiner för detta blir det enklare för alla.

– Vi ska också försöka få en bättre rutin mellan oss och IT centralt. Idag går mycket tid åt till ärenden som bollas fram och tillbaka – och det kan bli mycket väntan. Det påverkar både oss och våra medarbetare. Förhoppningen är att vi ska kunna få en utökad behörighet, så att vissa ärenden kan hanteras snabbare.

– Interna sidan på webben, behöver också en genomgång. Den kommer vi att uppdatera med information som är viktigt för medarbetare att känna till och det blir en sida vi kommer att kunna hänvisa till i vissa ärenden. Vid behov kommer vi också att använda oss av institutionens nyhetsbrev, när vi har något viktigt att berätta.