Internt

Information för dig som är anställd vid institutionen för astronomi.

Här kan du finna dokument och annan information som är bra för dig att känna till som är anställd vid institutionen för astronomi.

 

Vid en akut nödsituation då det är fara för liv, egendom eller miljö ring 112.
En nödsituation är när du snabbt behöver hjälp från polis, ambulans, räddningstjänst eller giftinformation.

 

Brand

I händelse av brand hörs ett larm i hela byggnaden. Om du hör larmet skall du snabbt lämna byggnaden och förflytta dig till samlingsplatsen i rondellen utanför Roslagstullsbacken 33.

För den bästa evakueringsvägen, se evakueringsplaner som finns på varje våning nära entrerna. Utnämnda evakueringsofficer bär ljusa västár märkta "evakueringsledare" och har till uppgift att hjälpa till med evakuering.

 

Mer information om univeritetes säkerhet och krishantering hittar du här

Säkerhet & krishantering

 

Meddela alla händelser till prefekt@astro.su.se

 

Personaladministration

Här kan du som nyanställd vid institutionen för astronom i hitta information som kan vara andvändbar för dig vid början av din anställning.

Anställningvilkor och bestämmelser

Bostad

Kötiderna till en bostad i Stockholm är mycket långa så det är bra att vara ut så tidigt som möjligt.Du som redan inte är bosatt i Stockholm bör, så fort som anstälningen är klar, börja söka bostad.

För dig som skall börja en doktrandutbildning fins möjlighet att få hyra en studentbostad hos

Stockholms studentbostäder

Universitetskortet

Universitetskortet behövs för att kunna skriva ut och kopiera på våra Printomater. Kortet är även ett lånekort för fysiskt lån på biblioteket.

Beställ universitetskort

 

Primula är Stockholms universitets personaladministativ system. Systemet förvaltas av Personalavdelningen.

Här finner du din lönespesifikation men även till exempel där du ansöker om ledighet och anmäler sjukfrånvaro mm.

Frågor och svar om Primula

Webbinloggning: Primula

Alla ansökningar om ledighet görs direkt i Primula. Under mappen "Min sida" finns flikar för respektive Semester, Tjänstledighet, och Föräldraledihet. Det finns även en flik för att återkalla ansökt ledighet om det skulle behövas. Tänk på att ansöka i god tid.

 

Vid sjukdom/VAB
Sjukanmälan ska göras direkt i Primula under Min sida, Sjuk/friskanmälan.
Denna rutin för sjuk- och friskanmälningar är till för kort sjukfrånvaro utan läkarintyg d v s när du är sjuk högst en vecka. Läkarintyg krävs från den 8:e sjukdagen.
VAB anmäler man direkt i Primula under Min sida, Barnledighet. Läkarintyget krävs från dag 8 och ska lämnas till personaladministratör.


Alla anställda har rätt till viss ersättning medicin som omfatts av högkostnadsskydd. Se mer här
OBS Personnummer ska framgå på kvitton.

Företagshälsovård
Som anställd vid universitetet kan du vända dig till företagshälsovården för telefonrådgivning vid arbetsrelaterade sjukdomar och för stödsamtal.

Vår företagshälsovård Feelgood

Friskvård
Alla anställda vid stockholms universitet har rätt till friskvård.

Erbjudandet riktar sig till alla anställda och består av

  • friskvårdstimme
  • friskvårdsbidrag
  • gruppträning i Frescatihallen
  • träning i personalgymmet

Friskvård vid SU

 

 

Ekonomi

En reseräkning ska fyllas i direkt efter att resan har avslutats, då mer än tre månader gamla utlägg inte behöver beaktas, enligt universitetets regelverk. Traktamente och lönetillägg äldre än tre månader betalas alltså heller inte ut. En reseräkning ska redovisas och skickas in elektroniskt i systemet Primula med tillhörande inskannade kvitton, till detta ska ärendet också skrivs ut och lämnas in i pappersform tillsammans med originalkvitton. Ansvaret för att alla uppgifter som registreras i reseräkningen är korrekta åligger dig som resenär och prefekten eller den som prefekten delegerat detta till. Ytterligare information finns här


En komplett inlämnad reseräkning innehåller:

  • En utskriven framsida från Primula med fullständig kontering. Under konteringsknappen i Primula fyller du i uppgifter gällande, institution, enhet, projekt och kostnadsbärare. Om du är osäker på vilka uppgifter som ska fyllas i, vänligen kontakta finance@astro.su.se
  • Tillhörande originalkvitton. Om något kvitto exempelvis skulle vara borttappat måste detta framgå med en förklarande text i pappersform (i själva reseräkningen) och detta måste likväl också framgå i meddelande rutan i Primula.
  • Resplanen (itinerary) från Egencia eller likvärdig dokumentation som exempelvis biljetterna eller boardingkorten så att man kan styrka när resan genomfördes.
  • Syftet med resan ska framgå i meddelande rutan i Primula samt om så finns ska även konferensprogram eller liknande finnas med i reseräkningen som underlag.
  • Ett godkännande från projektledaren ska också framgå i meddelande rutan i Primula.

Handledning till att fylla i din reseräkning i Primula hittar du här

Efter att ett utlägg har uppstått ska utlägget registeraras direkt, då mer än tre månader gamla utlägg inte behöver beaktas, enligt universitetets regelverk. Utlägget redovisas och skickas in elektroniskt i systemet Primula med tillhörande inskannade kvitto(n), till detta ska ärendet också skrivas ut och lämnas in i pappersform tillsammans med originalkvitto(n). Ansvaret för att alla uppgifter som registreras i upprättande av utlägget är korrekta åligger dig som har gjort utlägget och prefekten eller den som prefekten delegerat detta till.
Ett komplett inlämnat utlägg innehåller:

  • En utskriven framsida från Primula med fullständig kontering. Under konteringsknappen i Primula fyller du i uppgifter gällande, institution, enhet, projekt och kostnadsbärare. Om du är osäker på vilka uppgifter som ska fyllas i, vänligen kontakta finance@astro.su.se
  • Tillhörande originalkvitto där varje kvitto ska redovisas separat som eget utlägg ("ny rad") i Primula
  • Syftet med utlägget/utläggen ska framgå i meddelande rutan i Primula
  • Ett godkännande från projektledaren ska också framgå i meddelande rutan i Primula.
  • Dricks inom Sverige ersätts ej
  • Endast svensk moms ska redovisas (OBS! för ERC-projekt gäller särskilda redovisningsprinciper)
  • Gällande regler för representation och gåvor m.m., vänligen se Regelboken

Handledning till att fylla i dina utlägg i Primula hittar du här

 

 

Varje medarbetar ska främst stämma av med prefekt alternativt sin närmsta chef (projektledare) innan en gäst bjuds in till institutionen. Innan gästens besök ta gärna hjälp av institutionens administrativa enhet så att eventuella rese- samt logi bokningar kan göras direkt via administrationen åt gästen. Vid ett gästbesök kan även andra utlägg förekomma, därav vänligen tänk på detta;

  • Informera gästen om att spara alla original kvitton då scannade eller borttappade kvitton inte kommer att ersättas.
  • Informera gästen om att institutionen inte ersätter för mat- och dryck kostnader i samband med resan.
  • Informera gästen om att inget traktamente utgår för resan.

Om res- och logi bokningar görs av den administrativa enheten på institutionen, så kommer dessa kostnader direkt att komma per faktura till Stockholms universitets ekonomisystem Raindance och gästen behöver inte göra något mer. Om gästen dock har andra utlägg som uppstått under resan och som ska ersättas (buss, tåg, taxi kostander) ombeds gästen att kontakta finance@astro.su.se för vidare hjälp med ersättningen. Ekonomihandläggarna på institutionen hjälper sedan gästen med hela processen gällande utbetalning av reseersättningen. När reseersättningen har blivit helt betald, kontaktar ekonomihandläggarna på institutionen gästen för att bekräfta att betalningen har blivit utbetald och att betalningen är i helhet i sin ordning.
När både reseersättningen har blivit helt betalad och när gästen även så återkopplat att betalningen är helt i sin ordning, ska både reseersättningsunderlaget, tillhörande dokument och återkopplingen från gästen skrivas ut och sparas tillsammans, detta görs av ekonomihandläggarna på institutionen.

 

Stockholms universitet har en extern skanningscentral dit alla universitets fakturor skickas. Leverantörsfakturorna skickas elektroniskt till det referensnummer som leverantören har angivit på fakturan. För att fakturorna ska hinna betalas innan förfallodatumet är det viktigt att fakturorna skickas till inskanningscentralen direkt.
Från den 1 april 2019 ska leverantörer till Stockholms universitet skicka e-fakturor. För mer information om E-faktura, vänligen se här

Fakturadress för svenska leverantörer
Stockholms universitet
Postbox 50741
202 70 Malmö
Ref: 401/(namn eller projektnummer)

Fakturaadress för utländska leverantörer
Fakturor från utländska leverantörer skickas direkt som en pdf. till finance@astro.su.se.  Innan de utländska leverantörsfakturorna skickas till den centrala scanningscentralen, måste alltid ekonomihandläggarna på institutionen kontrollera att leverantören är upplagd och kontrollera leverantörs ID.
För mer informationen eller för frågor om fakturahantering, kontakta finance@astro.su.se.

 

Ansökan av externa medel
Den administrativa enheten på institutionen hjälper forskarna med den ekonomiska delen för externa projekt bidrag. Vid sökning av externa bidrag, hjälper ekonomihandläggarna på institutionen till med budgeten samt ger stöd och råd till forskarna gällande hur mycket medel som ska sökas för både löne- och övriga direkta kostnader. Forskarna ska vid sökning av externa bidrag vända sig till finance@astro.su.se i god tid innan sista ansökningsdatum för att ekonomihandläggarna ska kunna förbereda en bra budget till forskarna som vill ansöka om externa bidrag.  

Beviljade externa medel
När ett eller flera externa bidrag har erhållits från ett forskningsråd eller en liknande organisation, behöver institutionens ekonomihandläggare att få information om bidraget som blivit beviljat. Ekonomihandläggarna behöver komplett information om bidraget vilket lättast erhålls genom kontraktet mellan den som erhållit bidraget och forskningsrådet eller den liknande organisationen som har beviljat bidraget. Därefter ska ett nytt externt projekt läggas upp, så att personen som erhållit bidraget får ett nytt projektnummer som denne kan börja använda för debitering av kostnader.

Inbetalning av bidragsmedel
Inbetalning av bidragsmedlen sker i vissa fall av finansiären utan anmodan, när kontraktet/avtalet är underskrivet. Inbetalningarna kan komma som delbetalningar eller med hela beloppet på en gång. Ibland kräver finansiären att bidraget rekvireras. I de fallen där medlen måste rekvireras, gör ekonomihandläggarna på institutionen detta.

Kostnader
Kostnader uppkommer allt eftersom ett bidrag kommit igång att löpa. Alla kostnader som uppkommer gällande ett bidrag, ska personen som erhållit bidraget godkänna. Vid frågor gällande kostnader som uppkommit ska forskaren kontakta finance@astro.su.se.

Återrapportering av externa medel
Alla bidrag ska återrapporteras till respektive forskningsråd eller liknande organisation. Återrapporteringarna gör ekonomihandläggarna på institutionen. Alla ekonomiska rapporteringar ska gås igenom med personen som erhållit bidraget innan den ekonomiska återrapporteringen skickas in till forskningsrådet eller den liknande organisationen. Detta gäller även för den slutliga ekonomiska återrapporteringen.

När bidraget har slut återrapporterats i sin helhet och när forskningsrådet eller den likande organisationen har godkänt slut återrapporteringen, ska ekonomihandläggarna på institutionen avsluta det externa projektet.

 

Stockholms Universitet är en myndighet och lyder därför under Lagen om offentlig upphandling (LOU). I praktiken innebär detta bland annat att vi endast får använda upphandlade leverantörer för inköp. Upphandlade leverantörer finns i avtalskatalogen SU, på avropa.se samt under Inköp i Raindanceportralen.

För mer information och riktlinjer kring upphandling och inköp på SU, kontakta administrationen eller se här.

 

Institutionen för astronomi har en liten teknisk avdelning som jobbar med att stödja undervisning och forskning i den dagliga verksamheten.
Kontakt sker i huvudsak genom e-mail till  help@astro.su.se

Avdelningen köper in och har support på många system för att passa forskningens behov. När behoven matchar vad som erbjuds centralt köper vi främst dessa tjänster från IT-avdelningen.

 Institutionens lokala tjänster

  • Arbetsstationer och bärbara datorer, främst Debian och macOS.
  • Beräkningskluster och servrar i datorhallar på campus.
  • Inköp av datoruttrustning, mobiler, licenser mm.
  • Lagring (hemkataloger, forskningsdata och arkivering).
  • Support och rådgivning via help@astro.su.se.

Externa tjänster

It-avdelningen vid SU:

  • Epost, kalender, katalogtjänster, wiki, printer m.fl.
  • SU Arbetsplatstjänsten Centralt administrerad standardarbetsplats.
  • Mobil telefonanknytning (MEX)

Support och rådgivning, externa tjänster vid SU, Serviceportalen

Övrigt:

PDC/SNIC Parallelldatorcentrum på KTH

Institutions-webb

Frågor rörande institutiones webbsidor skickas till webmaster@astro.su.se

 

 

Vid institutionen för astronomi atbetar vi med att minska vår miljöpåverkan både lokalt på instutionen och AlbaNova men även mot  universitetet och det omgivande sammhället. Miljöarbetet styrs av universitetets miljöpolicy.

Miljöpolicyn, regler, och annan information om miljö och hållbarhets frågor vid Stockholms universitet hittar du här

 

 

Kontakt

Administrativ chef
Personal-administration
Ekonomiadministration
IT-service
Miljörepresentant
På denna sida